Neuerungen 2025

BEREICH | THEMA

ERKLÄRUNGEN

VERFÜGBAR AB

Änderungen der Aufrufbereiche und des Designs
(UX/UI Aktualisierung der PACS Software)

Für die Bedienungsoberflächen Rich Client und Web Client wurde das Design und die Bedienungsführung modernisiert. Überblick zu den Änderungen:

• Die Bereichsaufrufe in der seitlichen (meist linken) Hauptmenü-Führung wurden in einzelnen Funktionsbereichen neu sortiert und zusätzlich neue Aufrufe mit aufgenommen. Betroffene Aufrufe von einzelnen Funktionen im Hauptmenü:
• Bereich Ressourcen:
• NEU -> Aufruf „Benutzerrechte“ (bisher: Aufruf über ‚Einstellungen‘)
• NEU -> Aufruf „Terminsperre“ (bisher: Aufruf über ‚grüne bzw. obere Menüleiste‘)
• NEU -> Aufruf „MA Zielvorgaben“ (bisher: Aufruf über ‚Controlling & Berichte‘)
• Bereich Projektverwaltung:
• NEU: Aufruf „Projekplanung & Kapazitäten“ (bisher: Aufruf über ‚Controlling & Berichte‘)
• NEU: Aufruf „Projektplan konsolidieren“ (bisher: Aufruf im Projektplan -> Menü Bearbeiten)
• Bereich Rechnungen:
• NEU: Aufruf „E-Rechnung visualisieren“ (bisher: Aufruf über ‚grüne bzw. obere Menüleiste‘
• Die bisherige obere Menüleiste (grün) und die Icon-Leiste (blau) wurden zu einer gemeinsamen Icon-Menüleiste zusammengeführt. Funktionen der einzelnen Bereiche sind dadurch nicht mehr doppelt vorhanden. Es wurden keine existierenden Funktionen entfernt!
• Diese neue Icon-Menüleiste wurde in drei Themenblöcke unterteilt:
• Die Hauptfunktionen jedes Themen-/Funktionsbereichs (z. B. Kontaktverwaltung, Projektverwaltung oder Zeitenerfassung) werden über Icons aufgerufen.

Die Icons umfassen die wichtigsten Funktionen (wie bspw. Speichern) sowie weitere Funktionsbereichs-bezogenen Aktionen. Der Anzeigeumfang variiert somit je Bereich.

• Weitere Funktionen der Themen-/Funktionsbereiche können über ein Auswahlmenü unterWeitere Funktionen (drei vertikale Punkte) namentlich aufgerufen werden (statt über Icons).
• „Mein Account“: Eigener Bereich für benutzerspezifische Funktionen und Einstellungen inkl. Logout-Button.

Dieser Block bleibt rechtsbündig immer sichtbar, unabhängig davon, in welchem Funktions-bereich man sich befindet.

• NEU -> Aufruf „Extras“ (bisher: Aufruf über ‚grüne Menüleiste‘)
• NEU -> Aufruf „Hilfe / Handbuch“ (bisher: Aufruf über ‚grüne Menüleiste > ?‘)
• NEU -> Aufruf „Benutzer“ als Zusammenfassung aller benutzerspezifischen Funktionen & Informationen (bisher: verteilt in unterschiedlichen Bereichen, bspw. Extras > Benutzereinstellungen oder Aufruf des Arbeitszeit- und Urlaubskontos, Festlegung der Sprache und des Skins)

• Auswahl zwischen drei Software-Skins: Jeder Benutzer kann sein bevorzugtes Design wählen über Menü > „Mein Account“ > Design & Farben > Skin > Auswahl …
• … Corporate (bisheriges Layout, Farben blau/grün orange)
• … Lime Leaf (neues Layout, primäre Farbtöne grün)
• … Serenity [Standard-Skin] (neues Layout, primäre Farbtöne blau).
• Farblegende (Menü -> „Mein Account“ -> Design & Farben -> Farben): Farben erweitert um Abwesenheiten (Abwesenheits-bezogene Projekttypen) und Verfügbarkeitsstatus (Freie Kapazitäten im Projektplan).
• Eine neue Benutzerführung mit Hinweismeldungen erleichtert die Bedienung. Wenn in einem Bereich keine Daten vorliegen, werden Hinweismeldungen mit den nächsten Schritten und den wichtigsten Funktionen angezeigt. In einigen Bereichen enthalten diese zusätzlich einen ergänzenden Tipp.
• In der Anmeldemaske von Rich Client und Web Client kann das Passwort nun angezeigt werden.
• Projektverwaltung & Kontaktverwaltung: über das Icon kann der Detailbereich komplett ein- und ausgeblendet werden (alternativ: ziehen des Splitters nach rechts, wie bisher).

17.7.0 /

17.6.0

HR WORKS Schnittstelle für Abwesenheiten

[Modul neu]

• Von Mitarbeitern in HR WORKS erfasste Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit etc.) können nach PACS übertragen werden. HR WORKS ist das führende System.
• Diese Abwesenheiten stehen damit in PACS für Berichte und für die Berechnungen der Freien Kapazitäten der einzelnen Berater/Ingenieure zur Verfügung.
• Hinweis: Die von Mitarbeitern in HR WORKS erfassten Reisekosten (inkl. Reisekostenbelege) können bereits seit der Version 15.0.0 nach PACS übertragen werden.

17.7.0

Web Client
Zeiten & Kosten

• Exportformate xlsx / docx verfügbar für Berichte.

17.7.0

Divers

• Rich Client Exportformate xlsx / docx verfügbar für Berichte, Formulare für Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, Lieferantenaufträge, PACS Exportassistent, Einzelbriefe/Serienbriefe (bisherige Alt-Formate xls / doc wurden ersetzt).
• Kontaktverwaltung: Benutzereinstellung zum Ein-/Ausblenden der Anzeige zum Erfassungzeitpunkt im Anzeigenamen-Überschriftslabel.

17.6.0

E-Rechnungen
(Erweiterung)

Zusammensetzung der Leistungsempfänger-Adresse

• Die Leistungsempfänger-Adresse wird unabhängig von Postanschrift-Schablonen nach einem fix definierten Schema zusammengesetzt (Basis: Formatvorgaben des Gesetzgebers bzw. der Normierungsstellen für E-Rechnungen).
• Die nach dem fixen Schema zusammengesetzte Leistungsempfänger-Adresse wird angezeigt im Fenster „Rechnungs-Detailansicht“ > Register DATEN > Feld "Leistungsempfänger":
• Sowie auf dem Rechnungsformular im Feld "Leistungsempfänger" (hier aber nur, wenn Daten abweichen von der Rechnungsadresse).
• Des Weiteren werden diese Leistungsempfänger-Daten übermittelt in den E-Rechnungen-Strukturen bei den Angaben zum Käufer (die Rechnungsadresse ist bei E-Rechnungen irrelevant).
• In PACS kann zusätzlich unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTFAKTURA | ALLGEMEIN festgelegt werden, ob beim Leistungsempfänger stets die Straßenanschrift (Standard / wie bisher) oder die Postfachanschrift (neu) verwendet werden soll (letzteres aber nur sofern Postfach-Angaben gepflegt wurden, andernfalls wird auch hier die Straßen-Anschrift verwendet).

17.5.0

Projektplan
(Erweiterungen)

• Freie Kapazitäten können jetzt auch ohne Projektauswahl angezeigt werden. Aktivieren Sie dazu in der Projektplan-Suche die gewünschten Mitarbeiter und klicken Sie auf Anzeigen. Wenn zusätzlich Projekte angezeigt werden sollen, müssen diese – wie bisher – in der Suche ausgewählt werden.

• Anzeige der Freien Kapazitäten mit farblicher Markierung hinsichtlich der Verfügbarkeit (Verfügbarkeitsstufen auf Grundlage der Standard-Soll-Arbeitszeit der Firma, Beispiel bei Vollzeitkraft mit 8 h-Tag):

Die Berechnung der Verfügbarkeitsstufen für die Planungsebenen KW, Monat, Jahr erfolgt analog.

• Die Bearbeitung der Plan-Werte wurde erweitert: Mehrere Zellen können nun auch zeilenübergreifend markiert und per STRG + X / STRG + C / STRG + V in einen anderen Zeitraum verschoben oder kopiert werden.
• Im Bereich Planung sind der aktuelle Tag, die aktuelle Kalenderwoche und der aktuelle Monat nun dauerhaft markiert (ähnlich wie die Markierung unter ZEITEN-KW).

17.5.0

Mobile App

• Zeiten & Reisekosten: In der Eingabemaske werden die zuletzt von Ihnen verwendeten Projekte (maximal fünf) ganz oben in der Auswahlliste angezeigt. Alle weiteren Projekte folgen darunter in alphabetischer Reihenfolge. So finden Sie Ihre Projekte schneller.
• Login-Maske: Sie können sich Ihr Passwort anzeigen lassen, indem Sie auf das Augen-Symbol tippen.

Mobile Version 2.3.0

Importmodul
Zeiten & Kosten

• Importmodul Auswahlliste Leistungssätze/Kostensätze: Inaktive Sätze werden nicht mehr angezeigt (Kriterium "MA buchbar" hinzugefügt).

17.4.0

Eingangsrechnungen

(Upload der Dateien via IMAP & Microsoft 365)

• Direkter Upload von Dateien über IMAP & Microsoft 365 (bisher war der Upload nur über „Lokale Dateien“ möglich)
• Einlesen von E-Rechnungen (Bereich Eingangsrechnungen -> Eingangsrechnungen importie-ren)
• Visualisieren von E-Rechnungen (Menü Extras -> E-Rechnung visualisieren).Die Visualisierungsfunktion kann auch genutzt werden, um selbst erstellte E-Ausgangsrechnungen anzusehen.

17.4.0

Projektverwaltung

• Anzeige von zusätzlichen Spalten in der Projektliste (bisher wurden die Werte nur je Projekt im Register „Überblick“ der Projektverwaltung angezeigt):
• Spalte: Summe Erbrachte Leistungen (Zeiten + Kosten)
• Spalte: Projektvolumen Noch verfügbar (vor Rabatt)
• Anzeige der Spalten in der Projektliste
• Standard aktiviert (nach Update/Implementierung): Summen Honorar + NK als Be-trag (Zeiten+Kosten) und Stunden-/Tageswerte (Zeiten)
• Weitere Einzelspalten aktivierbar unter System-Konfiguration > Projektverwaltung > Spaltenanzeige > Projekte
• Die Werte stehen damit auch für den Export in MS Excel zur Verfügung (Menü Allgemein > Ta-belle exportieren).
• XML-Import von Schritten (Projektverwaltung > Strukturen > Schritte): Upload von Dateien ist zusätzlich über IMAP & Microsoft 365 möglich (bisher war der Upload nur über „Lokale Dateien“ möglich).

17.4.0

Projektplan
(Erweiterungen)

• Bei Neuplanung können in einem Arbeitsvorgang innerhalb eines Projektes mehrere Mitarbeiter auf mehrere Schritte parallel zugeordnet werden. (Die neuen Zeilen werden sofort angelegt.)
• XML-Import von Schritten: Zusätzliche Dateiauswahloptionen IMAP & Microsoft 365 (bisher war dies nur über die Auswahl „Lokale Datei“ möglich)

17.4.0

Projektplan
(Erweiterungen)

• Starke Verbesserung der Performance zur Anzeige von umfangreichen Planungen (Auswahl von Projek-ten + Schritten, Auswahl von Mitarbeitern, Zeitraumdefinition).

• Aktivieren Sie die Option „Zeilenvorbelegung mit Buchungen“, um zu steuern, wie viele Zei-len im Projektplan angezeigt werden.
• Ein Info-Button erklärt, welche Auswirkungen die Wahl zwischen „Plan“ und „Plan + Ist“ hat.
• Die Einstellung bleibt pro Benutzer gespeichert, bis sie wieder deaktiviert wird.
• Projektplan-Fenster - Separate Aufrufe für Planungsanzeige & Kapazitätsberechnung: Die Inhalte „Anzeige von Planungen“ und „Berechnung freie Kapazitäten“ lassen sich jetzt separat aufrufen. Bisher war der getrennte Aufruf nur beim ersten Öffnen des Projektplans möglich.
• Suchmaske Schritt-Auswahl (mittlerer Block) - Ausblenden ohne Planwerte: Bei der Anzeige-Option „Alle Schritte für selektierte Projekte & MA mit Planwerten“ werden jetzt alle Schritt-Hierarchien ausgeblendet, sofern keine Plan-Zeiten oder Plan-Kosten vorliegen. Zuvor wurde nur die Hierarchie aus-geblendet, auf der Plan-Werte direkt zugeordnet waren.

17.3.0

Einlesen der E-Rechnung (i.V.m. Modul Eingangsrechnungen): ZUGFeRD

• Einlesen von Eingangsrechnungen im ZUGFeRD-Format (andere Formate der E-Rechnung „Peppol BIS Billing“ und „XRechnung“ auch möglich).
• Die Visualisierung der Eingangsrechnung ist auch für das ZUGFeRD-Format möglich (unabhängig von der Projektzuordnung unter Extras > E-Rechnung visualisieren).

17.1.0

E-Rechnungen (Erweiterung)

Ausgangsrechnungen im ZUGFeRD-Format

E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format können direkt in PACS erstellt werden (alternativ zu den bereits existierenden Formaten XRechnung und Peppol BIS Billing).

17.0.0

Dokumentenverwaltung: Upload von Dateien via E-Mail (Rich Client)

• Dateianhänge aus dem eigenen E-Mail-Postfach (IMAP und/oder MS 365) können direkt in PACS übernommen werden (im Rich Client in Verbindung mit dem PACS Add-On Dokumentenverwaltung).
• Damit lassen sich z. B. Belegdateien vom Smartphone einfach per E-Mail an die eigene Adresse senden und anschließend direkt aus der E-Mail heraus der PACS Position zuordnen (bspw. der Hotelrechnungsposition).
• Diese Funktion steht im Rich Client überall dort zur Verfügung, wo Dateien einzelnen Positionen zugeordnet werden können (Kontakte, Projekte, Angebote, Reisekosten und Sonst. Leistungen, Lieferscheine, Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Lieferantenaufträge).
• Unabhängig vom Add-On Dokumentenverwaltung ist dies auch möglich bei der Auswahl des Kontaktfotos, des Reportlogos und der Importdateien.

17.0.0

E-Rechnungen
(Erweiterungen): Umsatzsteuerkategorie und Umsatzsteuerbefreiung (VATEX)

• In elektronischen Rechnungen müssen Angaben zur USt.-Kategorie vorgenommen werden. Diese orientieren sich am Standard UNTDID 5305 gemäß Vorgabe der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Alle vorgegebenen USt.-Kategorien sind in PACS nun gesondert auswählbar.
• Wenn Sie Rückfragen haben, welche USt.-Kategorie und welcher VATEX Code / VATEX Text in Ihrem konkreten Anwendungsfall anzugeben ist, kontaktieren Sie hierzu bitte Ihren Steuerberater.
• Für Rechnungen im Inland mit dem normalen USt.-Satz (derzeit 19% in DE) ist einfach die USt.-Kategorie „Standard rate“ auszuwählen.
• Bei Rechnungen mit USt.-Satz 0% ist jedoch eine USt.-Kategorie mit dem zutreffenden USt.-Befreiungsgrund (VATEX Code) anzugeben.
• Die USt.-Kategorie kann in PACS bei jedem Projekt im Register „Rechnungen“ unter „Rechnungsvorgaben“ hinterlegt werden. Die zur Verfügung stehende Auswahl wird in der System-Konfiguration | Projektfaktura | USt.-Kategorien gepflegt.
• VATEX steht für VAT Exemption. VATEX Code und VATEX Text geben Auskunft über den jeweiligen USt-Befreiungsgrund (wenn die Rechnung mit USt.-Satz 0% definiert ist). Die betroffene Vorgabe kann bereits bei den (Projekt-)Rechnungsvorgaben oder bei Bedarf auch bei Rechnungserstellung in der Rechnungsdetailansicht im Register „Daten“ definiert/geändert werden.

17.0.0

Zeiten-KW (K/G/P) je Mitarbeiter einblendbar

Die Anzeige und damit die Erfassung von Anwesenheitszeiten (Kommen/Gehen/Pause) kann/muss individuell je Mitarbeiter aktiviert werden (Kontaktverwaltung | Ressourcendaten | im Bereich Pensum: Check-in/Check-out erfassen).

17.0.0

E-Mail-Versand via Microsoft 365 (MS Graph API)

Anträge auf Freigabe von Urlaub sowie andere freigabepflichtige Zeiten/Kosten und Nachrichten im Bereich „Nachrichten & Aufgaben“ können über Microsoft 365 (via MS Graph API) versendet werden – als Alternative zum nur noch von Microsoft365 eingeschränkt unterstützten SMTP-Versand.

16.9.0

Autotask in der PACS Cloud

Bestimmte Funktionen können nun in der PACS Cloud regelmäßig und automatisch ausgeführt werden. Diese sind bspw. der automatischen Wechselkursimport oder die Synchronisation mit Schnittstellen.

16.8.0

Kontaktverwaltung | Ressourcendaten: Mitarbeiter-bezogene Eingabeprüfungen

Mitarbeiterbezogene Eingabeprüfungen können direkt beim Mitarbeiter im Register RESSOURCENDATEN je Mitarbeiter aktiviert/deaktiviert werden (analog zur Aktivierungsmöglichkeit projektbezogener Eingabeprüfungen in der Projektverwaltung).

16.8.0

Formular-Export: Definition von Vorlagen für Dateinamen und E-Mails (Betreff + Text)

Die Standard-E-Mailtexte für den Versand von Rechnungen/Angeboten/Mahnungen usw. können über Shortcuts mit zusätzlichen Informationen zur Rechnung bzw. zum abgerechneten Projekt befüllt werden (Einstellungen | System-Konfiguration | Schnittstellen und Integration | Formular-Export | Spalten, deren Name mit „EML-Export“ beginnt).

16.8.0

Projektfaktura: E-Rechnungen i.V.m. Dokumentenverwaltung

• In das in die E-Rechnung integrierbare PDF können nun auch die bei den abgerechneten Reisekosten hinterlegten Belegdateien optional integriert werden.
• Zudem ist es möglich, direkt bei der Rechnung abgelegte Dateien (bspw. von Ihrem Kunden signierte Tätigkeitsnachweise) in dieses PDF zu integrieren.

16.8.0

Projektfaktura: E-Rechnungen

Wenn der Auftraggeber über keine Leitweg-ID verfügt, wird bei der Generierung einer XRechnung automatisch „NA“ (= not available) als Leitweg-ID angegeben. So wird verhindert, dass die XRechnung bei der Validierung einen Fehler erzeugt. Hintergrund: Leitweg-ID ist ein Pflichtfeld, aber nur öffentliche Auftraggeber verfügen über eine Leitweg-ID. Mehr Informationen: FAQ zu E-Rechnungen.

16.7.1

PACS Cloud: Rich Client Accounts aktivieren/ neu anlegen

Sie können in der PACS Cloud als Kunden Admin zusätzlich benötigte Rich Client Benutzer selbst anlegen bzw. bestehende Rich Client Accounts auf neue Benutzer übertragen (bislang mussten Sie hierfür den PACS Support kontaktieren).

16.7.0