Dokumentenverwaltung: Einsatzbereiche, Lizenzierung und Dateiregeln

Bei der PACS Dokumentenverwaltung handelt es sich um keine eigenständige Dokumentenmanagement-Software.

Sie können die PACS Dokumentenverwaltung in folgenden Bereichen nutzen:

Bereich Kontaktverwaltung: Speichern Sie Dateien zu den einzelnen Kontakten im Register DATEI-ANHÄNGE.
Bereich Projektverwaltung: Speichern Sie Dateien zu den einzelnen Projekten im Register DATEI-ANHÄNGE.
Bereich Angebote: Speichern Sie Dateien zu den einzelnen Angeboten im Register DATEI-ANHÄNGE.
Bereich Rechnungen: Speichern Sie Dateien zu den einzelnen Ausgangsrechnungen im Register DATEI-ANHÄNGE. Diese Dateien, die Belege der abgerechneten Reisekosten sowie die Rechnung (Formular als PDF) selbst kann an die E-Rechnung angehängt werden.
Bereich Reisekosten: Speichern Sie Ihre Belege bei den einzelnen Reisekosten-Positionen, wie bspw. Hotelrechnungen oder Taxiquittungen.
Bereich Sonst. Leistungen: Speichern Sie Ihre Dateien zu den einzelnen Positionen, wie bspw. Fremdleistungsrechnungen oder sonstige Belege.
Bereich Eingangsrechnungen: Speichern Sie Ihre Dateien zu den einzelnen Eingangsrechnungen im Register DATEI-ANHÄNGE.
Bereich Lieferantenaufträge: Speichern Sie Ihre Dateien zu den einzelnen Lieferantenaufträgen im Register DATEI-ANHÄNGE.
Bereich Lieferscheine: Hier können Sie verschiedene Dateien zu den einzelnen Lieferscheinen hinzufügen.

Bereich Reisekosten: Speichern Sie Ihre Belege bei den einzelnen Reisekosten-Positionen, wie bspw. Hotelrechnungen oder Taxiquittungen.

Bereich Reisekosten: Sie können die im Rich Client oder Web Client erfassten Belege zu den einzelnen Reisekosten-Positionen ansehen. (Die Erfassung wird gerade in der Mobile App umgesetzt.)

Zur Nutzung der PACS Dokumentenverwaltung ist eine aktive Lizenz zum Add-On 'Dokumentenverwaltung' notwendig. Das Add-On ist nur in Verbindung mit den vorhandenen Strukturen der PACS Software einsetzbar. Sie besitzen noch keine Lizenz? Dann wenden Sie sich bitte an unser PACS Vertriebsteam unter vertrieb@pacs-software.com oder rufen an unter +49 89 124 716 10.
PACS Cloud-Dienste: Das archivierte Datenvolumen wird separat berechnet. (On Premises: Hier speichern Sie Ihre Daten in Ihrer eigenen Infrastruktur.)

Die Spalte "Datei-Dateianhänge" oder das Register DATEI-ANHÄNGE können auch nur bestimmten Personenkreisen bzw. Level angezeigt werden.

Kontaktverwaltung: Zur Freigabe des Registers DATEI-ANHÄNGE für die KONTAKTVERWALTUNG müssen Sie zu SYSTEM-KONFIGURATION > KONTAKTE > BERECHTIGUNGEN > KONTAKTVERWALTUNG. Setzen Sie hier in der Zeile DATEI-ANHÄNGE den Haken bei dem entsprechenden Level.
Projektverwaltung: Zur Freigabe des Registers DATEI-ANHÄNGE für die PROJEKTVERWALTUNG müssen Sie zu SYSTEM-KONFIGURATION > PROJEKTVERWALTUNG > BERECHTIGUNGEN > PROJEKTE. Setzen Sie hier in der Zeile "Register Datei-Anhänge" den Haken bei dem entsprechenden Level.
Reisekosten: Sie können die Berechtigung einstellen in der SYSTEM-KONFIGURATION > ZEITEN + KOSTEN > SPALTENANZEIGE > REISEKOSTEN. Hier im rechten Bereich gibt es die Zeile "Datei-Anhänge". Setzen Sie hier den Haken bei dem entsprechenden Level.
Sonst. Leistungen: Sie können die Berechtigung einstellen in der SYSTEM-KONFIGURATION > ZEITEN + KOSTEN > SPALTENANZEIGE > SONST. LEISTUNGEN. Hier im rechten Bereich gibt es die Zeile "Datei-Anhänge". Setzen Sie hier den Haken bei dem entsprechenden Level.
Angebote, Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Lieferantenaufträge und Lieferschein: Hier wird das Register DATEI-ANHÄNGE standardmäßig immer angezeigt, wenn Sie die Lizenz zur Dokumentenverwaltung besitzen.

Sie können Dateien als PDF oder Bilder in den üblichen Formaten, wie bpsw. jpg oder png anhängen. Ebenso sind folgende Formate erlaubt: Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), E-Mail-Formate (.eml, .msg).
Die Dateigröße ist auf 1 MB begrenzt (Möglichkeit auf Erhöhung auf max. 10 MB unter SYSTEM-KONFIGURATION | SYSTEM | DOKUMENTENVERWALTUNG). Tipp: Wenn Ihre Dateien zu groß sind, können Sie diese mit verschiedenen Programmen, wie bspw. https://tinypng.com/, "Light Image Resizer" oder anderen Graphikprogrammen, wie GIMP, verkleinern.

Wo Sie Dateien in PACS anhängen können (Rich Client/Web Client/Mobile App), welche Lizenz benötigt wird, wie Sie die Sichtbarkeit steuern und welche Dateiformate/-größen erlaubt sind.