--- title: E‑Rechnung erstellen description: "Schritt‑für‑Schritt-Anleitung zur Erstellung von E‑Rechnungen in PACS: unterstützte Formate (XRechnung, Peppol BIS Billing/UBL), Lizenz/Add‑On, erforderliche Stammdaten bei Mandant und Kunden (Peppol‑ID, Leitweg‑ID, USt‑ID), Validierung nach EN 16931, Abschluss der Rechnung mit endgültiger Nummer sowie Generierung, Speicherung und Versand (E‑Mail/FTP) inkl. Prüfmöglichkeit per Visualisierungstool." --- [Zu Content springen](https://help.pacs-software.com/de-de/help/vorgehen-e-rechnung-erstellen#main-content) [Support-Anfrage](https://help.pacs-software.com/de-de/help/kb-tickets/new?hsLang=de-de) ![PACS-Logo\_blau-grau\_Original\_fuer\_Online](https://help.pacs-software.com/hs-fs/hubfs/PACS-Logo_blau-grau_Original_fuer_Online.png?width=150&height=60&name=PACS-Logo_blau-grau_Original_fuer_Online.png) Hauptnavigation öffnen Hauptnavigation schließen - [Support-Anfrage](https://help.pacs-software.com/de-de/help/kb-tickets/new) - [Kontakt](https://www.pacs-projektcontrolling-software.com/ueber-uns/kontakt/) [Kontakt](https://www.pacs-projektcontrolling-software.com/ueber-uns/kontakt/) Wie können wir Ihnen helfen? - Es gibt keine Vorschläge, da das Suchfeld leer ist. 1. [PACS Help](https://help.pacs-software.com/de-de/help?hsLang=de-de) 2. [Projektfaktura](https://help.pacs-software.com/de-de/help/projektfaktura?hsLang=de-de) 3. [E-Rechnung](https://help.pacs-software.com/de-de/help/projektfaktura?hsLang=de-de#e-rechnung) # E‑Rechnung erstellen ## Erstelle Rechnung validieren & erzeugen und als E‑Rechnung direkt aus der Formular‑Vorschau versenden. Um eine E-Rechnung zu erstellen, benötigen Sie eine Lizenz für das Add-On "E-Rechnung (XML-Export)". Sie besitzen noch keine Lizenz? Dann wenden Sie sich bitte an unser PACS Vertriebsteam unter [vertrieb@pacs-software.com](mailto:vertrieb@pacs-software.com) oder rufen an unter +49 89 124 716 10. ### Funktionen E-Rechnung erstellen Beim Aufruf der E-Rechnung prüft das System, **ob formal alle Pflichtangaben enthalten sind**. Um die Funktion nutzen zu können, müssen Sie vorab die dafür notwendigen Stammdaten pflegen. Folgende Daten benötigen Sie für Ihre E-Rechnung: #### Mandanten-Kontakt / Auftragnehmer-Kontakt Ihre Auftragnehmer-Mandanten-Firmenadresse mit zugeordnetem [Person-unabhängigen Kontakt](https://help.pacs-software.com/de-de/help/kontaktverwaltung?hsLang=de-de) - Legen Sie zunächst eine Firmenadresse mit Ihren Firmendaten an (= Ihre „PACS Mandanten-Adresse“). - Bei **XRechnung (UBL)**: Tragen Sie die Peppol-ID bei Ihrer Firmenadresse im Bereich Rechnungsangaben, Feld „Peppol-ID“ ein. Falls Ihre Firma eine Leitweg-ID hat, tragen Sie diese zusätzlich im Feld „Leitweg-ID“ ein. (Wenn keine Leitweg-ID vorhanden ist, lassen Sie das Feld leer. PACS trägt dann automatisch "NA" (=not available) ein.) - Bei **Peppol BIS Billing (UBL)**: Tragen Sie die Peppol-ID bei der Firmenadresse im Bereich Rechnungsangaben, Feld „Peppol-ID“ ein. - Klicken Sie auf „Neuer Kontakt zur Firma“ und erstellen zusätzlich im Bereich KONTAKTVERWALTUNG einen Person-unabhängigen Kontakt (diesen benötigen Sie für den nächsten Arbeitsschritt). - **Verknüpfung des Mandanten-Kontaktes mit einem „System-Mandanten“**: Gehen Sie unter SYSTEM-KONFIGURATION \> RECHTE UND ORGANISATION \> MANDANTEN in die betroffen „Mandantenzeile“ und dort wählen über „Auswahl“ den vorher angelegten Person-unabhängigen Mandantenkontakt aus und ordnen diesen zu. Diese Zuordnung muss auch erfolgen, wenn Sie nur mit dem voreingetragenen „(Standard-Mandanten)“ arbeiten. Erst über diese Verknüpfung können Feldinformationen des Mandantenkontaktes für die Rechnungsstellung und damit die E-Rechnung genutzt werden. - **Mandantenkonten-Daten**: Tragen Sie zum Mandanten unter SYSTEM-KONFIGURATION \> RECHTE UND ORGANISATION \> MANDANTENKONTEN auch die entsprechenden Mandantenkonten ein. Ansonsten erhalten Sie einen Validierungsfehler bei der Rechnungsstellung. - **Ihre SEPA Gläubiger-ID** (Nur relevant, wenn Sie Projektrechnungen mit Angabe von SEPA-Informationen erstellen): - Ihre Gläubiger-ID beim Personen-unabhängigen Kontakt (des Mandanten) hinterlegen: Damit diese 18-stellige ID auf der Rechnung angezeigt wird, muss sie bei Ihrem Auftragnehmer-Kontakt (in der KONTAKTVERWALTUNG) im Register FAKTURADATEN im Feld "SEPA-Gläubiger-ID" eingetragen werden. - Rechnungsstellung an Kunden: Wenn Sie das SEPA-Lastschriftverfahren nutzen möchten, müssen Sie bei der betreffenden Projekt-Rechnungsvorlage den Zahlweg "SEPA-Lastschrift" zuordnen. #### Kunden-Firmenadresse (Rechnungsadresse) - **Rechnungsangabe**: betrifft alle E-Rechnungsformation: XRechnung (UBL), Peppol BIS Billing (UBL), ZUGfERD. - Tragen Sie die Peppol-ID bei der Firmenadresse im Bereich Rechnungsangaben, Feld „Peppol-ID“ ein. Falls der Rechnungsempfänger eine Leitweg-ID hat, tragen Sie diese zusätzlich im Feld „Leitweg-ID“ ein. (Wenn keine Leitweg-ID vorhanden ist, lassen Sie das Feld leer. PACS trägt dann automatisch "NA" (=not available) ein.) ![](https://support.pacs-projektcontrolling-software.com/help/de/Grafiken/Screen_DT_Rechnungsangaben.png) **Informationen zur Peppol-ID**: Die Peppol-ID ergibt sich aus einem Präfix und einer ID-Nummer. Über das Präfix wird festgelegt, um welche ID-Nummer es sich handelt. Mehr Infos finden Sie unter [https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/eas/](https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/eas/) Für deutsche Firmen setzt sich die Peppol ID folgendermaßen zusammen: - ENTWEDER 0204:\ (falls Leitweg ID vorhanden, was i.d.R. nur bei Behörden bzw. Staatsunternehmen der Fall ist) - ODER 9930:\ Für österreichische Firmen setzt sich die Peppol ID folgendermaßen zusammen: - 9914:\ #### E-Rechnung  erstellen - Fenster Rechnungs-Details: **Erstellen Sie zunächst die "normale" Rechnung, wie Sie es gewohnt sind**. ![](https://support.pacs-projektcontrolling-software.com/help/de/Grafiken/Screen_Formularansicht_Buttons.png) - Button **E-Rechnung validieren**: Zur Test-Validierung auf den Button klicken. - Wenn es  Warnungen oder Fehler gibt, erscheinen diese in einem Validierungsfenster (mit dem Hinweis, welche Daten für die Generierung einer validen E-Rechnung noch zu pflegen sind). - Es gibt Spalte "Ergebnis" mit farbigen Icons (rot/gelb). Wenn Sie auf das Icon klicken, erhalten Sie die dazugehörige Erläuterung. - Markierungen: gelb = zu überprüfen; rot = Warnung. Punkte mit einer Warnung führen zu einem Fehler beim Upload beim Kunden führen. - Beispiel für einen Validierungsfehler: Sie haben keinen Kontakt zum Mandanten verknüpft. (Benötigte Informationen, wie Leitweg-ID, werden vom Mandanten-Kontakt benötigt.) Lösung: siehe Beschreibung weiter oben. - Beispiel für eine Validierungswarnung: Das Zahlungsziel (Datum) liegt in der Vergangenheit. - **Abschließen und Dokument erstellen**: - Wenn keine Validierungs-Fehler angezeigt werden, wird die Rechnung abgeschlossen (mit endgültiger Rechnungs-Nr.) und die E-Rechnung generiert (damit kann die Rechnung auf jeden Fall vom Empfänger/Käufer eingelesen werden). - Wenn "nur" noch Warnungen angezeigt werden, sind die Daten zwar nicht zu 100% konsistent (bspw. wenn das Zahlungsziel der Rechnung vor dem Erstelldatum der E-Rechnung liegt), aber die E-Rechnung kann trotzdem vom Empfänger/Käufer eingelesen werden. Wichtig: Ohne vorherigen Abschluss der  kann keine E-Rechnung erstellt werden! - - Erstelltes E-Rechnungsformat (abhängig von der Definition unter RECHNUNGSVORGABEN): - - **"Formular als PDF integrieren":** Das Rechnungsformular wird als PDF in die Rechnung integriert. Wenn Sie die Haken entsprechend setzen, können Sie noch Rechnungsdokumente hinzufügen, welche im Register DATEIEN gespeichert sind. Und/oder die Belege/Dateien, die bei den abgerechneten Reisekosten angehängt sind. - **"Per FTP hochladen"**: Wenn Sie hier den Haken setzen, wird Ihre E-Rechnung via FTP hochgeladen. - **"Per E-Mail versenden":** Wenn Sie hier einen Haken setzen, wird eine versandfertige E-Mail (EML-Datei) mit Absender, Empfänger, Betreff und E-Mail-Text und mit dem zu versendenden Dokument als Anhang erstellt. Sie können den Betreff und E-Mail-Text vordefinieren. Dies finden Sie unter [EINSTELLUNGEN \> SYSTEM-KONFIGURATION \> SCHNITTSTELLEN \> FORMULAR-EXPORT](https://help.pacs-software.com/de-de/help/system-konfiguration-schnittstellen-integration-formular-export?hsLang=de-de). Die E-Mail wird über Ihr Standard-E-Mail-Client, wie bspw. Outlook, lokal auf Ihrem Laptop geöffnet. [Mehr Informationen finden Sie unter Dokument per E-Mail versenden - Einrichtung & Anwendung (Überblick)](https://help.pacs-software.com/de-de/help/e-mail-versand-nachrichten-aufgaben-freigaben?hsLang=de-de). Hinweis: Wenn Sie die erstellte Rechnung nochmals ansehen/prüfen möchten, können Sie diese E-Rechnung über das PACS Visualisierungstool Menü unter "**Extras \> E-Rechnung visualisieren"** tun. - [Einstieg, generelle Bedienung & Abläufe](https://help.pacs-software.com/de-de/help/einstieg-generelle-bedienung-abl%C3%A4ufe?hsLang=de-de#main-content) - [Überblick Projektsoftware](https://help.pacs-software.com/de-de/help/einstieg-generelle-bedienung-abl%C3%A4ufe?hsLang=de-de#%C3%BCberblick-projektsoftware) - [Bedienung der Software](https://help.pacs-software.com/de-de/help/einstieg-generelle-bedienung-abl%C3%A4ufe?hsLang=de-de#bedienung-der-software) - [Abläufe generell & bei Ersteinführung](https://help.pacs-software.com/de-de/help/einstieg-generelle-bedienung-abl%C3%A4ufe?hsLang=de-de#abl%C3%A4ufe-generell-bei-ersteinf%C3%BChrung) - [E-Mail Versand Konfigurationen](https://help.pacs-software.com/de-de/help/einstieg-generelle-bedienung-abl%C3%A4ufe?hsLang=de-de#e-mail-versand-konfigurationen) - [Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)](https://help.pacs-software.com/de-de/help/einstieg-generelle-bedienung-abl%C3%A4ufe?hsLang=de-de#zwei-faktor-authentifizierung-2fa) - [Tipps & Tricks zur optimalen Bedienung](https://help.pacs-software.com/de-de/help/einstieg-generelle-bedienung-abl%C3%A4ufe?hsLang=de-de#tipps-tricks-zur-optimalen-bedienung) - [Externe Links & Tutorials](https://help.pacs-software.com/de-de/help/einstieg-generelle-bedienung-abl%C3%A4ufe?hsLang=de-de#externe-links-tutorials) - [Cloud-Dienste Bedienung](https://help.pacs-software.com/de-de/help/cloud-dienste-bedienung?hsLang=de-de) - [Neuerungen & Updates](https://help.pacs-software.com/de-de/help/neuerungen-updates?hsLang=de-de#main-content) - [Neuerungen](https://help.pacs-software.com/de-de/help/neuerungen-updates?hsLang=de-de#neuerungen) - [PACS Web API REST Schnittstelle](https://help.pacs-software.com/de-de/help/neuerungen-updates?hsLang=de-de#pacs-web-api-rest-schnittstelle) - [Roadmap](https://help.pacs-software.com/de-de/help/neuerungen-updates?hsLang=de-de#roadmap) - 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