Reisekosten in der Mobile App

• Wenn Sie auf die Kachel Reisekosten tippen, werden die bereits erfassten Reisekosten des Tages dargestellt.

• Die erfassten Reisekostenpositionen eines Tages werden aufsummiert und die Ergebnisse in der Kopfzeile dargestellt.

• Anzeige Anzahl Belege: Hier werden alle erfassten Positionen angezeigt.

• Anzeige EUR (bzw. anderes Währungskürzel): Dies ist die Summe der insgesamt erfassten Brutto-Werte der einzelnen Belege.

• Anzeige EUR VL (bzw. anderes Währungskürzel): Anteil der Summe der erfassten Brutto-Werte, die an den Kunden weiter berechnet werden kann. Die Ermittlung ist abhängig vom Aktcode-Eintrag ".../VL (= verrechenbare Leistung)" bei der jeweiligen Position. Wichtig: Die tatsächliche Fakturierung an den Kunden kann davon abweichen.

• Zum Ändern einer Position, diese Position antippen und die Daten in der Detailansicht korrigieren.

• Zum Löschen einer Position, müssen Sie zunächst auf  Position markieren tippen, die zu löschende Position per Haken markieren und dann auf  Löschen tippen.

• Reisekostenbelege: Sie können zu den Reisekosten-Positionen Belege hinzufügen. Diese Belege sind in allen PACS Oberflächen (Web Client und Rich Client) sichtbar und aktuell.

 Neue Reisekosten-Position erfassen

Zur Neueingabe müssen Sie auf  Neu tippen und im Detailfenster die einzelnen Ausgaben des Tages erfassen bzw. qualifizieren.

Folgende Felder stehen Ihnen zur Auswahl:

• • Feld Datum: Dies ist ein Pflichtfeld. Es wird das Datum des aktuell gewählten Tages voreingetragen. Durch tippen in das Datums-Feld können Sie dieses aber ändern.

  • Feld Projekt: Dies ist ein Pflichtfeld. Alle Projekte werden angezeigt, für die Sie (als eingeloggter User) eine Zugriffsberechtigung besitzen. In der Eingabemaske werden die zuletzt von Ihnen verwendeten Projekte (maximal fünf) ganz oben in der Auswahlliste angezeigt. Alle weiteren Projekte folgen darunter in alphabetischer Reihenfolge. So finden Sie Ihre Projekte schneller.

  • Feld (Projekt-) Schritt oder Phase oder Arbeitspaket: Hier können Sie je nach Vorgabe beim Projekt wählen. Die Feldanzeige ist abhängig von der Konfiguration der Firmen-Datenbank.

  • Feld Reise: Wenn für den ausgewählten Tag bereits eine  Reise (mit Reisetagen) angelegt wurde, dann kann hier diese Reise ausgewählt werden. Wichtig: Die Zuordnung ist keine Pflicht.

• • Feld Kostensatz: Dies ist ein Pflichtfeld. Die zur Verfügung stehende Kostensatz-Auswahl wird in der Firmen-Datenbank definiert (bspw. Ausgaben für Bus/Bahn/Taxi oder Flugkosten oder Erstattung von gefahrenden KM). Für die Kombination Kostensatz und Belegland wird zentral der jeweils enthaltene Vorsteuersatz definiert, der bei der Erfassung weiter unten angezeigt wird.

  • Feld Aktcode: Dieses Feld legt fest, ob der Betrag einer einzelnen Position in der Ihrer Spesenabrechnung (bspw. Bezeichnung 'MA bezahlt') berücksichtigt wird (oder nicht). Und an den Kunden weiter berechnet werden kann oder nicht (bspw. Bezeichnungen 'VL' = verrechenbare Leistung' oder 'NVL' = Nicht verrechenbare Leistung). 

• Feld Beschreibung: Dies ist ein Freitextfeld zum Eintrag individueller Erläuterungen zur Reisekosten-Position. Sie können den Text entweder mit der Tastatur oder über das Mikrofon Ihres Gerätes eingeben.

• Felder Belegland und VSt. (Vorsteuer): Das Belegland bestimmt, welcher VSt.-Satz % für den ausgewählten Kostensatz gilt.Hinweis: Wenn das benötigte Land nicht angezeigt wird, sprechen Sie bitte Ihren Firmen-internen PACS Verantwortlichen an, damit dieses in der System-Konfiguration freigeschalten wird.

• Felder Belegwährung und Wechselkurs: Wenn die Ausgabe in einer Fremdwährung (bspw. CHF) erfolgt, können Sie diese hier wählen. Es wird automatisch der im System hinterlegte Wechselkurs eingetragen. Dieser kann an den tatsächlichen Wechselkurs angepasst werden, sofern das Feld freigeschalten ist (abhängig von der Konfiguration der Firmen-Datenbank).

• Feld Anzahl (<Einheit>) und Anzahl VL (<Einheit>): Der Voreintrag ist abhängig von Kostensatz-Definition, in der Regel mit der Einheit 'Stck' und Wert '1'. Dies können Sie hier direkt ändern.

  • Bei Erfassung mit Einheit 'KM' tragen Sie hier die Fahrtkilometer ein. 

• • • Die Anzahl VL (Anzeige abhängig von der Firmen-Konfiguration) legt fest, welcher Anteil an den Kunden fakturiert werden kann.

  • Felder Betrag , Definition 'brutto | netto' mit Gesamt-Betrag brutto | netto: Tragen Sie in das Feld 'Betrag' den tatsächlichen Ausgabebetrag (i.d.R. Brutto-Betrag) ein, der auch über die Reisekostenabrechnung mit der Firma abgerechnet wird und von der Firma dem Benutzer ersetzt wird. Die Anzeige der Felder ist abhängig von der Konfiguration der Firmen-Datenbank.

• Dateien bzw. Belege hinzufügen:

  • Bevor Sie die Belege hinzufügen, müssen Sie die dazugehörige Reisekosten-Position erfassen und synchronisieren.

• • Speicherung der Belege: Gehen Sie bei der entsprechenden Reisekosten-Position zu "Zugeordnete Dateien" und klicken auf den Button "Zugeordnete Dateien anzeigen". Es öffnet sich ein Fenster. Hier können Sie neue Dateien zuordnen.

  • Wenn bereits Belege gespeichert sind, finden Sie hier alle Belege einzeln aufgelistet. Diese können Sie anzeigen lassen oder löschen.

• Wenn Sie auf "Neue Datei zuordnen" klicken, öffnet sich ein Fenster. Dort können Sie entweder ein Foto von dem Beleg direkt aufnehmen oder ein Foto aus der Mediathek auswählen und zusätzlich noch eine Beschreibung hinzufügen (optional).

• Um die Kosteneingabe abzuschließen, müssen Sie auf  Übernehmen tippen.

• Zum Kopieren der Eingabe(n) auf die Folgetage, finden Sie mehr Infos unter Allgemeine Funktionen:  Kopieren.