Reisetage in der Mobile App

• Wenn Sie auf die Kachel "Reisetage" tippen, wird eine bereits erfasste Reise des gewählten Tages dargestellt.

• Die Definition einer Reise (mit einzelnen Reisetagen) ist ein Bestandteil der gesamten Reisekostenerfassung. (Der zweite Bestandteil sind die Reisekosten).

• Bei der Definition der Reise legen Sie die zeitliche Reise-Abwesenheit fest, damit die korrekten steuerlichen Spesensätze und Abzugsbeträge automatisch ermittelt werden können. Wichtig: für die Erfassung von  Reisekosten ist die Anlage einer Reise nicht notwendig.

 Neue Reise anlegen

Teil A

• Tippen Sie zur Anlage einer neuen Reise auf  Neu.

• Feld Neue Reisekennung (Zeichen oder Zahlen): Diese Eingabe ist Pflicht.

• Felder Start- und Enddatum (für einen oder mehrere Tage) mit den jeweiligen Uhrzeiten: Diese Eingaben bilden die Grundlage für die Ermittlung der Abwesenheitsdauer und damit für die Reisespesensätze und Abzugsbeträge.

• Haken bei "Mit Übernachtung" (relevant für die Zweitage-Reise in Verbindung mit einer Übernachtung)

  • Erfolgt eine Reise über zwei Tage mit Übernachtung (Haken gesetzt), dann bekommen Sie für beide Tage den gültigen Spesensatz steuerfrei für Anreise- und Rückreisetag (bei einer Reise innerhalb Deutschlands jeweils 14 € [Stand 2021]).

  • Erfolgt eine Reise über zwei Tage ohne Übernachtung (Haken nicht gesetzt), dann bekommen Sie nur für den Tag der längeren Abwesenheit den dafür gültigen steuerfreien Spesensatz zugeordnet, für den zweiten Tag kann damit kein Spesensatz geltend gemacht werden.

• Um die Reisedefinition Teil A abzuschließen, müssen Sie auf  Übernehmen tippen.

• Ergebnis: Für jeden Reisetag werden folgende Informationen angelegt. In diesem Stadium ist die Reise ist aber noch keinem Projekt zugeordnet.

Teil B

• Um dem Reisetag ein Projekt und weitere Qualifizierungen zuzuordnen müssen Sie auf die Reisetaginformation tippen.

• Feld Projekt: Jede Reise bzw. jeder Reisetag muss einem Projekt zugeordnet werden.

• Feld Reiseziel: Tragen Sie (Inland) oder eines der wählbaren Länder ein. Hinweis: Wenn das benötigte Land nicht angezeigt wird, sprechen Sie bitte Ihren Firmen-internen PACS Verantwortlichen an, damit dieses in der System-Konfiguration freigeschalten wird.

• Feld Spesensatz: Hier können Sie einen Haken setzen. Diese Aktivierung in Verbindung mit der 'Auswahl Spesensatz' bildet die Basis für den automatischen Eintrag des steuerlich korrekten Spesensatzes. Hinweis: Die vollständige und korrekte Anzeige der jeweils zugehörigen Beträge erfolgt erst nach durchgeführter Synchronisation.

• Felder Abzug Frühstück, Mittagessen, Abendessen: Bei gesetztem Haken erfolgt die Ermittlung der Abzugsbeträge automatisch. Wichtig: Die vollständige und korrekte Anzeige der jeweils zugehörigen Beträge erfolgt erst nach durchgeführter Synchronisation.

• Feld Aktcode: Dieses Feld legt fest, ob der Betrag einer einzelnen Position in der Ihrer Spesenabrechnung (bspw. Bezeichnung 'MA bezahlt') berücksichtigt wird (oder nicht). Und an den Kunden weiter berechnet werden kann oder nicht (bspw. Bezeichnungen 'VL' = verrechenbare Leistung' oder 'NVL' = Nicht verrechenbare Leistung). Hinweis: Die Bezeichnungen können Firmen-spezifisch definiert werden und können daher von den genannten Beispiel-Bezeichnungen abweichen.

• Um die getroffene Auswahl für Projekt, Abzugsbeträge, Aktcode, etc. für alle Reisetage zu übernehmen (Kopieren auf Folgetage), müssen Sie den Haken setzen bei 'Diese Werte für alle Reisetage eintragen' (Kopier-Assistent).

• Um die Reisedefinition Teil B abzuschließen, müssen Sie auf  Übernehmen tippen.

• Ergebnis: Für jeden Reisetag sind nun alle Informationen komplett angelegt.

•  Generierung von Ausgleichsposten bei der Reisetageerfassung:

  • Die Summe der Abzugsbeträge für Frühstück, Mittagessen und Abendessen kann bei eintägigen Reisen größer sein als der Spesensatz-Pauschbetrag. Damit würde die Summe aus Pauschbetrag und Abzügen kleiner als 0. Beispiel: Pauschbetrag 12,00 EUR abzgl. 9,60 EUR für Mittagessen abzgl. 9,60 EUR für Abendessen = -7,60 EUR.

  • Gemäß Gesetz muss dieser negative Wert auf 0,00 EUR korrigiert werden. Dies erfolgt im PACS System vollautomatisch durch die Generierung eines sogenannten Ausgleichspostens.

  • Der Ausgleichsposten ist ein eigenständiger Reisekosten-Datensatz, welcher betragsmäßig so angesetzt wird, dass die Summe aus Pauschbetrag und Abzugsbeträgen 0 ergibt.

  • Der Ausgleichsposten wird dabei stets auf Basis des gesetzlichen steuerfreien Satzes ermittelt. Dadurch wird gewährleistet, dass ein ggf. gewährter Aufschlag auf den steuerfreien Satz (durch höheren Mitarbeiter-Wert und/oder Kunden-berechneten Wert) in voller Höhe erhalten bleibt.

Reise bearbeiten

Um eine Reise zu bearbeiten, müssen Sie auf die spezielle Reise klicken und dann auf das Icon  Bearbeiten tippen.

Dann können Sie in der detaillierten Anzeige Reiseverwaltung die gesamte Reise bearbeiten. Und z.B. die Reisedauer oder die Reisekennung ändern. Sie können aber auch die ausgewählte Reise löschen. 

 Gesamte Reise bearbeiten

Wenn Sie eine neue Reise erstellen wollen, können Sie wählen zwischen 'Neue Reise' oder 'Vorhandene Reise'. Die vorhandene Reise kann dann gelöscht oder bearbeitet werden.