Reportrechte verwalten: Reports und Reportordner pro Benutzer freigeben
So steuern Sie, welche Reports die Benutzer aufrufen dürfen.
Für jeden Benutzer können Sie individuelle, personenbezogene Aufrufrechte vergeben.
Report-Aufrufrecht vergeben
Personenbezogene Rechtevergabe über Hauptmenü > RESSOURCEN > BENUTZERRECHTE > Register REPORTS.
Jeder Benutzer kann damit nur die Reports aufrufen, für die er/sie ein (Ansichts-)Recht besitzt.
Um nicht jedem einzelnen Benutzer die relevanten Reports zuordnen zu müssen, können Sie über die Zugriffsrollen nach einer "Personengruppe" suchen (bspw. Bereichs-/Abteilungsleiter, Projektleiter, Berater), diese Benutzernamen per Haken markieren und ihnen einzelne Reports oder ganze Reportordner mit allen zugehörigen Einzel-Reports zuordnen (siehe dazu auch Reportordner-Systematik).
Reportinhalte: Auswahl der Projekte/ Mitarbeiter und Anzeige Datenumfang
Im Rahmen des Reportdesign mit dem Berichtsgenerator (externe Software) kann individuell gestaltet werden, welche Felder dargestellt werden oder welcher Umfang Projekte oder Mitarbeiter angezeigt werden (Reports erstellen).
Wichtig: Jeder Mitarbeiter hat im Unternehmen i.d.R. mehrere Funktionen und Aufgaben. D.h. jeder Mitarbeiter ist einem oder mehreren Benutzerprofilen zugeordnet (Mitarbeiter, Projektleiter, BU-Leiter, Keyuser).
Der Aufruf eines Reports aus einem der Benutzerprofile wirkt sich auf die generelle Möglichkeit zum Reportaufruf aus und auch auf den Inhalt/ Umfang von Daten. Zudem sind manche Reports nur für ein Benutzerprofil geeignet (bspw. Profil Projektleiter). Nicht relevante Berichte für ein Benutzerprofil, werden dort nicht angezeigt.
Beispiel Auswirkungen beim Aufruf des Reports 'Tätigkeitsnachweis':
- Aus dem Profil Mitarbeiter zeigt er dem Benutzer nur die Zeiten & Kosten an, die er mit seinem Namen erfasst hat.
- Aus dem Profil Projektleiter zeigt dem Benutzer die Zeiten & Kosten aller Mitarbeiter an, die auf dem Projekt gebucht haben.
- Aus dem Profil BU-Leiter zeigt er dem Benutzer nur die nur die Zeiten & Kosten der Projekte/Mitarbeiter an, für die der Benutzer als organisatorisch Verantwortlicher (BU-Leiter) definiert ist.
- Aus dem Profil Keyuser zeigt der dem Benutzer alle Zeiten & Kosten der Projekte/ Mitarbeiter an, für die der Benutzer ein Ansichtsrecht besitzt (