Rechnungsdetails (Register „Dokumente“): Rechnungs-PDF, E‑Rechnung und Versand

E-Rechnungen (Formate ZUGFeRD mit PDF/A Schreibschutz, Peppol BIS, XRechnung) und QR-Codes werden immer unter DOKUMENTE gespeichert (wenn die Parameter der Dokumentenerstellung bei den Rechnungsvorgaben festgelegt wurden (Projekte -> Projektverwaltung > Register RECHNUNGEN > Unterregister RECHNUNGSVORGABEN > Felder "Rechnungs-PDF", "E-Rechnung" und "Überweisungs-QR-Code").
„Klassische PDFs“ (also nicht ZUGFeRD-PDFs) werden über „Abschließen & Dokumente erstellen“ nur erstellt und im Register DOKUMENTE abgelegt, wenn die Archivierung in der System-Konfiguration aktiviert ist (System-Konfiguration > Projektfaktura > Allgemein > Haken bei „Rechnungen als klassische PDF-Dateien archivieren“). Standard: Haken gesetzt.
Wenn kein Dokument existiert, muss dieses im Register FORMULAR-VORSCHAU -> Button Endgültige Dokumente prüfen & versenden vorab erzeugt werden.
Die Dateinamen-Struktur der Dokumente ist abhängig von der Definition unter System-Konfiguration > Schnittstellen & Integration > Formular-Export.
Klick auf Dokumente versenden: Die im Register FORMULAR-VORSCHAU -> Button Endgültige Dokumente prüfen & versenden erzeugten Dokumente werden zur Einzel-Auswahl angeboten.

- "Per FTP hochladen“ (nur aktiv, wenn aktiviert unter System-Konfiguration -> Schnittstellen & Integration -> FTP + SFTP -> Systemeinstellungen).
- "Per E-Mail versenden": Wenn Sie den Haken setzen, wird eine versandfertige E-Mail (EML-Datei) mit Absender, Empfänger, Betreff und E-Mail-Text und mit dem zu versendenden Dokument als Anhang erstellt.
  - Diese wird über Ihr Standard-E-Mail-Client, wie bspw. Outlook, lokal auf Ihrem Laptop geöffnet. Mehr Infos finden Sie unter E-Mail-Versand_einrichten.
  - Empfänger: Dies ist die E-Mail Adresse, die Sie auch in der PROJEKTVERWALTUNG | RECHNUNGEN | RECHNUNGSVORGABEN im Block "Empfänger" in dem Feld unter der Adresse sehen. Dies können Sie unter SYSTEM-KONFIGURATION | SCHNITTSTELLEN & INTEGRATION | FORMULAR-EXPORT in der Spalte "EML-Export: Empfänger-E-Mail" ändern.
  - Der Button für die E-Rechnung ist nur sichtbar, sofern Lizenz für das Add-On "E-Rechnung (XML-Export)" vorhanden ist. Mehr Informationen finden Sie unter Vorgehen: E-Rechnung erstellen.

Welche Dokumente werden wann erzeugt und gespeichert (klassisches PDF, ZUGFeRD/Peppol/XRechnung, QR‑Code), welche Voraussetzungen gelten (Archivierung, Add‑On) und wie funktioniert der Versand per E‑Mail/FTP.