--- title: Rechnungsdetails > Register „Formular-Vorschau“ description: "Beschreibung des Registers „Formular‑Vorschau“ in den Rechnungsdetails: Rechnungs-/Mahnformular anzeigen, Formular auswählen, Parameter zur Strukturierung (Sprache/Zahlenformat, Honorar-/NK‑Darstellung, Gruppierung, Zeiteinheit, Leistungsnachweis) setzen und aktualisieren, E‑Rechnung nach EN 16931 validieren, Vorschau drucken oder exportieren/versenden sowie Rechnungen/Mahnungen abschließen und die zugehörigen Dokumente (PDF/E‑Rechnung/QR‑Code/Anhänge) im Register „Dokumente“ erzeugen und prüfen." --- [Zu Content springen](https://help.pacs-software.com/de-de/help/rechnungsdetails-register-formular-vorschau#main-content) [Support-Anfrage](https://help.pacs-software.com/de-de/help/kb-tickets/new?hsLang=de-de) ![PACS-Logo\_blau-grau\_Original\_fuer\_Online](https://help.pacs-software.com/hs-fs/hubfs/PACS-Logo_blau-grau_Original_fuer_Online.png?width=150&height=60&name=PACS-Logo_blau-grau_Original_fuer_Online.png) Hauptnavigation öffnen Hauptnavigation schließen - [Support-Anfrage](https://help.pacs-software.com/de-de/help/kb-tickets/new) - [Kontakt](https://www.pacs-projektcontrolling-software.com/ueber-uns/kontakt/) [Kontakt](https://www.pacs-projektcontrolling-software.com/ueber-uns/kontakt/) Wie können wir Ihnen helfen? - Es gibt keine Vorschläge, da das Suchfeld leer ist. 1. [PACS Help](https://help.pacs-software.com/de-de/help?hsLang=de-de) 2. [Projektfaktura](https://help.pacs-software.com/de-de/help/projektfaktura?hsLang=de-de) 3. [Rechnungsstellung](https://help.pacs-software.com/de-de/help/projektfaktura?hsLang=de-de#rechnungsstellung) # Rechnungsdetails \> Register „Formular-Vorschau“ ## Vorschau Rechnungs-/Mahnformular, Strukturierung Inhalte, E-Rechnung validieren, "Abschließen & Dokumente erstellen“ bis zum Versand vorbereiten. Einen Überblick zur Rechnungsstellung finden Sie unter [Vorgehen zu Rechnungen, Mahnungen, Storno und Korrekturrechnung](https://help.pacs-software.com/de-de/help/vorgehen-rechnungen-mahnungen-storno-korrekturrechnungen?hsLang=de-de). In der Rechnungszeile auf ![](https://support.pacs-projektcontrolling-software.com/help/de/Grafiken/Icon_Text_Details.png) **Details** klicken, dann wird das Fenster **RECHNUNGSDETAILS** geöffnet. In dem Register FORMULAR-VORSCHAU finden Sie eine integrierte Ansicht des Rechnungs- bzw. Mahnformulars auf Basis Ihrer vorgenommenen Einstellungen. ### Inhalte der Formular-Vorschau (Rechnungsformular) Design und Inhalte des Formulars können gem. Ihren Vorgaben individuell für Sie angepasst werden. Dies betrifft bspw. folgende Punkte: - Größe und Anordnung des Logos sowie allgemeines Seitenlayout - Rechtliche Angaben wie Handelsregister-Eintrag und Geschäftsführung - Schriftgröße, Schriftfarbe und Schriftart (nur Windows Standard-Schriftarten) - Texte, Begrifflichkeiten & Formulierungen - Texte in weiteren Sprachen (Deutsch und Englisch sind standardmäßig verfügbar) - Aufnahme von zusätzlichen Angaben zum Projekt, die Sie bspw. in den Projekt-Freifeldern hinterlegen können. - Rechnungsindividuelle Texte (bspw. für das Anschreiben oder zusätzliche Erläuterungen), die Sie in den Rechnungs-Bemerkungsfeldern 1-3 hinterlegen können (im Standard werden die Bemerkungsfelder nicht im Formular angezeigt). Sie können diese Anpassungen am Formular allerdings nicht selbst vornehmen, wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen daher bitte an [support@pacs-software.com](mailto:support@pacs-software.com) Erläuterungen zu den Formular-Inhalten: - Auf der Rechnung erscheinen bei 'Ansprechpartner/in' auch die Kontaktdaten E-Mail + Telefon-Durchwahl (da die Angabe eines Ansprechpartners mit allen Kontaktdaten für E-Rechnungen verpflichtend ist). - Es erscheint außerdem die beim Projekt (im Register 'Rechnungen' \> [Rechnungsvorgaben \> Konto](https://help.pacs-software.com/de-de/help/projektverwaltung-unterregister-rechnungen?hsLang=de-de)) zugeordnete Bankverbindung. - Zahlungsbedingungen müssen in der Rechnungsdetailansicht im Register 'Daten' in Feld '[Zahlungsziel](https://help.pacs-software.com/de-de/help/rechnungsdetails-register-daten?hsLang=de-de)' bzw. im Register '[Konditionen](https://help.pacs-software.com/de-de/help/rechnungsdetails-register-konditionen?hsLang=de-de)' unter 'Skonto' entsprechend gepflegt werden. Für zukünftige Rechnungen können Sie diese Zahlungsbedingungen je Projekt als Vorgaben hinterlegen in der PROJEKTVERWALTUNG \> RECHNUNGEN \> Unterregister '[Rechnungsvorgaben](https://help.pacs-software.com/de-de/help/projektverwaltung-unterregister-rechnungen?hsLang=de-de)'. - Sie müssen die USt-ID des Leistungsempfängers beim jeweiligen [Kontakt im Register 'Fakturadaten'](https://help.pacs-software.com/de-de/help/kontakte-fakturadaten?hsLang=de-de) USt-IDNr. pflegen, sofern sie auf der Rechnung angezeigt werden soll (bspw. bei Rechnungen ins Ausland). #### Oberhalb der Formular-Vorschau - **Ansicht**: Abhängig vom Status wird die jeweilige Ansicht vorgeschlagen: Rechnung oder Mahnung 1-4. - **Formular**: - Wenn mehrere Formulare existieren, wird das alphabetisch erste Formular in der Liste ausgewählt. Für die Datenanzeige muss dann immer auf Button 'Anzeigen' geklickt werden (nur wenn nur ein Formular existiert erfolgt die Anzeige im Formular automatisch). - Ist kein geeignetes Formular vorhanden, dann ist das ganze Register inaktiv. ### Links neben der Formular-Vorschau - Parameter-Auswahl zur Steuerung der Darstellung - Format: Sprache und Zahlenformat *\[hierüber steuern Sie, in welcher Sprache und in welchem Zahlenformat die Rechnung erzeugt werden sollen; standardmäßig stehen zur Auswahl "Deutsch (Deutschland)", "Deutsch (Schweiz)", "English (United Kingdom)" und "English (United States)"; sofern Sie den Parameter "Format" nicht sehen können, prüfen Sie folgende Einstellung: PACS Rich Client starten \> Einstellungen \> System-Konfiguration \> Reporting \> Allgemein \> Parameter Format einblenden \> Haken setzen bei "Für Formulare" \> speichern \> PACS schließen und neu starten, damit die Änderung wirksam wird\]* - Darstellung Honorar: nach Mitarbeiternamen, nach Leistungssatz (Tätigkeit) usw. *\[nur relevant für die Abrechnungsvariante 'Nach Aufwand'\]* - Darstellung Nebenkosten *\[nur relevant für die Abrechnungsvariante 'Nach Aufwand'\]* - Gruppierung auf Schritte/Phasen: *\[nur relevant für die Abrechnungsvariante 'Nach Aufwand'\]* - Zeiteinheit: Arbeitsstunden oder Arbeitstage *\[nur relevant für die Abrechnungsvariante 'Nach Aufwand'\]* - - Leistungsnachweis: generieren/nicht generieren *\[nur relevant, sofern der Rechnung Zeiten/Kosten zugeordnet wurden\]* Klicken Sie nach Änderung der Parameter und zur Anzeige der Daten in der gewünschten neuen Struktur auf ![](https://support.pacs-projektcontrolling-software.com/help/de/Grafiken/Icon_Text_Aktualisieren.jpg) (oberhalb der Parameterauswahl). Je nach Auswahl der Parameter erfolgt die Anzeige der Daten auf der 1. Seite der Rechnung. Die Strukturdefinitionen werden auch auf die Folgeseiten übernommen (und dort im Detail dargestellt).    #### Unterhalb der Formular-Vorschau ### ![](https://support.pacs-projektcontrolling-software.com/help/de/Grafiken/Screen_Formularansicht_Buttons.png) - **Positionen bearbeiten**: Wenn Sie den Button klicken, wechselt die Ansicht in das [Register RECHNUNGSPOSITIONEN](https://help.pacs-software.com/de-de/help/rechnungsdetails-register-rechnungspositionen?hsLang=de-de). - **E-Rechnung validieren**: Es wird geprüft, ob diese E-Rechnung den Vorgaben der europäischen Norm EN16931 entspricht und damit eine valide E-Rechnung ist. - Ggf. fehlende Bestandteile werden angezeigt (und müssen nachgepflegt werden). - Wenn kein E-Rechnungs-Format (für das Projekt) festgelegt wurde, muss für das E-Rechnungs-Format für dieses Projekt [unter Rechnungsvorgaben festgelegt werden](https://help.pacs-software.com/de-de/help/projektverwaltung-unterregister-rechnungen?hsLang=de-de) (Projekte \> Projektverwaltung \> Register RECHNUNGEN \> Unterregister RECHNUNGSVORGABEN \> Feld "E-Rechnung"). - **Vorschau drucken** (für (Vorschlags-) Rechnungen & Mahnungen): Ausdruck der im Register „Rechnungs-Vorschau“ angezeigten Rechnungsinhalte. Bei On Premises-Einsatz: Ausdruck auf Ihrem Drucker. Bei Cloud-Einsatz: Erstellung einer PDF zum Ausdruck. Mehr Informationen finden Sie unter: [Formulardruck (Rechnungen/Mahnungen/Angebote)](https://help.pacs-software.com/de-de/help/formulardruck-pdf-export-druckqualitaet?hsLang=de-de) **- Tipps für ein optimales Ergebnis.** - Vorschau exportieren & versenden (für Rechnungen & Mahnungen): - Auswahl im gewünschten Format exportieren (PDF, Word, Excel, CSV, TSV, RTF) und als Anhang zur E-Mail übernehmen - Das System schlägt eine Dateinamen-Struktur vor. Diesen können Sie unter SYSTEM-KONFIGURATION | SYSTEM | EXPORT-DATEINAMEN definieren. - Abschließen & Dokumente erstellen (für Rechnungen, Korrektur-/ Storno-Rechnungen & Mahnungen): - Bei Klick auf den Button wird aus einer Rechnung mit dem Status „geplant“ oder „zu fakturieren“ eine Rechnung mit Status „fakturiert“ erstellt. - Wenn es sich um eine „Vorschlags-Rechnung“ handelt, wird zusätzlich der Abrechnungstyp auf ‚Nach Rechnungspositionen‘ gestellt, eine endgültige Rechnungs-Nr. generiert und eingetragen. - Ggf. mit der Rechnung verknüpfte Zeiten & Kosten werden als abgerechnet markiert und mit der ‚Rechnungsnummer gekennzeichnet‘. - Wenn bereits eine „endgültige Rechnungs-Nr.“ existiert (also wenn der Status auf eine niedrigere Stufe zurückgesetzt wurde), dann wird der Status erneut auf „fakturiert“ gesetzt (Rg.-Positionen und Rg.-Nr. werden nicht neu erstellt) und das neu erstellte Dokument im Register DOKUMENTE gespeichert. Einsatzfall: wenn eine bereits existierende endgültige Rechnung nachträglich noch inhaltlich geändert werden musste. - Folgende Dokumente werden erstellt und zur Rechnung im Register DOKUMENTE hinzugefügt (der Umfang bzw. die Festlegung erfolgt im (Unter-)Register RECHNUNGSVORGABEN beim Projekt (Projekte -\> Projektverwaltung -\> Register RECHNUNGEN -\> Unterregister RECHNUNGSVORGABEN -\> Felder "Rechnungs-PDF", "E-Rechnung" und "Überweisungs-QR-Code"). - Info-Fenster-Anzeige „Parameter zur Dokumenterstellung“ (es wird für jede Rechnungsvariante textlich mit JA oder NEIN angezeigt, ob ein Dokument erstellt wird \[abhängig von der Auswahl Unterregister RECHNUNGSVORGABEN\]. **Beispielanzeige**: - DOKUMENT "E-RECHNUNG" ERSTELLEN: ja/nein - ZUGFeRD (EN 16931) 2.3 - Formular als PDF integrieren: ja/nein - DOKUMENT "KLASSISCHES PDF" ERSTELLEN: ja/nein - Formularansicht: Rechnung - RECHNUNGS-PDF - Rechnungs-Datei-Anhänge hinzufügen: ja/nein - Reisekosten-Belege hinzufügen: ja/nein - Belege Sonstiger Leistungen hinzufügen: ja/nein - DOKUMENT "ÜBERWEISUNGS-QR-CODE" ERSTELLEN: ja/nein - Exportformat ist nicht angegeben. - Wenn eine E-Rechnung erstellt wird (Formate ZUGFeRD, Peppol BIS, XRechnung), dann wird diese Datei immer parallel im Register DOKUMENTE gespeichert. Wichtig für PACS API Schnittstelle zu DATEV: es werden nur (Ausgangsrechnungs-) Dokumente „Klassisches PDF“ aus dem Register DOKUMENTE exportiert (wenn vorhanden). - **Endgültige Dokumente prüfen & versenden** (gilt für Rechnungen & Mahnungen): Bei Klick auf den Button wechselt das System in das**[Register DOKUMENTE](https://help.pacs-software.com/de-de/help/rechnungsdetails-register-dokumente?hsLang=de-de)**. Die im vorherigen Schritt „Abschließen & Dokumente erstellen“ erzeugten Dokumente werden DORT angezeigt. Die fixierten Rechnungsdaten/ das Rechnungsbild bilden die Basis für den Versand oder den Export in die Finanzbuchhaltung über das PACS Modul DATEV Export Ausgangsrechnungen. - [Einstieg, generelle Bedienung & Abläufe](https://help.pacs-software.com/de-de/help/einstieg-generelle-bedienung-abl%C3%A4ufe?hsLang=de-de#main-content) - [Überblick Projektsoftware](https://help.pacs-software.com/de-de/help/einstieg-generelle-bedienung-abl%C3%A4ufe?hsLang=de-de#%C3%BCberblick-projektsoftware) - [Bedienung der Software](https://help.pacs-software.com/de-de/help/einstieg-generelle-bedienung-abl%C3%A4ufe?hsLang=de-de#bedienung-der-software) - [Abläufe generell & bei Ersteinführung](https://help.pacs-software.com/de-de/help/einstieg-generelle-bedienung-abl%C3%A4ufe?hsLang=de-de#abl%C3%A4ufe-generell-bei-ersteinf%C3%BChrung) - [E-Mail Versand Konfigurationen](https://help.pacs-software.com/de-de/help/einstieg-generelle-bedienung-abl%C3%A4ufe?hsLang=de-de#e-mail-versand-konfigurationen) - [Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)](https://help.pacs-software.com/de-de/help/einstieg-generelle-bedienung-abl%C3%A4ufe?hsLang=de-de#zwei-faktor-authentifizierung-2fa) - 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[Konfiguration Projekt-Strukturen](https://help.pacs-software.com/de-de/help/system-konfiguration-administration?hsLang=de-de#konfiguration-projekt-strukturen) - [Rechte & Organisation, Mandanten](https://help.pacs-software.com/de-de/help/system-konfiguration-administration?hsLang=de-de#rechte-organisation-mandanten) - [Zugriffsverwaltung](https://help.pacs-software.com/de-de/help/system-konfiguration-administration?hsLang=de-de#zugriffsverwaltung) - [Konfiguration Reports](https://help.pacs-software.com/de-de/help/system-konfiguration-administration?hsLang=de-de#konfiguration-reports) - [Konfiguration Ressourcen & Zielvorgaben](https://help.pacs-software.com/de-de/help/system-konfiguration-administration?hsLang=de-de#konfiguration-ressourcen-zielvorgaben) - [Konfiguration Schnittstellen & Integration](https://help.pacs-software.com/de-de/help/system-konfiguration-administration?hsLang=de-de#konfiguration-schnittstellen-integration) - [System, Lizenzen & übergreifende Fkt](https://help.pacs-software.com/de-de/help/system-konfiguration-administration?hsLang=de-de#system-lizenzen-%C3%BCbergreifende-fkt) - 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