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(Unter-)Register Allgemein (Projektverwaltung)

Projektstammdaten pflegen: Klassifizierung, Termine, Sonstiges und projektbezogene Eingabeprüfungen für Zeiten und Kosten.

Sie kommen zu dem Register über Projekte | Projektverwaltung | Allgemein. Die Anzeige des Registers ist levelabhängig. Sie können dies einstellen unter System-Konfiguration | Projektverwaltung | Berechtigungen | Zeile 'Allgemein, Aufruf (Unter-)Register'.

Bereich Klassifizierung

Sie können den (Projekt-)Name frei definieren.
  • Es handelt sich hierbei um den 'Arbeitsnamen' des Projektes. Dieser wird von den Mitarbeitern bei der Erfassung von Zeiten und Kosten ausgewählt. Der Name wird auch bei den meisten Reports als Projektbezeichnung genutzt.
  • Variante: Der vergebene Name wird automatisch auch im Feld (Projekt-)Nummer eingetragen. (Dies ist abhängig von Ihren Einstellung unter System-Konfiguration | Projektverwaltung | Allgemein.) Damit die Namensanzeige bei der Dropdownauswahl nicht doppelt vorkommt, müssen Sie den Anzeigename des Projektes entsprechend anpassen. Mehr Informationen finden Sie unter Anzeigenamen anpassen.
  • Wenn Sie auf den Button Nr. generieren klicken, wird eine Projektnummer [Standard] automatisch erstellt. Wenn Sie auf die Auswahl Temporäre Akquise - Projekt-Nr. klicken, wird eine Temporäre Akquise-Projekt-Nr. erstellt.

      • Hintergrund: Nicht jedes Projekt in Akquise wird zu einem Auftrag. Um zu große 'Lücken' in der fortlaufenden 'endgültigen Projekt-Nr' zu vermeiden, aber auch um den betroffenen Projekten eine spezielle Kennung zu geben, haben wir diese temporäre Akquise-Nr. eingeführt. Im Register ANGEBOTE existiert ein separates, unahängiges Feld 'Akquisenummer'. Dieses Feld wird nicht automatisch mit der hier genierten Nr. befüllt. (Wenn Sie diese Nummer als Projektnummer möchten, müssen Sie dies händisch Kopieren.)
      • Es handelt sich bei den Nummern um einen Vorschlag, den Sie noch ändern können. Einschränkung: Jede Projektnummer muss eindeutig sein. Sie darf also nur einmal vorkommen. Dies gilt Mandanten-übergreifend.
      • Nummernstruktur: Sie können Ihre gewünschte Struktur des Nummernvorschlags unter System-Konfiguration | System | Nummernkreise festgelegen. Die Nummer wird in Abhängigkeit des ausgewählten Mandanten vorgeschlagen (letzte Projektnummer des Mandanten +1).
  • Projektvorlage: Setzen Sie hier den Haken, wird ein Textfeld angezeigt, in dem Sie den Namen der Projektvorlage eintragen können.
    • Wenn Sie ein laufendes Projekt als Vorlage qualifizieren, werden alle Stammdaten bei Neuanlage eines Projektes mit übernommen.
    • Das laufende Projekt steht anschließend nicht mehr für die Mitarbeiter zur Planung oder Erfassung von Zeiten + Kosten zur Verfügung.
    • Um die Strukturen eines laufenden Projektes als Vorlage zu nutzen, sollten Sie vorab eine Kopie des laufenden Projektes erstellen und die Kopie dann als Vorlage qualifizieren.
  • Im Feld (Projekt-)Name (lang) können Sie einen ausführlicheren Text für die Projektbeschreibung eingeben. Dies ist z.B. relevant für die Darstellung auf dem Rechnungsformular.
  • Auftraggeber (Standardadresse für die Anschrift bzw. Darstellung in Reports):
    • Es wird Ihnen zunächst die Adresse der Projektvorlage dargestellt (Standardname: Platzhalter).
    • Zur Änderung der Adresse müssen Sie auf Ändern klicken und den gewünschten Kontakt suchen.
  • Projektleiter [PL] (Haupt-Projektleiter) und ggf. die Stellvertreter: Sie können dies festlegen, indem Sie rechts neben dem Feld auf den Button klicken. Das Fenster Projektleiter öffnet sich.
    • Sie können nur einen Kontakt als Projektleiter wählen werden,
    • Um einen neuen Projektleiter einzutragen, müssen Sie auf Neu klicken und den Kontakt aus der Dropdown-Liste auswählen.
    • Sie müssen einen Kontakt als Haupt-PL per Haken markieren. Weitere Zuordnungen sind 'Projektleiter Stellvertreter'.
    • Zum Löschen eines Projektleiternamens, müssen Sie die betroffene Zeile markieren und auf Löschen klicken.
    • Klicken Sie am Schluss auf Übernehmen.

Hinweis: Alle als Projektleiter eingetragenen Mitarbeiter können über die Rechte des Benutzerprofils Projektleiter Änderungen vornehmen.

  • (Projekt-)Status: Ihnen wird eine Auswahlliste an Statusstufen (Standard) vorgeschlagen: Akquisition, Angebot, Auftragsbestätigung, Durchführung, Beendet, Beauftragung abgelehnt.
    • Über die Statusstufe können Sie das Projekt innerhalb des Bearbeitungsprozesses weiterführen. Dies ist wichtig für die Projektsuche oder die Strukturierung von Reports.
    • Mehr Informationen finden Sie unter Projekt abschließen und wieder aktivieren.
  • (Projekt-)Erfassungssperre:
    • Über die Auswahl "Nicht gesperrt", "Gesperrt", "Gesperrt bis" legen Sie fest, ob noch Zeiten + Kosten (durch Mitarbeiter) auf dem Projekt erfasst werden können (Plan oder Ist).
      • Bei Auswahl "Gesperrt bis" können nur die Zeiten + Kosten vor bzw. bis einschließlich dem eingetragenen Datum nicht mehr geändert werde, nach diesem Datum ist die Eingabe nach wie vor möglich.
    • Einsatzmöglichkeiten:
      • Die Sperre kann unabhängig von der Statusstufe definiert werden, d.h. auch für Akquiseprojekte.
      • Sie können dies als eine Art "vorläufiger Projektabschluss" einsetzen: Mitarbeiter können keine Leistungen mehr auf das Projekt erfassen, aber es können weiter Rechnungen gestellt und der Zahlungseingang erfasst werden.
    • Die Sperre hat keine Auswirkungen auf das Erstellen von Rechnungen (Gutschriften, Mahnungen etc.) oder das Ändern von Projekt-Stammdaten.
    • Zu den Auswirkungen und zur Abgrenzung im Vergleich zum Projektstatus 'Erledigt' finden Sie mehr Informationen unter Projekt abschließen und wieder aktivieren.
  • (Projekt-)Währung:
    • Sie können die mögliche Auswahl von alternativen Währungen unter System-Konfiguration | Internationalisierung | Währungen festgelegen.
    • Für jedes Projekt können Sie eine unterschiedliche Währung hinterlegen (Mehrwährungsfähigkeit). Folgende Betragswerte werden in dieser Währung hinterlegt:
      • Projektvolumen: Honorar, Nebenkosten, Rabatt, Erfolgshonorar
      • Die Zuordnung/Vorlage und Auswahl der Leistungssätze der Zeiten (im Register TEAM/LEISTUNG) kann nur in der definierten Projektwährung erfolgen.
      • Kostensätze Reisekosten/Sonst. Leistungen: Hier erfolgt die Umrechnung i.d.R. erst beim Erfassen der Leistungen. Werden die Sachkosten in einer abweichenden Währung erfasst, erfolgt die Umrechnung in Projektwährung (im Detail siehe Kosten Fremdwährung).

  • Angebote/Provisionen

  • Rechnungen/Gutschriften/Zahlungen

    • Die nachträgliche Änderung der Projektwährung ist nur möglich, wenn auf dem Projekt noch keine Leistungssätze, Zeiten & Kosten, Rechnungen/Zahlungen, Gutschriften, Erfolgshonorare, Angebote, Provisionen, Schritte oder Mitarbeiter-Budgets erfasst wurden.

  • Durchführungsland: Für den Eintrag der Reisekosten wird dem Mitarbeiter als 'erster' Vorschlag das beim Projekt hinterlegte Land eingetragen. Dieser Vorschlag ist änderbar.
  • Freigabepflichtig:
    • Die Möglichkeit zur Freigabe/Genehmigung von Zeiten & Kosten können Sie für jedes Projekt unterschiedlich definieren.
    • Folgen, wenn Sie dies aktivieren:
      • Es werden beim Mitarbeiter die Zeiten & Kosten vor Freigabe mit einem rotem Fähnchen markiert (in der tabellarischen Darstellungen) bzw. mit roter Zellenmarkierung (im Bereich Zeiten-KW). So ist für den Mitarbeiter visuell sichtbar, welche Zeiten + Kosten für betroffene Projekte noch 'einzureichen' bzw. 'zur Genehmigung' freizugeben sind.
      • Bei der Projektabrechnung 'nach Aufwand' werden nur Positionen automatisch in die Rechnung mit aufgenommen, wenn die 'Freigabe durch den PL oder sonst. Verantwortlichen' erfolgte. Eine nachträglich Einzelauswahl durch den Rechnungsstellenden ist aber nach wie vor möglich.
      • So legen Sie die Notwendigkeit und Berechtigung der 'Verantwortlichen-Freigabe' [ hellgrünes Fähnchen] und 'GF-Freigabe' [dunkelgrünes Fähnchen] beim Projekt fest.
    • Wenn kein Haken gesetzt ist, dann werden die Felder zur Festlegung des Freigabepflichtigen rechts daneben inaktiv bzw. zurückgesetzt auf 'Keine Auswahl'.
    • Folgende Alternativen sind möglich. Wenn Sie mehrere auswählen, sollte dies der Hierarchie in Ihrem Unternehmen entsprechen.
        • GF (Geschäftsführer Mandant)
        • BU-Leiter des Projekts [alle in Frage kommenden Hierarchie-Ebenen]
        • BU-Leiter des Mitarbeiters [alle in Frage kommenden Hierarchie-Ebenen]. Relevant u.a. für Urlaubsprojekte
        • Direkter Vorgesetzter des Mitarbeiters [gem. Eintrag beim Kontakt unter Ressourcendaten]
        • PL [= Haupt-Projektleiter]

        • PL Stellvertretend

        • Key User [jeder, für den das Key User Profil freigeschaltet ist]
        • Benutzer [ist gleichbedeutend mit 'Keine Einschränkung' = Standardwert für Verantwortlichen-Freigabe]
        • Wird keine dieser Benutzergruppen ausgewählt, dann erfolgt die Anzeige '(Keine Auswahl)' [= inaktiv. Es ist also niemand berechtigt = Standardwert für endgültige Freigabe].
  • Mandant und Business Unit (Kostenstelle): Sie müssen jedes Projekt einem Mandanten und einer Business Unit zuordnen. Wenn keine definiert sind, erfolgt jeweils die Zuordnung zu 'Standard'.
    • Mandant: Dies ist eine rechtlich selbständige Einheit innerhalb eines Anwendungsunternehmens bzw. einer Gruppe von Unternehmen, die PACS nutzen. Das kann zum Beispiel ein Unternehmen mit rechtlich eigenständige Niederlassungen oder eine Unternehmensgruppe mit rechtlich selbständigen Einheiten im In- und Ausland oder Unternehmen sein. Diese treten zwar gegenüber ihren Kunden als eine Firma auf, aber rechnen getrennt nach Steuerberatung- und Wirtschaftsprüfung ab. Für den Standard-Mandanten und jeden weiteren Mandanten werden separate Kreisläufe für Projekt- oder Rechnungsnummern definiert und eine separate Nummernstruktur-Systematik festgelegt (System-Konfiguration | System | Nummernkreise). Die Anlage von Mandanten erfolgt unter System-Konfiguration | Rechte und Organisation | Mandanten.
    • Business Unit (Kostenstelle): Dies ist eine organisatorische Einheit innerhalb eines Anwendungsunternehmens (bspw. Fachabteilungen oder Partnerbereiche). Die Definition der Business Units erfolgt unter System-Konfiguration | Rechte und Organisation | Business Units und Verantwortungen | Business Unit-Verantwortung.
    • Jede Business Unit wird einem Mandanten fix zugeordnet (System-Konfiguration | Rechte und Organisation | Business Units und Verantwortungen | Business Units inkl. Mandantenzuordnung). Wenn nur ein Mandant existiert, wird diese dem 'Standard-Mandanten' die Business Unit automatisch zugeordnet.
    • Ablauf: Anlage eines neuen Mandanten
  • (Projekt-)Typ: So können Sie 'Normalprojekte' (externe Kundenprojekte und interne Projekte inkl. Abwesenheitsprojekte) von 'Sonderprojekttypen' (Gleitzeit, Gemeinkosten, etc.) unterscheiden.
    • Die Klassifizierung dient im Schwerpunkt für die Strukturierung von Projekten für die Suche und Reporterstellung. Mehr Informationen dazu finden Sie unter Projekttypen.
    • Die Projektfunktionen sind bei allen Typen identisch. Sie unterscheiden sich nur bei Reports (Sonderprojekte werden in den normalen PACS Reports nicht berücksichtigt, d.h. die Inhalte nicht mit dargestellt).
  • (Projekt-)Art: Sie können jedem Projekt eine definierte Projektart zuordnen.
    • Es handelt sich dabei um ein weiteres Strukturierungskriterium nach bspw. Strategieprojekten, IT-Projekten, Organisationsprojekten etc. Die Definition der Projektart ist unternehmenseinheitlich und erfolgt unter System-Konfiguration | Projektverwaltung | Qualifizierung | Projektart.
    • Hier finden Sie mehr Infos zu den Rahmenvertragsprojekten.

Bereich Termine

Um Plan- und Ist-Werte für den Projektstart und das Projektende einzugeben, müssen Sie auf Kalenderauswahl klicken und für die Felder Start (Plan/Ist) und Ende (Plan) das Datum eintragen.
  • Die Datumswerte (Ist) werden nur aktiviert, wenn Sie ein Datum eingetragen haben. (Zum Entfernen eines Ist-Datums, müssen Sie in das Feld klicken [das Datum markieren] + ENTF-Taste drücken).
    • Wenn Sie ein Projekt mit Status 'Durchführung' neu angelegen, wird das Ist-Datum des Projektstarts automatisch mit eingetragen. (Der korrekte Eintrag des Datums ist wichtig für die Auswertung der 'Unfertigen Leistungen').
  • Das Datum Ende (Ist) wird mit Abschluss des Projektes vom System eingetragen (Projektabschluss). Der Eintrag kann über mehrere Wege initiiert werden:
    • Sie können hier im Feld Datum Ende (Ist) ein Datum eintragen und auf Speichern klicken. Das Projekt wird dann auf die Statusstufe 'Beendet' gesetzt.
    • Wenn Sie beim Feld 'Status' (siehe Projekt abschließen und wieder aktivieren) die Stufe 'Beendet' oder 'Beauftragung abgelehnt' wählen und auf Speichern klicken, dann wird das Projekt ebenfalls beendet.

Bereich Sonstiges

  • Für diese Freifelder können Sie unternehmensindividuelle Felddefinitionen vorgenehmen. Die Definitionen gelten dann für alle Projekte. Sie können dies unter System-Konfiguration | Projektverwaltung | Feldnamen definieren.
  • Sie können zum Beispiel ein Feld für einen Stundendeckel und ein 'Info' Feld erstellen.

Bereich projektbezogene Eingabeprüfungen Zeiten und Kosten (Agents)

  • Mit Hilfe von Eingabeprüfungen können Sie für Projekte verschiedene Eingabebeschränkungen für die Zeiten + Kostenerfassung definieren.
  • Sie müssen den Haken in der Spalte 'Aktiv' setzen um dies für das jeweilige Projekt zu aktivieren.
  • Einsatzbeispiele: Die Eingabe von Zeiten und Kosten durch den Mitarbeiter soll verweigert werden, wenn ...
    • die Summe der Leistungen (zu VKP) größer ist als das definierte Auftragsvolumen,
    • mehr als 8 Stunden als verrechenbare Leistungen erfasst werden (da mit dem Kunden vereinbart wurde, dass max. diese Stunden pro Tag abgerechnet werden können), oder
    • Reisekosten als verrechenbare Leistungen erfasst werden, obwohl mit dem Kunden vereinbart wurde, dass keine Reisekosten berechnet werden.
  • Sie können die Inhalte einer Eingabeprüfung unter System-Konfiguration | Zeiten und Kosten | Eingabeprüfungen (Agents) festgelegen. Sie sind also individuell definierbar.