Projektcontrolling & Projekt-ERP (Überblick)

Bei der PACS Software handelt es sich um eine spezielle Branchenlösung, die konzipiert ist für Beratungsunternehmen, Engineeringunternehmen, beratende Ingenieure, Software- und IT-Firmen, Wirtschaftsprüfungs-Gesellschaften oder Dienstleister in Konzernstrukturen oder Unternehmensgruppen.

PACS verbindet Projektprozesse mit den Führungs- und Steuerungsgrößen Ihres Unternehmens: von der Akquise, Planung, der Zeiten & Fremdkostenerfassung bis zur Abrechnung.

Dazu ermöglicht PACS die strukturierte & zielgerichtete Verwaltung Ihrer Unternehmensaktivitäten. Diese werden erfasst durch alle Mitarbeiter des Unternehmens, gemäß Ihren Aufgaben und Berechtigungen. Der Fokus liegt primär auf der Bereitstellung von entscheidungsrelevanten Steuerungsinformationen (Projektcontrolling) und der Optimierung von Geschäftsabläufen (Prozessen/ Workflows). Den Datenumfang legen sie über die gewählten PACS Module fest.

Controlling-Konzept

Das PACS-Controlling-Konzept umfasst alle Phasen Ihrer Projekte. Die einzelnen Themen dieser Phasen bilden die Unternehmensleistung ab. Durch diese integrierte Betrachtung aller Bereiche erhalten Sie mehr Transparenz und es ermöglicht den Beteiligten schnellere Entscheidungen zu treffen.

Der Umfang, die Qualität & Aktualität der Daten bilden das A&O für ein aussagekräftiges Controlling. Die notwendigen Einzeldaten werden in PACS von allen Beteiligten im Rahmen ihrer täglichen Arbeit mit der PACS Software geliefert.

Neben projekt- und periodenbezogenen Zeiten & Kosten -Auswertungen (wer hat wann, was, wie viel) können so auch Ergebnisauswertungen, wie Erfolgs-/Deckungsbeiträge für einzelne Projekte/Aufträge, Kunden, Projektarten, Business Units (Abteilungen) oder Mitarbeiter ermittelt werden.

Mit Hilfe von PACS konzipieren Sie selbst Ihr eigenes, individuelles Projekt-Controlling-System. Die für Sie relevanten Entscheidungskriterien und Steuerungsgrößen legen sie selbst fest.

Projekt-ERP Funktionen & Workflows

Grundlage bildet die Kontaktverwaltung (Interesstenten, Kunden) und Mitarbeiter-/Verwaltung sowie die Projekt-Stammdaten-Verwaltung. Wichtige Bestandteile für mögliche Prozesse bilden die Funktionen zur Projektakquise, zur Projektplanung & zur Mitarbeiter-Einsatzplanung und zur Projektabrechnung. Letzteres auch mit direktem Versand einer PDF- oder E-Rechnung per E-Mail. Über die Dokumentenverwaltung können Sie Dokumente beziehungsweise Dateien zu einzelnen Positionen zuordnen. Bei Ausgangsrechnungen werden beispielsweise auch die (vom Berater/ Ingenieur) abgerechneten Reisekostenbelege oder (vom Auftraggeber) unterschriebenen Tätigkeitsnachweise mit integriert.

Die PACS-Kostenrechnung knüpft an der Einzel-Leistung an. Daher erfassen die Berater & Ingenieure ihre Zeiten und Reisekosten inklusive Belege über eine der drei verfügbaren Oberflächen: auf dem Smartphone, im Web Client oder Rich Client. Alle Leistungen werden immer Projekten zugeordnet und qualifiziert.

Über die PACS Schnittstellen erfolgt ein strukturierter Datenaustausch zu Drittsystemen. PACS bietet API Schnittstellen zu Microsoft Power BI, zu HRworks, zu Personio oder zu Microsoft 365 an. Zusätzlich unterstützt PACS aber auch Import & Exportschnittstellen über Textdateien.

Alle Funktionen & Informationen sind in einer Software verfügbar!

Abgrenzung PACS zur Finanzbuchhaltung

• Der primäre Fokus des nachgelagerten Rechnungswesens ist u.a. die 'Kostenarten'-Strukturierung, orientiert an handels- und steuerrechtlichen Kriterien (Umsatzsteuer-Meldungen, G&V- und Bilanzerstellung)

• Projektlaufzeiten  stimmen i.d.R. nicht mit bilanziellen Abrechnungsperioden (Geschäftsjahr) überein.

• Eine Finanzbuchhaltung kann diese Steuerungsdaten nicht liefern, da die geleisteten Stunden der Mitarbeiter je Projekt (Kostenträger)  i.d.R. nicht abgebildet werden.

• Wenn die Finanzbuchhaltung nicht im eigenen Unternehmen bzw. zeitnah durchgeführt wird, sind die Informationen i.d.R. auch erst im Folgemonat verfügbar.