Bedienung und Symbole (Zeiten & Kosten)

ZEITEN

REISEKOSTEN

SONST. LEISTUNGEN

(nicht für Web Client)

• Suchen: Definieren Sie zur Anzeige die Auswahlkriterien "Projekt", "Mitarbeiter" und "Zeitraum" (bezieht sich auf die Startzeit) und klicken auf den Button Suchen. Wenn Sie Suchkriterien ändern, müssen Sie zur Aktualisierung erneut auf Suchen klicken.
• Hinweis: Im Dropdownfeld Projekte werden nur Projekte gelistet, die 'buchbar' sind (nicht gesperrte Projekte mit Status Akquise und Durchführung). Wenn Sie alle Projekte (buchbar/nicht buchbar) anzeigen lassen wollen, müssen Sie die Auswahl 'Alle Projekte' (gemäß Ansichtsrecht) wählen.
• (Suche) Erweitert: Durch Klick auf können Sie die Suche kann noch weiter eingrenzen. Für jede Suche müssen Sie die Kriterien jedoch neu definieren.

• Speichern der Neueingabe oder Änderung: Dies schließt jede Eingabe ab !!! Wenn Sie die Daten nicht sichern, gehen die Eingaben verloren. Sie müssen dies immer vor dem Wechsel des Registers vornehmen (vergleichbar dem Verlassen einer Datei, ohne zu sichern).
• Klicken Sie dazu auf Menü Bearbeiten | Speichern oder Speichern oder die Tasten Strg + S.

• Neuanlage: Klicken Sie auf Neu anlegen oder im Menü auf Bearbeiten | Neu oder im Rich Client die Tasten Strg + N. Die Eingabe erfolgt zeilenweise. Die neu hinzugefügte Zeile ist blau markiert.
• Füllen Sie die Pflichtfelder je Zeile aus (Erfassen Zeiten &Kosten inhaltliche Voraussetzungen, Zeiten & Kosten - Eingabefelder) und klicken anschließend auf Speichern. Bei erneuter Anlage von Zeiten & Kosten merkt sich das System das zuletzt ausgewählte Datum und schlägt es erneut für die Neuanlage vor.
• Sie können die Zeiten uhrzeitgenau eingeben (Freischalten der Felder und Aktivierung der Berechnungsfunktion nötig). Die Bedienungsbeschreibung finden Sie unter Zeiten & Kosten Eingabefelder: "Alternative 2: Start (Datum/Uhrzeit) + Pause + End-Uhrzeit".
• Bei zusätzlicher Eingabe für Kommen - Pause - Gehen (Freischalten der Felder nötig) ist die Eingabe nur über den Bereich ZEITEN-KW möglich. Hinweis: In der Mobile App werden bei uhrzeitgenauer Zeiteneingabe die Werte für Kommen, Gehen und Pause automatisch ermittelt und in der Anzeige pro Tag angezeigt.
• Eingabe Stunden : Minuten: Sie können bei der Eingabe neben dem Doppelpunkt, auch einen Punkt und das Komma als Trennungszeichen verwenden (bspw. 8,30 oder 8.30 für 08:30). ABER: Für die Eingabe von 00:30 müssen Sie zuerst 2 Mal die '0' eintragen. Erst dann den Punkt bzw. das Komma und die Zahl.
• Nur im Bereich Kosten: Fügen Sie weitere Kosten hinzu (Kopier-Funktion). Sie können von der aktuell mit Haken markierten Position ausgehend weitere Reisekosten erfassen. Die Funktion 'kopiert' alle Zeileninfos ('Datum', Projekt', 'Reise', etc., ABER NICHT den 'Leistungssatz', die 'Anzahl' und die 'Kosten'. So können Sie schnell weitere Positionen eintragen. Hinweis: Sie legen neue Reisekosten ohne 'Reise-Verknüpfung' an über Neu anlegen.

Kopieren: Markieren Sie die betroffene Zeile (per Haken) und klicken auf

• Kopieren (für 1:1-Kopie) oder
• Kopieren auf aktuellen Tag (1:1-Kopie, nur Datum wird auf den aktuellen Tag geändert) oder
• Auf nächsten AT kopieren (1:1-Kopie, nur Datum wird geändert, abhängig davon, auf wie viele Folgetage der Eintrag vorgenommen werden soll) oder
• Kopieren auf Folgemonate: (1:1-Kopie, nur Datum wird geändert, abhängig davon, auf wie viele Folgemonate der Eintrag vorgenommen werden soll)

Die Zeile wird dupliziert und blau markiert. Sie können ggf. Änderungen durchführen. Vergessen Sie nicht, anschließend auf Speichern zu klicken.

• Löschen: Markieren Sie die zu löschende Position und klicken auf Löschen oder klicken im Rich Client die Tasten Strg + L. Erst wenn Sie anschließend auf Speichern klicken, wird die Position tatsächlich gelöscht.
• Sonderfall PACS Web Client ZEITEN & KOSTEN | ZEITEN-KW: Markieren Sie die betroffene Projektzeile per Haken, klicken auf Löschen und schließen mit Speichern den Vorgang ab. Wichtig: Es werden nur die sichtbaren Zeiteinträge gelöscht (nicht alle Einträge des Projektes).

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Freigabe von Zeiten & Kosten: Markieren Sie die Positionen per Haken und klicken dann auf Freigabe Mitarbeiter bzw. auf Freigabe Vorgesetzter oder Projektleiter. Dies ist nur aktiv, wenn die entsprechenden Rechte für den Benutzerlevel definiert sind. Zum Demarkieren müssen Sie auf die Alternativen bzw. klicken.

Über Weitere Funktionen können Sie alle zusätzlichen Funktionen dieses Bereiches aufrufen. Diese umfassen hier folgende Funktionen:

• Löschmarkierung rückgängig machen: Die Position ist zum Löschen markiert (Zeilenfarbe rot), aber noch nicht tatsächlich gelöscht (dies erfolgt erst, wenn auf Speichern geklickt wird). Sie können die Markierung zurücksetzen, indem Sie auf Rückgängig machen klicken oder einfach das Register schließen.
• Beträge aus Leistungsarchiv neu zuordnen
• Datensätze umbuchen (bei aktiver Auswahl jeweils eines Mitarbeiters und eines Projektes): Markieren Sie die betroffenen Zeiten & Kosten per Haken und klicken dann auf Mitarbeiter oder Projekt oder Leistungssatz oder Aktcode oder Schritt. Dies ist nur aktiv, wenn entsprechende Rechte für den Benutzerlevel unter SYSTEM-KONFIGURATION | ZEITEN + KOSTEN | BERECHTIGUNGEN | Zeiten + Kosten in der Zeile "Datensätze umbuchen" definiert sind.
• Gruppierung öffnen und schließen: Hier können Sie alle Gruppierungen öffnen oder schließen.
• Wechseln zu verknüpften Daten (aus dem aktuellen Register/Bereich): Klicken Sie auf Wechseln zu verknüpften Daten um zu den Datensätzen in einem anderen Funktionsbereich zu gelangen (Sie müssen einen Datensatz vorher markieren). Der andere Funktionsbereich öffnet sich als neues Register.
• Auszahlung:
  • Auszahlen von Zeiten & Kosten: Markieren Sie die Position per Haken und klicken dann auf Auszahlen. Dies ist nur aktiv, wenn entsprechende Rechte für den Benutzerlevel definiert sind. Zum Demarkieren müssen Sie im Menü Auswahl | Auszahlung zurücksetzen wählen.
  • Nur bei Sonst. Leistungen: Sie können Eingangsrechnungen auf Projekte verteilen. Klicken Sie im Bereich Lieferantenrechnung auf Lieferantenrechnung verteilen klicken.
• Abrechnungsmarkierung: Auswahl zwischen Als abgerechnet markieren und Abrechnungs-Markierung entfernen: Sie können Zeiten und Kosten "ausbuchen" bzw. als abgerechnet markieren. Sofern noch keine Zuordnung zu einer Rechnung erfolgte (siehe Rechnungsassistent), können Sie nachträglich eine Zuordnung von Zeiten und Kosten zu einer existierenden Rechnung vornehmen (Dies hat keine Auswirkung auf den Rechnungsbetrag). Dies ist nur aktiv, wenn die entsprechenden Rechte für den Benutzerlevel unter SYSTEM-KONFIGURATION | RECHTE UND ORGANISATION | BERECHTIGUNG UND PROFILE | Aufrufrechte für Funktionsbereiche je Zugriffslevel in der Zeile "Ausgangsrechnung" UND SYSTEM-KONFIGURATION | RECHTE UND ORGANISATION | BERECHTIGUNG UND PROFILE | Freischaltung Funktionsbereiche je Benutzerprofill in der Zeile "Ausgangsrechnungen" definiert sind.
• iCalender-Export im Bereich ZEITEN: Zur Anzeige der erfassten Zeit(en) als Termin(e) in Microsoft Outlook, müssen Sie die betroffene Zeit markieren und auf iCalendar-Export klicken (.ics-Format). Es öffnet sich dann automatisch der Termin in Outlook.
  • Wenn sich ein anderes Programm bzw. nicht Outlook öffnet, müssen Sie bei Ihrem Windows-Menü auf START > EINSTELLUNGEN gehen. Wählen Sie in dem Bereich "APPS" die STANDARD-APPS aus. Hier müssen Sie die App "Kalender" wählen. Legen Sie "Outlook" als Standarddateityp oder Linktyp für ".ics" fest (siehe Screenshot).
  • Nach dieser Änderung öffnet sich Ihr Terminkalender bzw. Outlook automatisch bei Klick auf iCalendar.

• • Korrektur-Aufgabe erstellen
  • Tabelle exportieren
  • Tabelle in Zwischenablage kopieren
  • Tabellenlayout auf Standard zurücksetzen
  • Tabellenlayout speichern - nur im Web Client möglich: Speichern Sie das Tabellenlayout (z.B. Spaltenbreiten). Hinweis: Beim Rich Client erfolgt die Speicherung des Layouts automatisch.

ERLÄUTERUNG

Speichern der Einträge: Erst dann erfolgt der Eintrag in die Datenbank.

Reise suchen: Sie können die Reisepositionen bearbeiten, sofern noch keine Sperre aktiv ist.

Reise kopieren: Sie können alle im Bereich Reisen angelegten Spesen etc. kopieren. Für die kopierte Reise wird ein neuer Zeitraum definiert. Dies ist geeignet, um gleichartige, wiederkehrende Reisen schnell einzugeben.

Reise komplett löschen: So löschen Sie die gesamte Reise (alle Positionen mit der selben Reisekennung).

Wechseln zu Reisekosten: Wenn Sie alle Positionen erfasst & gesichert haben, können Sie in den Bereich REISEKOSTEN wechseln, um weitere Ausgaben bzw. Reisekosten der Reise zuzuordnen. Zwischen den Registern REISETAGE und REISEKOSTEN können Sie in Abhängigkeit wechseln.

a)

b)

Aktcode-Darstellung [Hinweis: Die angezeigten Namen der Auswahl können Sie in der System-Konfiguration unter ZEITEN + KOSTEN | ACTCODES | REISEKOSTEN ändern]

a) 'MA bezahlt, Kunde berechenbar'

b) 'MA bezahlt, Kunde nicht berechenbar'

c)

d)

c) 'Firma bezahlt, Kunde berechenbar'

d) 'Firma bezahlt, Kunde nicht berechenbar'