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Eingabefelder und Inhalte (Reisekosten / Sonst. Leistungen)

Liste der Felder, die Ihnen für die Eingabe von Reisekosten und Sonst. Leistungen zur Verfügung stehen, welche Eingaben Pflicht / optional sind und welche Inhalte damit abgedeckt werden können.

  • Die Anzeige einzelner Eingabefelder sowie deren Reihenfolge im jeweiligen Bereich ist abhängig von der Firmenkonfiguation individuellen/persönlichen Einstellungen

    • Firmenindividuelle Konfiguration: einzelne Felder können ein- oder ausgeblendet werden.
      • Dies erfolgt zentral durch den Key User unter PACS > Einstellungen > System-Konfiguration > Zeiten + Kosten > Spaltenanzeige > Reisekosten o Reisetage o Sonst. Leistungen.
    • Eigene individuelle/ Einstellungen unter unter Profil >  Benutzereinstellung, wie bspw. Dropdown-Auswahl, Voreinstellung Suchzeitraum, REISETAGE Vorbelegungen Reisezeitraum, KOSTENSÄTZE Berechnung Verkaufswerte.

Bedienung

  • Bei der Eingabe ist der schnelle Wechsel zwischen den Eingabefeldern über die Tab-Taste möglich.
  • Der Umfang der angezeigten Felder ist abhängig von:
    • Den softwareseitig festgelegten Pflichteingaben [Pflicht]
    • Den aktivierten Feldern durch die Firma [optional].

Erläuterungen zu den einzelnen Feldern

  • Start (Datum) [Pflicht]
    • REISEKOSTEN: Zeitpunkt der Leistungserbringung. Wenn Sie die Reise über die Felder Beginn/Ende eintragen, werden diese Daten übernommen
    • SONST. LEISTUNGEN: Zeitpunkt der Leistungserbringung
  • Anzahl/Menge [Pflicht]
    • REISEKOSTEN: 
      • Definierte Einheit je Kostensatz. Bspw. "Anzahl" bei Übernachtungen oder "KM" bei Pkw-Nutzung
    • SONSTIGE LEISTUNGEN:

      • Definierte Einheit je Kostensatz. Bspw. Anzahl, Punkte, Gigabyte

  • Projekt [Pflicht]
    • Auswahl Projekt-Anzeigenamen
    • Es werden nur Projekte angezeigt, für die der Benutzer ein Ansichtsrecht/ Zugriffsrecht besitzt und die nicht gesperrt sind
  • Schritt [optional]
    • a) Im Modul Projektplan
      • Wenn hierfür eine Lizenz eingespielt ist, können auch Schritte in den unter b) genannten Bereichen angelegt werden.
    • b) Mit dem Add-On Schritte:
      • Projektverwaltung > Strukturen > Schritte
      • Projektverwaltung > Auftrag > Register Kalkulation PV
      • Im Rich Client im Register ZEITEN > Feld Schritt (Bedienung über rechte Maustaste).
        • Bedienungsrecht ist hier aber einschränkbar über SYSTEM-KONFIGURATION > PLANUNG > PROJEKTPLAN > BERECHTIGUNGEN > Zeilen 'Schritte anlegen, ändern löschen im Benutzerprofil ... (Business Unit Manager, Key User, Projektleiter, Mitarbeiter)'.Nur wählbar, wenn für ein Projekt tatsächlich Schritte (Vorgänge, Arbeitspakete) existieren. Wenn kein Schritt für ein Projekt existiert, wird '(Keine Auswahl)' angezeigt.
  • Kostensatz [Pflicht] -
    • Hinterlegte Kostensätze in Projektwährung.

    • In der Hauptnavigation unter Zeiten & Kosten > Leistungsarchiv > Kostensätze Reisekosten bzw. Konstensätze Sonst. Leistugen werden die unterschiedlichen Kostenarten/ Kostensätze hinterlegt.

      • Kostensätze sind in der Regel nicht projektspezifisch fix (eine Hotelübernachtung kann viele unterschiedliche Preise haben). Daher werden Kostensätze im Leistungsarchiv auf den Platzhalternamen 'MA-unabhängig' angelegt. 
        • Bei der Erfassung von Kosten wird der Name des Mitarbeiters bzw. des Verursachers automatisch zugeordnet (also der Platzhaltername wird ersetzt)
      • Die im Leistungsarchiv festlegten Kostensätze werden bei der Eingabe zur Auswahl angeboten.

      • Der Zugriff auf das Leistungsarchiv ist nur mit entsprechenden funktionalen Rechten möglich.

    • REISEKOSTEN
      • Kostensätze (bspw. Hotel, Frühstück, Bahn, Mietwagen oder KM-Privat-Pkw). 

    • SONST. LEISTUNGEN

      • Kostensätze bspw. Fremdleistung, Hardware/Software

      • Da bei der Erfassung immer ein Mitarbeitername zugeordnet werden muss (und der Mitarbeitername in diesem Bereich von untergeordneter Bedeutung ist), sollte mit dem Namen "MA-unabhängig" erfasst werden (siehe Feld 'Mitarbeiter').

         

  • Beschreibung [optional, Feldname änderbar]

    • Freitexteingabe zur Leistung

    • Individuelle Erläuterungen der durchgeführten Tätigkeit/ zum Reiseweg oder zur Sonst. Leistungen. Dieser Eintrag kann als Leistungsnachweis für Kunden genutzt werden und kann damit Teil der Rechnung werden.
    • Folgende Sonderzeichen sind NICHT erlaubt: # ' + % & $ "

  • Beschreibung2: [optional, Feldname änderbar]
    • Freitextbeschreibung zur Leistung
    • Dies können Sie bspw. zur Angabe des Leistungsortes nutzen oder als Beschreibung "intern" und damit als Zusatz zur Beschreibung (= extern für Kunden).
  • Mitarbeiter (Leistungserbringer) [Pflicht] -
    • REISEKOSTEN
      • Der eigene Name ist voreingetragen. Sie können sofort mit der Erfassung starten.
      • Wenn die Ergabe für einen anderen Mitarbeiter (Dritten) erfolgen soll, muss der Mitarbeiter aus dem Dropdownmenü gewählt werden.
        • Die Auswahl des anderen Mitarbeiters ist Abhängigkeit vom Ansichtsrecht des Benutzers für den Dritten (siehe Benutzerrechte ) und vom Benutzerprofil, in dem erfasst wird.
    • SONST. LEISTUNGEN
      • Der eigene Name ist voreingetragen.
      • Wenn die Ergabe für einen anderen Mitarbeiter (Dritten) erfolgen soll, muss der Mitarbeiter aus dem Dropdownmenü gewählt werden.
        • Die Auswahl des anderen Mitarbeiters ist Abhängigkeit vom Ansichtsrecht des Benutzers für den Dritten (siehe Benutzerrechte ) und vom Benutzerprofil, in dem erfasst wird.
      • Die Erfassung von Sachkosten als "MA-unabhängig" können Sie als PFLICHTEINGABE definieren unter SYSTEM-KONFIGURATION > ZEITEN & KOSTEN > ALLGEMEIN > Reisekosten + Sonst. Leistungen > Block Sonst. Leistungen: Haken bei 'Erfassung Sonstiger Leistungen muss MA-unabhängig erfolgen' (=Standardeinstellung).

  • EKP (brutto) - Einkaufspreis 

    • REISEKOSTEN [Pflicht] -
      • Vom Mitarbeiter tatsächlich verauslagter Betrag (brutto). Dieser Betrag wird  in der Reisekostenabrechnung erstattet.
    • SONST. LEISTUNGEN [optional]
      • Tatsächlich verauslagter Betrag. Dieser kann als Bruttobetrag oder Nettobetrag (Feld muss eingeblendet sein) erfasst werden.
  • VSt. (Vorsteuer)
    • Vst.-Prozent wird abhängig vom Kostensatz (und dem Belegland) automatisch eingetragen.
  • Fee/ Aufschlag % [optional] -
    • Aufschlagsatz zwischen Einkaufspreis (EKP) und Verkaufspreis (VKP)
    • Die Höhe ist abhängig von der Definition beim Kostensatz (im Leistungsarchiv). Wenn das Feld für eine Änderung freigeschalten ist, kann der Erfasser die Fee % selbst eintragen.
  • VKP (Netto) - Verkaufspreis [optional] -
    • Aber Pflichteingabe für Projektfaktura nach Leistungen.
    • Die Eingabe erfolgt in der Projektwährung.
    • REISEKOSTEN 
      • Das Feld ist in der Regel ausgeblendet, es wird der EKP-Betrag 1:1 übernommen.
        • Ausnahme bei abweichendem KM-Satz für den Mitarbeiter (derzeit 0,30€/km) und der Berechnung an den Kunden (bspw. 0,60€/km). 
        • In diesem Fall wird der VKP für Km bereits im Kostensatz fix hinterlegt und damit ebenfalls direkt übernommen.
    • SONST. LEISTUNGEN
      • Manueller Eintrag oder
      • Automatischer Eintrag aus der Berechnung EKP + Fee % 
    • REISEKOSTEN Zusätzliche Qualifizierung MA bezahlt oder Fa. bezahlt
      • MA bezahlt: der Mitarbeiter bekommt den Betrag über seine Reisekostenabrechnung erstattet.
      • Fa. bezahlt: die Firma hat den Betrag via Firmenkreditkarte oder Direktüberweisung bezahlt. Der Betrag wird dem Mitarbeiter nicht über Reisekostenabrechnung erstattet.
    • SONST. LEISTUNGEN.
      • Standard-Vorschlag bei Eintrag (Standardvorschlag-Definition ist zentral änderbar):
        • Externes Projekt: Nebenkosten VL (Standardname zentral änderbar)
        • Internes Projekt: Nebenkosten NVL (Standardname zentral änderbar)
  • Belegnummer [optional]

      • Folgende Sonderzeichen sind NICHT erlaubt: # ' + % & $ "

      • REISEKOSTEN:
        • Eintrag einer Nummer um Belege eindeutig zu identifizieren.
        • Bspw. wenn eine Leistung mit Kreditkarte bezahlt wurde und mehrere Leistungen je Kreditkartenabrechnung zusammen gefasst werden müssen.
      • SONST. LEISTUNGEN:
        • Rg.-Nr. der Lieferantenrechnung
  • Lieferantenrechnung [optional]
  • Zahlungsart [optional]
    • Listenauswahl abhängig von den von Ihren individuell definierten Alternativen: Banküberweisung, Lastschrift, Kreditkarte, Kasse etc.
  • Beteiligter [optional]
    • Eine Drittperson (kein Mitarbeiter) kann der Leistung zurgeordnet werden (bspw. der Leistungsverusacher/ Auftraggeber)
    • Die zur Auswahl stehenden Drittpersonen können über zwei Wege festgelegt werden. 
      • Projektbezogen: Sie können beim Projekt eingetragenen "Beteiligten"  ((Unter-)Register BETEILIGTE) wählen.
      • Projektübergreifend: Beteiligte werden als Beteiligten-Kontakte definiert und sind bei jedem Projekt wählbar (Sie können die Kontakte qualifizieren unter KONTAKTE | KONTAKTVERWALTUNG | RESSOURCENDATEN | Für Dropdown-Listen freischalten. Wählen Sie hier 'Beteiligter' aus.)
      • Aktivierung einer der beiden Varianten unter SYSTEM-KONFIGURATION > PROJEKTVERWALTUNG > ALLGEMEIN > Bereich 'Dropdown-Auswahl eines Beteiligen bei der Erfassung Zeiten & Kosten') 

    Weitere Feldeinträge

    (automatisch durch PACS und für den Erfasser standardmäßig nicht sichtbar)

    Mitarbeiter Business Unit (MA-BU) / Projekt Business Unit (Projekt-BU)

    • Es handelt hier um eine reine Info-Anzeige (keine Eingabe-/ Auswahlmöglichkeit)
    • MA-BU-Anzeige abhängig vom BU-Zuordnung des Mitarbeiters
      • Zuordnung erfolgte unter KONTAKTVERWALTUNG > RESSOURCENDATEN > Organisatorisches > Feld 'Business Unit'. 
    • Projekt-BU-Anzeige abhängig von der BU-Zurordnung des Projektes
      • Zuordnung erfolgte unter PROJEKTVERWALTUNG > ALLGEMEIN > Feld 'Business Unit'.