Ablauf: Mitarbeiter anlegen

1. Mitarbeiter-Kontakt anlegen

• • FIRMENADRESSE: Mitarbeiter können, müssen aber nicht einer Firmenadresse zugeordnet werden.
  • Im Bereich eine neue Firmenadresse anlegen oder nach einer existierenden Adresse suchen.
  • Die Firmenadresse per Haken markieren und auf Neuer Kontakt zur Firma klicken. das System wechselt in den Bereich KONTAKTVERWALTUNG.
• Bereich KONTAKTVERWALTUNG:
  • Sie können auch direkt im Bereich Kontaktverwaltungen einen neuen Mitarbeiter-Kontakt anlegen (Sie müssen nicht vorab in den Bereich Firmenadressen gehen). Suchen Sie im Bereich nach dem Firmennamen und klicken dann auf Neuer Kontakt zur Firma.
  • Um einen Kontakt unabhängig von einer Firmenadresse anzulegen, klicken Sie auf Neu.
  • Beim Kontakt den Haken bei setzen.

• Kontaktname und Vorname: Dies ist wichtig für die Anzeige des Mitarbeiternamens, u.a. in Reports. Ansonsten gibt es keine Pflichtfelder.
• Kontakttyp: Wählen Sie, ob es sich um einen Internen Mitarbeiter (festangestellt) oder um einen Externen Mitarbeiter (freiberuflich) handelt.
• Kontaktnummer: Klicken Sie auf und tragen im Fenster die Mitarbeiter-Personalnummer direkt ein. Alternativ müssen Sie für eine neue Nummer auf Individuelle Kontakt-Nr. generieren klicken.
• Die Kontaktnummer ist relevant beim Export von Mitarbeiterdaten (Zeiten und Kosten) und deren Zuordnung im Rechnungswesen zu Kostenstellen. Dies führt zur besseren Abstimmung von Daten zwischen Buchhaltung und Controlling.

 

2. Definieren Sie die Ressourceninfos im Bereich KONTAKTVERWALTUNG | Unterregister RESSOURCENDATEN

Anschließend müssen Sie im aktiven Unterregister RESSOURCENDATEN die Anmeldedaten, Organisatorisches etc. definieren.

ANMELDEDATEN: So legen Sie einen Benutzer und das Passwort an

Sie können den Benutzernamen und das Passwort im Bereich Anmeldedaten festlegen.

• ALTERNATIVE 1 - On Premises: Wie Sie den Benutzernamen und das erste Passwort anlegen, finden Sie unter Anmeldedaten: Benutzer und Passwort definieren unter Alternative 1.

• ALTERNATIVE 2 - Cloud-Dienste: Wie Sie den Benutzernamen und das erste Passwort anlegen, finden Sie unter Anmeldedaten: Benutzer und Passwort definieren unter Alternative 2.

Legen Sie bei den Anmeldedaten auch den Lizenztyp etc. fest. Dies ist unabhängig davon, ob Sie die On Premises oder PACS Cloud Variante nutzen.

• Lizenztyp: 'MA-Voll-Lizenz' (Standard-Lizenz) oder 'MA Backoffice-Lizenz (begrenzt; nur zur Stammdatenverwaltung, nicht für die eigene Leistungserfassung). Weitere Details siehe finden Sie unter Kontakte | Ressourcendaten | Anmeldedaten | Lizenztyp und Zugriffslevel und Lizenzierung der PACS Software.
• Zugriffslevel/-rolle: Zugriff für Funktionsbereiche und einzelne Funktionen innerhalb der Bereiche. Die aktuell definierte Zuordnung des Levels zu Benutzerprofilen wird zusätzlich angezeigt. Differenzierter Zugriff für Funktionsbereiche und einzelne Funktionen für unsterschiedliche Benutzergruppen (10-stufig). Mehr Informationen finden Sie auch unter PACS Rechtesystem - Einführung. Standardeinstellung:
• Level 1 + 2: Key User
• Level 3 + 4 + 5: organisatorisch verantwortliche Business Unit Manager [GF, Abteilungsleiter, Teamleiter, etc.]
• Level 6 + 7: Projektleiter
• Level 8 + 9 + 10: Mitarbeiter
• Freischalten für Web Client und Mobile App (Nutzung abhängig von Modul-Lizenz bzw. Anzahl Benutzerlizenzen [bei Mobile App]). Wenn der Haken gesetzt ist, kann sich der jeweilige Benutzer an der Softwareoberfläche anmelden
• Mehr Infos dazu finden Sie in der PACS Online Hilfe unter Anmeldedaten: Lizenztyp und Zugriffslevel.

ZEITEN + KOSTEN

• Zeiteinheit: Bei der Auswahl (Standard) gilt die Firmeneinstellung. Hier ist ein Eintrag nur notwendig, wenn für einen Benutzer eine abweichende Regelung gilt.
• Die Erfassungseinheiten für alle Mitarbeiter (Standard) für einzelne Bedienungsfenster können Sie unter System-Konfiguration | System | Einheiten: Kosteneinheiten + Zeiteinheiten definieren.
• Spesensätze: Wichtig bei der Reisekosten-Erfassung für die korrekte länderspezifische Auswahl des Spesensatzes (steuerfreien Spesensätze in Abhängigkeit der Abwesenheitsdauer).
• Auszahlungswährung: Die Währung, in der die Ausgaben in der Spesenabrechnung (des Mitarbeiters) angezeigt werden.
• Mehr Infos dazu finden Sie in der PACS Online Hilfe unter Bereich: Zeiten und Kosten.

FÜR DROPDOWN-LISTEN FREISCHALTEN

• Legen Sie für den Mitarbeiter-Kontakt fest, in welchen Auswahlmenüs er gelistet werden soll. Bspw. können Sie bei der Projektanlage nur den Mitarbeiter-Kontakt als Projektleiter zuordnen, den Sie hier mit dem Haken 'Projektleiter' markiert haben.
• Die Markierung regelt nur die Auswahl der Person aus dem Dropdown-Menü im jeweiligen Bereich, es sind damit keine funktionalen Rechte verbunden.
• Mehr Infos dazu finden Sie in der PACS Online Hilfe unter Bereiche Dropdown-Liste und Organisation.

PERSONALAKTENZUGRIFF

• Legen Sie für den Mitarbeiter-Kontakt fest, welcher 'Firmen-Verantwortliche' den Zugriff auf die Personalakte dieses Mitarbeiter bekommt.
• Die Anzeige erfolgt nur, wenn der Bereich für den Benutzer freigeschalten ist und wenn eine PACS Lizenz aktiviert ist.

PENSUM

• Arbeitszeitregelung: Die ‚Standard-Arbeitszeit‘ der Firma wird automatisch zugeordnet, sofern keine individuelle Vereinbarung (Halbtags, nur einzelne Arbeitstage, etc.) eingetragen wird. Es wird für die Firma ein Standardmodell hinterlegt, das automatisch für alle Mitarbeiter gilt (Standard-Firmenregelung unter Einstellungen | System-Konfiguration | Ressourcen | Arbeitszeitregelungen - Standard-Arbeitszeit). Das in der System-Konfiguration definierte Datum 'gültig ab' ist auch das Datum 'Produktstart mit PACS System'.
• Firmeneintritt/-austritt: Das Eintrittsdatum ist bei Neuanlage eines Mitarbeiters Pflicht. Da dies relevant für die Berechnung der Soll-Arbeitszeit pro Mitarbeiter ist.
• Arbeitszeitkonto: ‚Standard-Arbeitszeitkonto‘-Regelung der Firma wird automatisch zugeordnet, sofern keine individuelle Vereinbarung eingetragen wird.
• Urlaubsanspruch: Eintrag des Jahresurlaubsanspruches. Die Spalte ‚Davon verfallen‘ ist bspw. zum Eintrag von Tagen, die ausbezahlt wurden.
• Urlaubstag (Einheit): Falls mehrere Tageseinheiten existieren (mit unterschiedlicher Anzahl Stunden pro Arbeitstag), müssen Sie hier die für den Mitarbeiter gültige Tageseinheit wählen.
• Feiertage: Die gültigen Feiertage werden in den Abwesenheitskalender für den einzelnen Mitarbeiter über eine PACS Feiertagsdatei bzw. den Feiertagsschlüssel eingetragen. PACS stellt Ihnen Standard-Feiertagsdateien für einzelne Länder/Bundesländer bereit. Tragen Sie bei einem neuen Mitarbeiter zunächst die Feiertage ein über .

Für mehrere Mitarbeiter können Sie diese markieren und über

'Für ausgewählte Mitarbeiter' durchführen. Der Feiertagsschlüssel wird dann automatisch für den Mitarbeiter eingetragen. Dies erleichtert Ihnen für die kommenden Jahre den Eintrag der Feiertage. Sie können dann die Funktion 'Für alle MA gem. Feiertagsschlüssel' verwenden.

Was sie machen müssen, wenn ein oder mehrere neue Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen anfangen oder ein Jahreswechsel bevorsteht, erklären wir Ihnen detailliert unter Bereich Pensum.

Mehr Infos dazu finden Sie in der PACS Online Hilfe unter Bereich Pensum.

ORGANISATORISCHES

• Business Unit (BU): Zuordnung zu einer organisatorischen Einheit (Mandant/Firma, Niederlassung, Abteilung, Team, etc.). Diese Auswahl ist nur möglich, wenn vorab die Auswahlmöglichkeiten unter PACS Einstellungen | System-Konfiguration | Rechte und Organisation | Business-Units und Verantwortungen definiert wurden.
• Direkter Vorgesetzter: Personenauswahl des/der für die BU definierten Verantwortlichen
• Eigene GF-Verantwortung (Mandant): Setzen Sie in der Auswahl einen Haken beim Mandantenkürzel, wenn der aktuell gewählte Mitarbeiter ein verantwortlicher Geschäftsführer eines in PACS definierten Mandanten ist.
• Eigene Business Unit-Verantwortung: Wählen Sie die BU, für die der aktuell gewählte Mitarbeiter verantwortlich ist.
• Karrierestufe: Zuordnung der aktuell gültigen Karrierestufe. Diese Auswahl nur möglich, wenn vorab die Auswahlmöglichkeiten unter PACS Einstellungen | System-Konfiguration | Kontakte | Qualifizierungen | Karrierestufe definiert wurde.

CONTROLLING

• Produktivitätszielvorgabe: Eintrag des Prozentsatzes gemäß aktueller Vereinbarung (Änderungen werden stichtagsgenau abgegrenzt).
• Personalkosten: Anzeige des aktuell gültigen kalkulatorischen Personalkosten-Satzes des gewählten Mitarbeiters. Klicken Sie auf Wechseln zu, um den Satz zu definieren.
• Mehr Infos dazu finden Sie in der PACS Online Hilfe unter Register Personalkosten.

3. Legen Sie zum Schluss die BENUTZERRECHTE des Mitarbeiters fest

Zusätzlich zur Zugriffsrolle/dem Levelrecht werden im Bereich Benutzerrechte personenbezogene Rechte vergeben.
Aufruf Funktionsbereich Einstellungen | Benutzerrechte:

• Wählen Sie den Mitarbeiter im Fenster 'Benutzer' aus (Haken setzen) und klicken im jeweiligen Register (Projekte/Mitarbeiter/AktCode/Reports/Personalaktenzugriff) auf den Button Suchen. Die farbliche Anzeige ‘blau’ (Recht existiert) und ‘schwarz’ (kein Recht) zeigt Ihnen den aktuellen Stand an.
• Setzen Sie einen Haken und tragen Sie den Eintrag immer mit Klick auf den Button Speichern in die Datenbank ein.
• Register PROJEKTE: Sofern bereits Projekte angelegt wurden, für die der Mitarbeiter ein Ansichtsrecht benötigt, ist die Vergabe hier der schnellste Weg. Sie können einem MA für mehrere Projekte gleichzeitig das Recht zuzuordnen. Alternativ kann die Zuordnung der Ansichtsrechte direkt beim Projekt erfolgen (Register Projektverwaltung | Team/Leistung | Team).
• Register MITARBEITER: Damit ein Mitarbeiter nur die eigenen Zeiten + Kosten sehen kann, wird dem Benutzernamen der entsprechende PACS Mitarbeiter-Kontaktname automatisch zugeordnet. Zur Ansicht weiterer MA muss das Ansichtsrecht explizit zugeordnet werden. Dies ist notwendig, damit
  • der eingeloggte MA für einen Dritten Leistungssätze im Leistungsarchiv anlegen kann,
  • oder ein Key User alle Zeiten + Kosten von weiteren Mitarbeitern auswählen und ändern kann.

 

• Register AKTCODES (Pflicht): Die Definition des Ansichtsrechts für einzelne Aktcodes (für Zeiten 'Z', Reisekosten 'R' und Sonst. Leistungen 'S') ist wichtig, da ansonsten keine Erfassung von Zeiten & Kosten durch den Mitarbeiter erfolgen kann. Weitere Details → siehe Einführung Aktcodes. Wichtig: Wenn das funktionale Recht für die automatische Zuordnung bei Mitarbeiter-Neuanlage aktiviert wurde, ist keine explizite Definition mehr notwendig. Die Zuordnung erfolgt automatisch.
• Register REPORTS: Definition der Ansichtsrechte für den Reportaufruf.

 

Mehr Infos dazu finden Sie in der PACS Online Hilfe unter:

Benutzerrechte: Bedienung

Benutzerrechte: Projekte, Mitarbeiter, Actcodes, und Reports