Zeiten importieren: Voraussetzungen, CSV-Aufbau und Feldzuordnung (PACS Import-Modul)

Vor der Durchführung

• Projekte

• • Der Import erfolgt nur auf bereits existierende Projekte. Es erfolgt keine automatische Anlage von neuen Projekten.
  • Sie bzw. der Benutzer benötigt Ansichtsrechte für diese Projekte und Mitarbeiter:
    • Ansichtsrechte für Projekte und Mitarbeiter sind an den Login-/Benutzernamen gekoppelt (Mitarbeiterrechte verwalten). D.h. für den Import müssen Mitarbeiter in PACS lizenziert sein.
    • Diese gelten auch für den Importassistenten. Es müssen daher für den Benutzer die Ansichts-/Zugriffsrechte für alle Projekte und ggf. für "MA-unabhängig" definiert sein, um eine detaillierte inhaltliche Zuordnung von Projekten und Leistungssätzen im Assistenten vornehmen zu können.
• Ggf. Leistungssätze definieren:
  • Leistungssätze bilden neben der Tätigkeit (bspw. Beratungsleistung, Fahrtzeiten) auch den jeweils mit dem Kunden vereinbarten (Verkaufs-)Preis je Mitarbeiter ab. Die Definition ist bei jedem Projekt hinterlegt (siehe Leistungsarchiv - Grundlagen bzw. Projektteam).
  • Beim Import erfolgt (in der Zuordnungstabelle) die Verknüpfung Leistungssatzinfo Quelldatei und Leistungssatz in der PACS Datenbank.
    • Um zu erkennen, welcher Leistungssatz für einen Mitarbeiter für ein Projekt korrekt ist, kann der 'Leistungssatz-Anzeigename' eines für den Import angepasst werden (siehe dazu weiter unten: Definition des Anzeigenamens -> Leistungssatz beim Zeiten-Import)
    • Wichtig: Die Anzahl und Einheit (Stunden/Tageswert) in der Quelldatei muss mit der Leistungssatzeinheit (in PACS Datenbank) übereinstimmen! Beispiel: Sind in der Quelldatei Stundenwerte (Anzahl) enthalten, muss auch in der PACS Datenbank der Leistungssatz beim Projekt (bzw. der beim Import zugeordnete) ein Stundenleistungssatz sein.
    • Terminsperre (kurzzeitig deaktivieren)

: Wenn die Terminsperre aktiv ist, dann erfolgt bei der Durchführung des Imports kein Eintrag,

• wenn für einzelne Mitarbeiter die Sperre aktiviert ist, und
• wenn das Startdatum der Leistungen vor dem Datum der Sperre liegt

Deaktivieren Sie die Terminsperre temporär bei Bedarf vor dem Import im Bereich RESSOURCEN | Terminsperre (Verwaltung).

• Leistungseingabe-Prüfungen (Agentprüfungen): Beim Import werden ggf. aktive Agents (User Exits) nicht berücksichtigt. (Zur Verwendung von Leistungseingabe-Prüfungen wird ein aktives Add-On benötigt.)

Schritte während der Durchführung

Schritt 1-5: Die Erklärungen finden Sie unter Import Schritte 1-5.

Importdatei am Beispiel für Zeiten

• Format:

  • Dateiformat: .CSV
  • Spaltentrenner: Semikolon(;)
  • Zeichenfolgentrenner: Anführungsstriche(")

• Dateiaufbau Importdatei:

  • Die folgende Tabelle enthält die Attribute die über CSV übergeben werden müssen/können.
  • Die Felder, die zwingend notwendig sind, haben in der Spalte 'Pflichtfeld' ein 'Ja'.
  • Die Reihenfolge der Spalten können Sie frei wählen.
  • Die erste Zeile muss die Spaltenüberschrift enthalten.
  • Sofern das Attribut in der Importdatei nicht vorhanden ist, da es bspw. im Ausgangssystem kein Äquivalent hierzu gibt, kann beim Import immer ein 'Standardwert' zugeordnet werden.
    • Bsp. Sonstige Leistungen: Wenn es in der Importdatei kein Projekt gibt, kann beim Import ein Gemeinkosten-Projekt als Ziel-Projekt zugeordnet werden.

NAME	TYP	PACS PFLICHTFELD	BESCHREIBUNG
Projekt	Zeichenfolge	Ja	Name und/oder Nummer des Projekts
Mitarbeiter	Zeichenfolge	Ja	Name oder Mitarbeiternummer
Leistungssatz (bei Zeiten)	Zeichenfolge	ja	Leistungssatz (Dieser definiert den Preis (VKP) je Mitarbeiter für ein Projekt)
Datum	Datum	Ja	TT.MM.JJJJ
Menge	Zahl	Ja
Aktcode	Zeichenfolge	Ja	Qualifizierung, ob an Kunden verrechenbar ist (VL bzw. Honorar VL) oder nicht (NVL)
Einzelpreis	Zahl	Nein	Gemäß Leistungssatz-Definition (Die Spalte hat also keine Relevanz)
Beschreibung	Zeichenfolge	Nein
Beschreibung 2	Zeichenfolge	Nein
Belegnummer	Zeichenfolge	Nein

Beispiele zum Aufbau einer .csv-Datei Beispiel Zeiten:

"Mitarbeiter";"Projektname";"Leistungssatz";"Datum";"Menge";"Aktcode";"Beschreibung" - Die Überschriften MÜSSEN zwischen zwei Hochkommas stehen!

"Berbig Sabine";"Implementierung CRM-System";"Beratungsleistung";21.07.2016;6,25;" Honorar VL";"Interviews mit den Beteiligten durchgeführt"

 

Schritt 6-7: Diese Schritte sind nicht relevant für Zeiten.

 

Schritt 8: FELDDEFINITIONEN

• [1. Spalte]: Der jeweilige Zuordnungsstatus wird über Symbole dargestellt:
• [2. Spalte]: Die 'Felder aus der Quell bzw. -Importdatei' (die Anzeige erfolgt dynamisch in Abhängigkeit der Inhalte der Datei) werden den PACS Feldern zugeordnet.
• [3. Spalte]: Die 'Felder in der PACS Datenbank' sind fix. Diese Felder werden nach '(Feld-)Typen' sortiert.

	In der Quelldatei können keine Daten gefunden werden bzw. werden nicht erkannt (Eine händische Zuordnung ist notwenig.)
	Keine Fehler nach der Überprüfung, die Inhalte sind vorhanden und die Formate stimmen überein (ob Inhalte tatsächlich zu diesem PACS Feld passen, wird nicht geprüft)
	Der Quelldatei wurden bereits Inhalte aus der PACS Datenbank zugeordnet. (Die Zuordnung kann aber ggf. nicht vollständig sein. Bei jedem Import müssen Sie dann auch auf dieses Symbol klicken.)

• [4. Spalte]: Wählen Sie bei der Spalte 'Felder aus Importdatei' die Auswahl '(Standardwert verwenden)', müssen Sie in der Spalte 4 diesen Standardwert festlegen. Dies gilt auch, wenn den PACS Pflichtfeldern keine äquivalenten Importdatei-Felder zugeordnet wurden.

Verbinden Sie die Datensätze aus der importierten Datei mit den aus PACS (Zuweisungsfelder!)

Im oberen Bereich "Zuweisungsfelder" finden Sie verschiedene Felder aufgelistet. Bei diesen handelt es sich um Pflichtfelder, die 1:1 mit den Feldern in PACS übereinstimmen müssen.

Der Import vergleicht Feldnamen und deren Inhalte (der Quelldatei) mit denen der PACS Datenbank. Übereinstimmungen (Zeichenfolgen) werden automatisch erkannt und als Vorschlag in der Zuordnungstabelle eingetragen.

Klicken Sie auf das Symbol in der 1. Spalte. Es öffnet sich diese separate Zuordnungstabelle. Hier müssen Sie die verschiedenen Feldnamen auswählen und miteinander verbinden.

Je nach Thema werden aus der Import- bzw. Quelldatei die vorhandenen Inhalte pro Feld dynamisch dargestellt. Die Spalte 'Auswahl' zeigt die möglichen PACS Auswahlalternativen.

• Wenn keine Übereinstimmung existiert und keine Alternative 'händisch' zugeordnet wurde, dann kann der Importvorgang nicht abgeschlossen werden (Abbruch Import). Es erfolgt keine automatisch, strukturelle 'Neuanlage' eines Quelldateiinhalts (also bspw. eines neuen Mitarbeiters oder Projektes).
• Hinweis zur Struktur der Anzeigenamen im Auswahlmenü: die Anzeige erfolgt gemäß Definition unter PACS Einstellungen | SYSTEM-KONFIGURATION | SYSTEM | ANZEIGENAMEN | Leistungssatz allgemein).

Klicken Sie auf Ausführen, um den Import auszuführen.

 

Definition nach '(Feld-)Typen'

Die Auflistung finden Sie weiter oben im Screenshot unter Schritt 8.

• Zuweisungsfelder

  • Mitarbeiter (Pflichtfeld): Jede Zeitposition muss einem Mitarbeiter zugeordnet werden.
  • Projekt (Pflichtfeld): Es werden Ihnen allen 'buchbaren' Projekte zur Auswahl angeboten. Dies umfasst alle Projekte, für die Sie ein Ansichts- bzw. Zugriffsrecht besitzen. Diese besitzen noch nicht den Projektstatus 'Abgeschlossen' und sind mit keiner Erfassungssperre (Projekt/Register Allgemein: Haken Sperre) versehen sind.
  • Aktcode (Pflichtfeld): Generell legt dieser fest, ob eine Leistung an den Kunden verrechenbar (VL) oder nicht verrechenbar (NVL) ist.
  • Leistungssatz (Pflichtfeld): Hier sind die Preise (ggf. der EKP und der für den Kunden relevante VKP) definiert.
    • Bei Zuordnung eines Leistungssatzes wird dieser Preis mit der Anzahl Stunden oder Tage (Feld 'Anzahl geleistet') multipliziert (= Gesamt-VKP bzw. VKGP). Der Import einer separaten Preisinformation in einem anderen Feld hat keine Bedeutung für PACS-interne Berechnungen .
    • Damit eine 'korrekte Zuordnung' erfolgen kann, sind folgende Infos in den Felder der PACS Datenbankanzeige und der Quelldatei nötig:
      • Der Anzeigename des Leistungssatzes sollte jeweils den Mitarbeiternamen, den Leistungssatznamen und den Preis beinhalten und bspw. wie folgt aussehen: 'Mustermann F. - Beratung - 100 EUR/Std.'
      • Definition des Anzeigenamens unter System-Konfiguration | System | Anzeigennamen

• • • • • Leistungssatz allgemein (bzw. Kostensatz Reisekosten allgemein oder Kostensatz Sonst. Leistungen allgemein) [bis PACS Version 9.5.7]
        • Leistungssatz beim Zeiten-Import (bzw. Kostensatz beim Kosten-Import) [ab PACS Version 9.5.8]
        • Leistungssatz für Projektplan

• Alphanumerische Felder

  • Schritt: Dies wird grundsätzlich je Projekt definiert. Wenn die Importdatei 'Schrittnamen' enthält, werden diese immer eingetragen. Wenn bereits Schritte mit dem selben Namen/der selben Zeichenfolge existieren, werden die importierten Daten zu den bereits vorhandenen Schritten hinzugerechnet. Wenn nicht, werden die Schritte automatisch neu angelegt.
  • Beschreibung, Beschreibung2, Beleg-Nr., Frei 4, Frei 5: Der Import erfolgt gemäß Definition. (Sie können entscheiden, ob Sie die Felder nutzen.)
    • Zur Nutzung der Felder Beschreibung2 oder Belegnummer zu Kontrollzwecken. Mehr dazu finden Sie weiter unten unter "Nach dem Import".

• Numerische Felder

  • Pause (Minuten): Dies ist nur relevant i.V.m. einer uhrzeitgenauen Zeiterfassung (Startdatum mit Uhrzeit + Pause - Enddatum mit Uhrzeit = Anzahl geleistet)
  • Anzahl geleistet (Pflichtfeld): Anzahl der Stunden oder Tage (oder Minuten) - dies ist abhängig von der im System definierten Erfassungseinheit.
    • Bis Version 9.5.7: Beim Import werden nur 2 Dezimalstellen berücksichtigt (sind bspw. in der Quelldatei, Spalte Anzahl 0,4375 AT (für 3,5 Stunden) eingetragen, so wird beim Import nur der 2-stellige, gerundete Wert 0,44 genutzt). Dies führt zu falschen Werten in der Datenbank. Lösung: Import über den Stundenwert plus Stundenleistungssatz in der PACS Datenbank.
    • Ab Version 9.5.8: Der Import erfolgt mit 5 Dezimalstellen (im Bsp. als mit 0,43750).

• Datums- und Zeitfelder

  • Datum 1, Datum 2: Die Felder haben einen reinen Informationscharakter. (Sie können entscheiden, ob Sie die Felder nutzen.)
  • Startdatum + Enddatum (Pflichtfelder): Datum der Leistung (ohne Uhrzeitanzeige).
    • Eine Excel-Datei mit Zeiten/Kosten, die importiert werden sollen, hat meistens nur ein Datumsfeld. Dieses Datum muss dann zwingend mit dem PACS Datenbankfeld "Startdatum" und dem PACS Datenbankfeld "Enddatum" gemappt werden. Wichtig: Wenn man nur das Startdatum mappt, dann wird als Enddatum das aktuelle Datum eingetragen, was dann zu falschen Ergebnissen bei der Suche nach Zeiträumen, der Ermittlung von Rechnungsleistungszeiträumen usw. führt.
    • Die Uhrzeit ist nur bei uhrzeitgenauer Zeiterfassung relevant (Startdatum mit Uhrzeit + Pause - Enddatum mit Uhrzeit = Anzahl geleistet).

Nach dem Import

Importvorgang komplett löschen: Dies erklären wir Ihnen unter Import Schritte 1-2 und Button Verwaltung. Hierüber können Sie den kompletten Import wieder löschen.

Kontrolle der importierten Daten:

• Alle importierten Daten können Sie über die Bedienungsoberflächen nachbearbeiten (sofern in anderweitige Sperren greifen).
• Zur Überprüfung der Vollständigkeit und/oder der korrekten Zuordnung zu Projekt oder Leistungssatz. Im Bereich ZEITEN ist die direkte Suche nur nach importierten Daten nicht möglich (dies wird in einer der nächsten PACS Versionen mit aufgenommen).
  • Workaround: Im Importassistent unter Schritt 8 können Sie weitere Qualifizierungen vornehmen.
    • Beschreibung2: Tragen Sie hier bspw. den Leistungssatznamen der Quelldatei ein.
    • Beleg-Nr.: Tragen Sie hier die Importkennung als Zeichenfolge ein. Bspw. 'Import26-02'. Im Bereich ZEITEN kann über die "Erweiterte Suche" nach Datensätzen mit dem Inhalt 'Import26-02' gesucht werden (Vorraussetzung, dass das Feld 'eingeblendet' ist. Falls dieses nicht sichtbar ist, kann man das Feld temporär für bestimmte Benutzergruppen oder Level problemlos aktivieren unter SYSTEM-KONFIGURATION | ZEITEN + KOSTEN | Spaltenanzeige | Register Zeiten. Setzen Sie hier im rechten Bereich im Feld "Beleg-Nr." einen Haken beim betroffenen Level). WICHTIG: Starten Sie im Anschluss den Bereich bzw. das Register ZEITEN neu.

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