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System-Konfiguration: Kontakte – Postalisches

Briefanreden und Postanschriften mit Schablonen und Shortcuts definieren.

Sie können alternative Briefanreden und Postanschriftschablonen über Shortcuts individuell zusammenstellen.

Die Basis für die Darstellung bildet die PACS Shortcut-Syntax für Feldnamen. Die aktuelle Liste der einsetzbaren Shortcuts können Sie aufrufen über Downloadlinks für externe Dokumente (Bereich 'Shortcuts').

Register Anrede

  • Die Auswahl 'Anrede' einer 'Anrede'-Schablone erfolgt im Register KONTAKTVERWALTUNG | (Unter-)Register KONTAKTDATEN | Feld (Brief-)Anrede.
  • Die Auswahl alternativer Briefanreden können Sie hier in der System-Konfiguration definieren.
  • Die Zusammensetzung besteht aus fixen Zeichenfolgen (Bsp. Sehr geehrte Frau) und Platzhaltern (Basis PACS Shortcut-Syntax), die dynamisch auf Basis der Feldeinträge beim Kontakt ausgefüllt werden.
    • Beispiel Standard-Anrede: Sehr geehrte Frau $TITEL1$ $NAME$, bzw. Sehr geehrter Herr $TITEL1$ $NAME$,
    • Anzeige im Formular: Sehr geehrte Frau Dr. Meier, bzw. Sehr geehrter Herr Dr. Maier, (je nachdem, welche Anrede gewählt wurde und welche Namen eingetragen sind).
  • Bedienung:
    • Zur Neuanlage einer Auswahl 'Anrede' auf Neu klicken.
    • Änderung von bereits genutzten 'Anrede-Vorlagen': Die hier vorgenommene Definition dient als Vorlage für die systemseitige erste Zusammensetzung (bspw. 'Sehr geehrter Herr Dipl.-Kfm. Mustermann'). Diese 'Ergebnis-Zeichenfolge' wird auch in die Datenbank eingetragen. Durch die Änderung der Anrede-Vorlage ändert sich daher nichts an der Anzeige beim Kontakt (in der Kontaktverwaltung). Das betrifft auch das Löschen einer ‚Anrede-Vorlage. Dies hat ebenfalls keine Auswirkung auf bereits bestehende Einträge in der Kontaktverwaltung.

Register Postanschriftschablonen

  • Für die Zusammenstellung der Postanschrift von Kontakten können Sie individuelle Schablonen definieren (Adressen mit Straße oder Postfach, als Inlandsadresse oder mit Landesnamen Ausland).
  • Eine Postanschrift-Schablone stellt die Adressenfelder in der gewünschten Struktur zusammen. Die Zusammensetzung besteht aus fixen Zeichenfolgen (bspw. persönlich/vertraulich oder c/o) und Platzhaltern (Basis PACS Shortcut-Syntax; Liste der zur Verfügung stehenden Shortcuts/Platzhalter können Sie aufrufen über Downloadlinks für externe Dokumente), die dynamisch auf Basis der Feldeinträge beim Kontakt ausgefüllt werden.
  • Als Ergebnis erhalten Sie in der Kontaktverwaltung je nach Schablonen-Auswahl eine individuelle Adressendarstellung aus Firmenadresse + Kontaktdaten. Diese Postanschrift wird bei Angeboten, Rechnungen, Lieferantenaufträgen oder für Serienbriefe im dargestellten Format verwendet (Einzel-/Serienbriefen > Word Dokumentvorlagen erstellen). Die Postanschrift kann auch direkt in der Maske markiert werden und über Kopieren in andere Programme (bspw. MS Word, Texteditor) per Einfügen übernommen werden.

Erstellen von Postanschriftschablonen

  • Aufruf des Bereichs über Einstellung > Systemkonfiguration > Kontakte > Postalisches > Postanschrift-Schablone.
  • Klicken Sie zur Neuanlage auf Neu, zum Kopieren auf Kopieren und zum Löschen auf Löschen.
    • Hinweis zum Löschen: Das Löschen ist nur möglich, wenn die Vorlage bisher bei keinem Kontakt benutzt wird. Um alle Kontakte zu finden, bei denen die Vorlage bereits eingesetzt wird, können Sie in der Kontaktverwaltung über die Erweiterte Suche (Klick auf Dropdown-Icon) nach der Postanschrift-Schablone im Register ALLGEMEINE SUCHE > Feld Postanschrift suchen. Wenn Sie bei den betroffenen Kontakten eine andere Schablone zuordnen, kann im Anschluss die Vorlage gelöscht werden.
  • Vergessen Sie nicht nach der Definition auf Speichern zu klicken. Erst dann erfolgt ein Eintrag in der Datenbank.
  • In der folgenden Übersicht werden alle bereits existierenden Schablonen angezeigt (Beispiele):

      • Spalte Name: Geben Sie hier einen Namen ein. Der Name wird in der Reihenfolge für die Dropdown-Auswahl in der Kontaktverwaltung genutzt.
        • In den von PACS vorgegebenen Standardnamen ist in diesem Aufrufnamen hinterlegt, ob es sich um die Zusammensetzung einer Firmenadresse handelt (bspw. 'Fa. | Inland (Adresse)' oder 'Fa. | Ausland (Adresse)') oder ob die Informationen in der Kontaktverwaltung aus dem Bereich individueller Eintrag stammt (bspw. ‚'Indiv. | DE Straße privat ohne Firma').
        • Dies erleichtert die Arbeit, wenn Anzeigen nicht korrekt sind Änderungen vorgenommen werden müssen.
      • Spalte Text: Diese zeigt die Inhalte der definierten Schablone. Wenn Sie auf den grauen Button rechts neben der Spalte 'Inhalt' klicken, wird die Zusammensetzung der einzelnen Adressenfelder zu einer Postanschrift-Schablone angezeigt. Änderungen können hier vorgenommen werden.
      • Spalte Standard: Die Schablone mit dem Standard-Haken wird bei der Neuanlage eines Kontaktes als erste Vorlage voreingetragen. Sie können nur eine Vorlage als Standard definieren.
  • Spalte Inhalt: Bedienung & Inhalte der Postanschrift-Schablonen
    • Platzhalter/Shortcuts werden dynamisch aus den einzelnen Feldinhalten eines Kontaktes zusammengestellt.
    • Die Liste der zur Verfügung stehenden Shortcuts/Platzhalter können Sie aufrufen über Downloadlinks für externe Dokumente. Dort sind sie in der Zeile Shortcuts, Anzeigenamen, IsarCode und HTML-Templating gelistet und kurz beschrieben.
    • Sie können Platzhalter aus der o.g. Liste kopieren und in die Spalte Inhalte einfügen, oder Bestandteile aus einer bereits bestehenden Postanschrift-Schablonen übernehmen (oder eine bereits existierende Vorlage komplett kopieren und dann die Änderungen vornehmen).
    • Die Inhalte können aus fixen Zeichenfolgen plus Platzhaltern bestehen.
      • Bspw. kann der fixe Zusatztext "Persönlich / Vertraulich" als Freitext dienen.
      • Standard-Kontaktfelder: Dies umfasst alle anschriftsrelevanten Kontaktfelder.
      • Zusatz $LEEREZEILE$: Da bei der systemseitigen Zusammensetzung der Adresse alle Leerzeichen und Zeilenumbrüche eliminiert werden, ist für die Abstandwahrung ein Platzhalter notwendig.
      • Zusatz "+": ermöglicht es, einen Adressenbestandteil immer in GROSSBUCHSTABEN zu schreiben (bspw. bei einer Auslandsadresse aus deutscher Sicht für das Land ‚SCHWEIZ‘).