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System-Konfiguration: Aufgaben – Aufgabenvorlagen

Aufgabenvorlagen für Freigaben und Korrekturen definieren – inklusive Qualifizierungen, Nachrichteninhalten und E-Mail-Auswahl.

Die Definion von Aufgabenvorlagen ist Teil des Benachrichtigungssystems.

Aufgabenvorlagen können Sie in Verbindung mit 'Freigaben' für Zeiten und Kosten erstellen. Benachrichtungen (mit aktivierte Aufgabenvorlagen) werden dort aber nur angezeigt, wenn unter Aufgaben Allgemein die Funktion Aufgabenerstellung insgesamt aktiviert ist (siehe SYSTEM-KONFIGURATION | AUFGABEN | AUFGABEN ALLGEMEIN).

Alle notwendigen Einstellungen zur Nutzung des Benachrichtigungssystems finden Sie unter Einstellungen des Benachrichtigungssystems.

Register QUALIFIZIERUNGEN

In der folgenden Tabelle muss jede Aufgabenaktion aktiviert werden (Spalte 5) und es müssen die Definitions- und Kommunikationskriterien festgelegt werden:

SPALTE

NAME

DEFINITION / ERKLÄRUNG

2

Aufgabenaktion
  • Hier können Sie wählen zwischen FREIGABE oder KORREKTUR von 'ZEITEN' bzw. 'KOSTEN' (Kosten werden in der nächsten Spalte 3 'Kostenbereich' nochmals unterschieden)

3

Kostenbereich
  • Wählen Sie hier bei einer Aufgabenaktion zu
  • '... Zeiten': (Keine Auswahl)
  • '... Kosten': Hier können Sie zwischen 'Reisekosten' oder 'Sonst. Leistungen' wählen.

4

Projekttyp
  • Die Aufgabendefinition müssen für jeden Projekttyp getrennt aktiviert werden. Die Einstellung gilt dann für alle Projekte mit dem selben Projekttyp:
  • EXT-Kunden-Projekt: Wählen Sie dies, wenn bspw. die Projektleiter die Zeiten und Kosten von Projektmitarbeitern genehmigen müssen.
  • INT-Urlaub: Urlaubsantrag und Genehmigung durch den Verantwortlichen (Business Unit Manager, Projektleiter, Key User)
  • INT: Betrifft alle sonstige internen Projekttypen.
  • SP-Gleitzeit: Gleitzeitantrag und Genehmigung
  • SP: Betrifft alle sonstigen Sonderprojekt-Typen.

5

Aktiv
  • Setzen Sie hier einen Haken. (Nur dann kann eine Aufgabe generiert werden.)

6

Nachricht an Aufgabenempfänger

BETREFF
  • Den Betrefftext für die Benachrichtigung können Sie frei definieren. Dies betrifft auch die Sprache Deutsch oder Englisch.
  • Einsatz von Shortcuts
  • Sie finden die einzelnen Shortcuts unter Downloadlinks Externe Dokumente in der Zeile 'Shortcuts Eingabeprüfungen & Info-Vorlagen' aufgelistet. Gehen Sie im Dokument zum Bereich 'Messaging'.
  • Diese Platzhalter/Shortcuts werden dann beim Nachrichten-Versand automatisch ersetzt. Zum Beispiel wird der Shortcut
    • $PROJEKT$ - ersetzt durch die Anzeige des Projektnamens oder
    • $START_dd.mm.yyyy$ bis $ENDE_dd.mm.yyyy$ - ersetzt durch die Anzeige des Zeitraums, für den die Leistungen freigegeben werden sollen.

7+8

Nachricht an Aufgabenempfänger

INHALT
  • Den Benachrichtigungstext können Sie frei definieren. Dies betrifft auch die Sprache Deutsch oder Englisch. Klicken Sie dazu auf den Button in Spalte 8.

  • Einsatz von Shortcuts

  • Sie finden die einzelnen Shortcuts unter Downloadlinks Externe Dokumente in der Zeile 'Shortcuts Eingabeprüfungen & Info-Vorlagen' aufgelistet. Gehen Sie im Dokument zum Bereich 'Messaging'.
  • Diese Platzhalter/Shortcuts werden dann beim Nachrichten-Versand automatisch ersetzt. Zum Beispiel wird der Shortcut
    • $EMPFAENGER_BRIEFANREDE$ - ersetzt durch die definierte Briefanrede des Empfänger-Kontaktes in der Kontaktverwaltung.
    • $PROJEKT$ - ersetzt durch die Anzeige des Projektnamens oder
    • $START_dd.mm.yyyy$ bis $ENDE_dd.mm.yyyy$ - ersetzt durch die Anzeige des Zeitraums, für den die Leistungen freigegeben werden sollen.

9

Nachricht an Aufgabenempfänger

E-MAIL-AUSWAHL
  • Hier definieren Sie, an welche E-Mail-Adresse (E-Mail1, E-Mail2 oder E-Mail3) des 'Aufgabenempfängers' die Aufgabe geschickt werden soll (je nach Eintrag in der KONTAKTVERWALTUNG)
  • Hinweis1: Ob die Nachricht dann auch tatsächlich per E-Mail verschickt wird, kann bei jedem 'Nachrichtenaufruf' nochmals explizit per Haken beeinflusst werden.
  • Hinweis2: Jeder Benutzer muss in der eigenen Benutzeroberfläche den eigenen E-Mail-Account (über das die Mail verschickt werden soll) explizit hinterlegen. Dies erfolgt in der PACS Anwendung in der Menüleiste Extras | Benutzereinstellungen | Email-Versand. Ggf. bereits vorhandene Einträge stammen von einer zentralen Vordefinitionsmöglichkeit unter SYSTEM-KONFIGURATION | Schnittstellen & Integration | SMTP.

10+11

Antwort Nachricht:

INHALT
  • Hier können Sie den Inhalt der Nachricht definieren. Klicken Sie dazu auf den Button in Spalte 11: Shortcut-Definitionen (bspw. $EMPFAENGER_BRIEFANREDE$)
  • Sie finden die einzelnen Shortcuts unter Downloadlinks Externe Dokumente in der Zeile 'Shortcuts Eingabeprüfungen & Info-Vorlagen' aufgelistet. Gehen Sie im Dokument zum Bereich 'Messaging'.

12

Antwort Nachricht:

E-MAIL-AUSWAHL
  • Hier definieren Sie, an welche E-Mail-Adresse die 'Nachrichtempfänger' (als Antwort auf die ursprüngliche Aufgabe) zurück geschickt werden soll (je nach Eintrag in der KONTAKTVERWALTUNG: E-Mail1; E-Mail2 oder E-Mail3).
  • Hinweis1: Ob die Nachricht dann auch tatsächlich per E-Mail verschickt wird, kann bei jedem 'Nachrichtenaufruf' nochmals explizit per Haken beeinflusst werden.
  • Hinweis2: Jeder Benutzer muss in der eigenen Benutzeroberfläche den eigenen E-Mail-Account (über das die Mail verschickt werden soll) explizit hinterlegen. Dies erfolgt in der PACS Anwendung in der Meinüleiste Extras | Benutzereinstellungen | E-Mail-Versand. Ggf. bereits vorhandene Einträge stammen von einer zentralen Vordefinitionsmöglichkeit unter SYSTEM-KONFIGURATION | Schnittstellen & Integration | SMTP.