Serienbriefe und Etiketten erstellen

PACS unterstützt Sie bei der Erstellung von Serienbriefen und -etiketten in MS Word. Sie können dazu direkt die PACS Serienbrieffunktion nutzen oder alternativ den direkten Kontaktexport aus der Kontaktverwaltung.

PACS Serienbrieffunktion

Dazu wird für alle markierten Kontaktdaten eine Quelldatei 'PACS_Datasourcen.txt' erstellt.

Standard-Pfad und Standard-Dateinamen zum Speichern der Datenquelle: Sie können dies für sich selbst definieren. Die Einstellungen dazu finden Sie im PACS Menü Profil | Benutzereinstellung | Register KONTAKTE.

Diese von PACS erstellte Quelldatei kann alternativ en bloc als Gesamtliste [siehe Alternative 1 weiter unten] oder sukzessive durch Hinzufügen einzelner Kontakte [Alternative 2] erstellt werden.

Direkter Kontaktexport aus der Kontaktverwaltung

Sie können die in der PACS Kontaktverwaltung selektierte Kontakttabelle direkt exportieren (in MS Excel oder in eine Textdatei). Diese exportierte Datei können Sie als Datenquelle für den Word-Serienbrief nutzen. Einziger Unterschied zur PACS Serienbrieffunktion ist, dass diese alternative Exportvariante nicht das Feld 'Postanschrift' enthält.

Vorgehen beim Direktexport der Kontakttabelle: Sie können die angezeigten Kontakte der Tabelle in eine 'Quelldatei' über PACS Menü Allgemein | Tabelle exportieren exportieren.

So erstellen Sie einen Serienbrief oder Etiketten mit PACS

• Suchen Sie im Register KONTAKTE die Kontakte und markieren ihn/sie per Haken .
• PACS Serienbrieffunktion: Klicken Sie auf das Icon Serienbrief.
• Das Fenster zur Definition des Umfangs der Datenquelle und zur Auswahl der Dokumentvorlage öffnet sich.

Datenquelle

Anzeige der definierten Datenquelldatei siehe weiter oben unter der Erklärung zur Serienbrieffunktion: Standardpfad und -Dateinamen zum Speichern der Datenquelle.

Hinsichtlich des Umfangs der Datenquelldatei stehen zwei Alternativen zur Auswahl:

• Alternative 1 - Neue Datenquelldatei erstellen (existierende Datei wird überschrieben): Wählen Sie dies aus, wenn aus einer Vielzahl von per Haken markierten Kontakten eine neue Quelldatei erstellt werden soll. (Dies betrifft aber auch die Erstauswahl, wenn geplant ist, im Anschluss die Alternative 2 zu nutzen).
• Alternative 2 - Kontakte zu bestehender Datenquelldatei hinzufügen: Hierüber können Sie sukzessive Kontakte der Quelldatei hinzugefügen (die Kontakte müssen so nicht en bloc in der Kontaktverwaltung ausgewählt werden [siehe Alternative 1]), sondern können über separate Kontaktsuchvorgänge zeitlich versetzt selektiert werden.

Dokumentenvorlage öffnen

• Aktivieren Sie über den Haken Dokumentvorlage öffnen, wenn Sie einen Serienbrief erstellen wollen (siehe Alternative 1).
• Wenn weitere Kontakte zur Datenquelle hinzugefügt werden sollen (siehe Alternative 2), dann entfernen Sie den Haken und verlassen das Fenster über OK.
• Bei Nutzung der Auswahl Dokumentvorlage sind ebenfalls zwei Varianten möglich: 
  • Variante 1 - Datei aus angezeigtem PACS Vorlagenverzeichnis (Store) auswählen: Die angezeigten Dateien befinden sich im PACS Vorlagenverzeichnis (Store) | Ordner 'PACS_form_letter_contact'. Das Verzeichnis können Sie über die Extras| Pfade | Vorlagenverzeichnis (Store) aufrufen.

• • Variante 2 - Datei aus einem anderen Verzeichnis auswählen: Hierüber können Sie das Verzeichnis selbst aussuchen, in dem sich die Vorlagedateien befinden.

• Verlassen Sie nach Auswahl der Vorlage das Fenster mit OK.
• Sie befinden sich nun in Word und müssen die erstellte Datenquelle auswählen (MS Word Funktionen).

Beispiel Menü Office365

Nach der Dateiauswahl sollte sich das Word-Fenster 'Dateikonvertierung - PACS_Datensourcen' öffnen:

Bestätigen Sie die vorgeschlagene Codierung mit OK.

Wenn diese Codierung nicht abgefragt wird und Sie im Anschluss in der Word Serienbrief-Feldauswahl die PACS Kontaktfeldnamen nicht auswählen können, kann dies an folgender Einstellung in MS Word liegen (Beispiel Menü Office365).

Wählen Sie in MS Word im Menü Datei > Optionen > Erweitert > Bereich Allgemein: Der Haken darf bei markieren Funktion 'Dateiformatkonvertierung ...' nicht gesetzt sein!

Schließen Sie das Word Fenster Optionen und öffnen Sie erneut die PACS Quelldatei. Es erscheint dann das Fenster 'Dateikonvertierung ...'

Aufruf der MS Word-Serienbrief-Assistenten-Funktionen

Dies ist abhängig von der von Ihnen eingesetzten Word-Version.

Word 2003

• Aktivieren Sie die Symbolleiste für Seriendruck unter Extras | Anpassen | Register Symbolleisten.
• Klicken Sie auf Extras | Briefe und Sendungen | Serienbrieferstellung. Folgen Sie den definierten Schritten.

Ab Word 2007

Wählen Sie Sendungen | Seriendruck starten | Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt Anweisungen. Folgen Sie dann den definierten Schritten. Alternativ Einzelauswahl der einzelnen Funktionen über das Menü Sendungen | Seriendruck starten | ...

Schritt 1: Wählen Sie den Datentyp Briefe aus.

Schritt 2: Wählen Sie das Startdokument. Dies kann die aktuelle Word-Datei für den Serienbrief oder eine alternative Auswahl sein.

Schritt 3: Wählen Sie Empfänger wählen | Radiobutton 'Vorhandene Liste verwenden'. Klicken Sie dann im unteren Bereich auf Durchsuchen.

• Hier müssen Sie die von PACS erstellte Quelldatei wählen. In der Standard-Einstellung nutzt PACS den definierten lokalen Windows-Standard-Pfad des Arbeitsrechners, sofern kein abweichenden individuellen Speicherpfad oder abweichender Quelldateiname definiert wurde)
• Windows XP: unter C:\Dokumente und Einstellungen\<BENUTZERNAME>\Eigene Dateien\PACS_DATASOURCE.txt
• Windows Vista / Windows 7:
  • Physikalisch: C:\Users\<BENUTZERNAME>\Documents\PACS_DATASOURCE.txt
  • Hier gibt es, ähnlich wie beim Programmordner, einen 'Alias-Pfad' in der eingestellten Sprache, der dem Benutzer an der Oberfläche angezeigt wird: Alias: C:\Benutzer\<BENUTZERNAME>>\Dokumente\PACS_DATASOURCE.txt
  • Datenkonvertierung: Wählen Sie Windows (Standard).
  • Fenster Seriendruckempfänger: Hier werden alle Kontaktdaten der PACS Quelldatei angezeigt. Nutzen Sie zum Sortieren der Serienbrief-Kontakte die Funktion Sortieren bzw. klicken oberhalb der jeweiligen Spalte auf die Überschrift. Es wird dann auf- oder absteigend sortiert. Verlassen Sie das Fenster mit OK.

Schritt 4: Brief schreiben

• Wie Sie die Kontaktfelder zur Serienbrieferstellung zusammenstellen, erklären wir Ihnen unter Word-Dokumentvorlage erstellen.
• Word 2003: Wählen Sie im Menü Extras | Briefe und Sendungen | Seriendruckfeld einfügen.
• Ab Word 2007:
  • Wählen Sie im Menü Sendungen | Seriendruckfeld einfügen.
  • Es werden alle exportierten Datenbankfelder angezeigt. Positionieren Sie die vordefinierten Felder:
    • "Postanschrift" an die Stelle für der Empfängerposition
      (Hinweis: Es wird die Zusammensetzung der Adresse, insbesondere auch der Brief- oder Postanschrift gewählt, die beim Kontakt in der PACS Datenbank definiert wurde. Siehe Register KONTAKTE)
    • "Briefanrede" an die Stelle für die persönliche Anrede des Empfängers des Briefes (Hinweis: Es wird die Zusammensetzung der Briefanrede im Register KONTAKTE dargestellt.)

Schritt 5: Vorschau auf Ihren Brief

Der Aufruf erfolgt über

• Word 2003: Icon Vorschau Ergebnisse.
• Ab Word 2007: ... Menü Sendungen | Vorschau Ergebnisse.

Schritt 6: Seriendruck beenden (Generieren der Seriendruck-Datei)

FAQ

1. Das erstellen von Serienbriefen/Etiketten funktioniert nicht. Was könnten mögliche Fehlerquellen sein?

• Wenn Umlaute oder bspw. das 'ß' in der Serienbriefdatei nicht korrekt anzeigt werden (obwohl sie in der PACS Quelldatei korrekt sind), kann dies an der UTF8 bzw. ASCII Codierung der Quelldatei bzw. Serienbriefdatei liegen. Bitte nutzen Sie in diesem Fall die MS Word-Hilfe oder die Internet-Suchergebnisse als Unterstützung.
• Bei der Verbindung mit der Quelldatei bzw. Generierung der Word-Serienbriefdatei: In der Datei PACS_Datasource.txt werden die einzelnen Datensatzfelder durch Hochkommas (") getrennt. Wurden in einzelnen Datenbankeinträgen auch Hochkommas genutzt, so kommt es zu Fehlern in der Quelldatei bzw. Generierung der Word-Serienbriefdatei. Um diese zu beseitigen, suchen Sie die Zeichen in der PACS Software über Menü Kontakte | Kontakt suchen alle Felder und geben dort << " >> ein. Betroffene Datensätze werden angezeigt. Die Hochkommas können durch das einfache Hochkomma (') ersetzt werden. Wenn zu viele Datenbankfelder betroffen sind, wenden Sie sich an den PACS Support: +49 89 124 716 12)Wir können Ihnen ein entsprechendes Datenbankskript zur Verfügung stellen.