Reisekosten: Vorgehen und Grundlagen
So legen Sie Reisen an, erfassen Reisekostenpositionen und nutzen Spesenpauschalen – inkl. Abrechnung, Faktura und Export.
Alle Reisekosten werden nach Kostenarten untergliedert (Spesenpauschale, Hotel, KM etc.) und vom Mitarbeiter direkt erfasst.
Diese einmal erfassten Reisekosten werden genutzt für:
- die steuerlich korrekte Spesenabrechnung des Mitarbeiters (und generell für das Reporting),
- die Fakturierung an den Kunden, sowie für
- den Export in die Finanzbuchhaltung.
Um den steuerlichen & inhaltlichen Anforderungen der einzelnen Themen sowie Ihrer individuellen Handhabung gerecht zu werden, empfehlen wir folgende von PACS definierte Abläufe und möglichen Stammdatendefinitionen vorzunehmen:
Vorgehen im Überblick
- Erster Schritt: Anlage einer Reise (Dies ist als "Einheit" zu betrachten: mit Datum für Beginn und Ende sowie Definition der Reisekennung). PACS ermittelt automatisch auf Basis der Dauer pro Tag und in Abhängigkeit des Zielorts (Inland/Ausland) die gültigen "Spesenpauschalen" pro Tag.
- Zweiter Schritt: Zusätzliche Reisekosten-Positionen (Hotel, Flug, Bus, Bahn, Taxi etc.) werden der "Reise" zugeordnet.
Hinweis: Sie können grundsätzlich auch unabhängig von der Reisedefinition einzelne Reisekosten-Positionen erfassen (mit Ausnahme der Spesenpauschalen). Es existiert dann jedoch keine direkte Verbindung zu parallel eingetragenen Spesensätzen pro Reisetag. In diesem Fall können Sie nur über eine Datums- bzw. Zeitraumauswahl die beiden Eingaben dann wieder zusammen darstellen.
Konzeptionelle Erklärungen im Detail
- Alle Einträge einer 'Reise' werden als 'Einheit' betrachtet mit folgenden Attributen:
Hinweis: Die Basis bildet in Deutschland die Veröffentlichung des Bundesministeriums für Finanzen.
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- Erfolgt hier eine Änderung, so werden die neuen Verpflegungspauschalen von PACS in einer neuen Spesensatzsammlung-Datei zusammen gestellt. Diese stellen wir Ihnen dann in Form einer Datei (.alw; bspw. DE2022_Standard_9.2.7.1.alw) zur Verfügung. Diese neue Datei müssen Sie in die PACS Datenbank importieren und aktivieren (SYSTEM-KONFIGURATION | ZEITEN + KOSTEN | VERPFLEGUNGSMEHRAUFWAND | Terms (Spesensatzsammlung)). Weitere Infos dazu erhalten Sie in der E-Mail von uns.
- Bei unseren Kunden in der PACS Cloud spielen wir diese Datei direkt ein. Sie müssen also nichts machen. Bei unseren Kunden mit einem Laufenden (Service-)Jahresvertrag senden wir die Datei automatisch per E-Mail. Bei Kunden ohne Servicevertrag erfolgt die Zusendung nur auf Anfrage.
- Beginn (Tag + Uhrzeit) und Ende (Tag + Uhrzeit): In Abhängigkeit der Abwesenheit pro Tag gelten unterschiedliche Verpflegungspauschalen, die dem Mitarbeiter steuerfrei ersetzt werden können. In Deutschland sind die Zeitgrenzen bspw. < 8 Stunden, 8-24 Stunden (An- und Abreisetage), > 24 Stunden. In PACS sind zu jeder Zeitgrenze unterschiedliche Spesenbeträge hinterlegt.
- Reisekennung: Dies ist ein Freitext, der eine kurze Beschreibung der Reise oder einfach eine Nr. sein kann.
- Reiseziel / Zielort: Die Höhe der Verpflegungspauschale ist abhängig vom Reiseland. Sie können Ihr eigenes Prio-Reiseziel definieren. Gehen Sie dazu im Menü zu BENUTZEREINSTELLUNGEN | REISEN. Hier können Sie Ihr Reiseziel festlegen. Dieses wird dann immer als Eintrag vorgeschlagen, wenn Sie eine neue Reise anlegen.
- Projektzuordnung: Sie müssen immer alle Reisekosten einem Projekt zuordnen.
- Qualifizierung 'berechenbar' (an den Kunden) und 'Reisekostenabrechnung Mitarbeiter' ja / nein
- Diese Differenzierung erfolgt mit Hilfe der Aktcodes.
Wichtig: Sie können unter PROJEKTVERWALTUNG | TEAM/LEISTUNG | Register REISEKOSTEN die Kostensätze den Mitarbeitern oder MA-unabhängig zuordnen, wie z.B. "Reisekosten MA, Kunde berechenbar". Dieser Kostensatz wird dann bei der Reisekostenerfassung durch diesen Mitarbeiter auf diesem Projekt als Eintrag vorgeschlagen.
- Den Reisekostenpositionen im Leistungsarchiv können je Reisekostenart verschiedenen Buchhaltungskontonummern zugeordnet werden. Die jeweilige Kontonummer wird bei jeder Position zur Reisekostenerfassung in die Datenbank automatisch miteingetragen. Sie bildet die Basis für eine Zusammenfassung der Positionen in Reports oder für die Nutzung der Information beim Export von Daten in die Finanzbuchhaltung. (Dafür benötigen Sie eine aktive Lizenz für das PACS Modul 'Export Zeiten & Kosten'.)