Reisekosten in Fremdwährungen erfassen
Belegwährung, Projektwährung und Wechselkurs – inklusive notwendiger Einstellungen und Rechte
- Sie können Reisekosten oder Sonst. Leistungen in einer von der Projektwährung abweichenden Belegwährung erfassen.
- Für die Verwendung von Fremdwährungen benötigen Sie ein aktives Add-On. Wenn Sie diese nicht besitzen, aber eine benötigen, kontaktieren Sie bitte unser Vertriebsteam unter vertrieb@pacs-software.com oder +49 89 124 716 10.
- Begriffedefinitionen:
- Projektwährung: Dies ist die beim Projekt definierte Währung (Abrechnungswährung, Vertragswährung).
- Belegwährung: Währung, in der die Belege der Sachkosten gebucht werden. Wenn die Belegwährung von der Projektwährung abweicht, dann muss ein Wechselkurs in PACS definiert werden.
- Auszahlungswährung: Währung, in der ein Mitarbeiter seine erfassten Reisekosten ausbezahlt bekommt (Definition beim Mitarbeiter KONTAKTVERWALTUNG | RESSOURCENDATEN | ZEITEN & KOSTEN).
Bedienung zu den Reisekosten
Die dazugehörigen Einstellungen #1, #2, #3 und #4 finden Sie weiter unten unter 'Notwendige Einstellungen'.
- Generelle Infos zur Bedienung der Reisekostenerfassung finden Sie unter Zeiten & Kosten erfassen.
- Durch Auswahl des Kostensatzes werden Preis und Währung aus der Kostensatzvorlage voreingetragen.
- Einstellung (#1): Anzeige Feld 'Währung' (= Belegwährung) muss freischalten werden.
- Die Belegwährung kann per Drop-Down geändert werden. Dies bedeutet, es ist möglich, Beträge in einer von der Kostensatz- bzw. Projektwährung abweichenden Währung zu erfassen.
- Einstellung (#3): Funktion zur Änderung der Belegwährung und zur Änderung des Wechselkurses muss freigeschalten werden.
- Der Wechselkurs zur Projektwährung wird gemäß des hinterlegten Wechselkurses in der SYSTEM-KONFIGURATION | INTERNATIONALISIERUNG | WÄHRUNGEN | KURS von der ausgewählten Belegwährung zur Projektwährung voreingetragen. Den Ausgabebetrag tragen Sie in das Feld 'Betrag' (bei Reisekosten) bzw. 'EKP ne.' bei SONST. LEISTUNGEN ein. Dieser Betrag wird direkt in Projektwährung im Feld 'VKP. ne.' (bei Reisekosten und Sonst. Leistungen) umgerechnet.
- Einstellung (#2): Das Feld 'VKP ne. Projekt' bzw. 'VKGP ne. Projekt' ist nur sichtbar, wenn die Spalte für den Benutzer freigeschalten ist.
- Es ist möglich, den Wechselkurs manuell zu ändern. Daraufhin werden die Projektbeträge auf Basis dieses neuen Wechselkurses neu ermittelt.
- Einstellung (#4): Das Recht zur Änderung des Wechselkurses ist abhängig vom entsprechenden Levelbezogenen Recht.
- Besonderheit: Bei Spesensätzen, Abzugsbeträgen und Ausgleichspositionen gilt Belegwährung = Spesensatzwährung.
Bedienung der Sonst. Leistungen & Lieferantenrechnungen
- Bei sonstigen Leistungen funktioniert im Prinzip alles analog. Allerdings gibt es hier auch die Möglichkeit, dass die Leistungen aus der Verteilung einer Lieferantenrechnung resultieren.
- Bei der Erfassung der Lieferantenrechnung wird die (Eingangs-)Rechnungswährung ausgewählt. Im Fenster 'Lieferanten-Rg. auf Projekte verteilen' stehen dann alle Projekte und alle Leistungssätze zur Auswahl (nicht nur die Projekte mit derselben Währung). Als Kostenwährung bei den zu verteilenden Positionen wird die Währung der Lieferantenrechnung eingetragen (und nicht die Währung des Leistungssatzes). Diese Währung ist auch nicht änderbar.
Notwendige Einstellungen
Sie müssen die Einstellungen getrennt für REISEKOSTEN und SONST. LEISTUNGEN vornehmen und SYSTEM-KONFIGURATION | ...
- (#1) ... | ZEITEN + KOSTEN | SPALTENANZEIGE | Register REISEKOSTEN und Register SONST. LEISTUNGEN | Spalte Währung > zur Anzeige des Währungskürzels
- (#2) ... | ZEITEN + KOSTEN | SPALTENANZEIGE | Register REISEKOSTEN und Register SONST. LEISTUNGEN | Spalte VKP ne. bzw. VKGP ne.
- (#3) ... | ZEITEN + KOSTEN | ALLGEMEIN | Register REISEKOSTEN + SONST. LEISTUNGEN:
-
- Bereich Reisekosten: Setzen Sie hier einen Haken bei 'Erfassung in einer von der Projektwährung abweichenden Belegwährung (Änderung erst nach Neuanmeldung aktiv)'
- Bereich Sonst. Leistungen: Setzen Sie hier einen Haken bei 'Erfassung in einer von der Projektwährung abweichenden Belegwährung (Änderung erst nach Neuanmeldung aktiv)'
Hinweis: Bitte starten Sie die PACS Software neu.
- (#4) ... | ZEITEN + KOSTEN | BERECHTIGUNGEN | ZEITEN + KOSTEN | ...
- Zeile 'Wechselkurs darf angepasst werden (Reisekosten)'
- Zeile 'Wechselkurs darf angepasst werden (Sonst. Leistungen)'