Register Projektverwaltung

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Bedienung: Allgemeine Erklärungen

• Integrierte Suchfelder: Über die Volltext-Suche können Sie nach verschiedenen Kriterien (gleichzeitig) suchen.
  • Dropdown-Auswahl: Hier geben Sie an welche Felder durchsucht werden sollen. Zum Beispiel nach (Projekt-)Name + (Projekt-)Nummer [Standard] oder nach Auftraggeber (Felder Firma 1,2,3) bzw. Kundennummer.
  • Tragen Sie im Suchfeld nur die bekannte Zeichen-/ Zahlenfolge ein und klicken auf Suchen.
  • Die Beschreibungen zu den weiteren Kriterien nach denen Sie in der Erweiterten Suche suchen können, finden Sie unter Felder (Unter-)Register ALLGEMEIN bzw. die einzelnen Textfelder in den verschiedenen (Unter-)Registern.
• Schriftfarbe der angezeigten Projekte (abhängig vom Projektstatus):
  • Blau: alle Projekte mit Status Akquisition + Angebot
  • Schwarz: alle Projekte mit dem Status Beauftragt + Durchführung
  • Rot: alle Projekte bis zum Status 'Beendet' + 'Beauftragung abgelehnt'

• Listenanzeige

  • Zum Gruppieren der Projekttabelle müssen Sie die betroffene Spalte in den Gruppierbereich ziehen. Für jede Gruppe werden automatisch Zwischensummen ermittelt, bspw. zu Projektvolumen Honorar u. NK oder bereits fakturiertem Projektvolumen.
  • Sie können die tabellarische Anzeige (Anzahl Spalten) verändern, indem Sie den vertikalen Anzeigetrenner (zw. Tabelle und Detailanzeige) nach rechts verschieben.
  • Sie können die Spaltenbreite und Spaltenreihenfolge anpassen. Ihr individuell eingestelltes Layout wird automatisch gespeichert.
  • Einzelne Spalten der Tabelle können Sie komplett ausgeblenden (SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTVERWALTUNG | Spaltenanzeige | Projekte)
• (Unter-)Register, die Sie nicht benötigen, können Sie ausblenden. Dazu müssen Sie zur SYSTEM-KONFIGURATION. Detaillierte Ausführungen zu den Anzeigen erhalten Sie in den jeweiligen Unterregistern.
• Sie können direkt in der tabellarischen Listendarstellung oder im Detailbereich der (Unter-) Register die Daten eintragen.
• Ein Wechsel zwischen den verschiedenen Unterregistern ist nur möglich, wenn Sie davor Speichern.
• Sie können einfach und schnell zwischen den Funktionsbereichen wechseln. Klicken Sie dazu auf Wechseln zu ... und wählen den jeweiligen Bereich. Das Projekt wird dort bereits vorselektiert angezeigt (bspw. im Projektplan).
• Einzelne Funktionen können für mehrere Projekte gleichzeitig durchgeführt werden. Markieren Sie dazu die Projekte mit Haken und wählen die Funktion. Bspw. wird Ihnen durch den Direktreport die Daten aller markierten Projekte angezeigt.
• Wenn Sie auf Wechseln zu - Projektplan klicken, werden Ihnen die geplanten Projektschritte und Budgets der einzelnen Mitarbeiter angezeigt. Der Planungszeitraum orientiert sich am Projektzeitraum. Die Plan-Budgets werden pro eingestellter Planungsebene angezeigt (zentralen Einstellung für alle Benutzer): pro Tag | pro Kalenderwoche (KW) | pro Monat | pro Jahr. Die Einstellung finden Sie unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTPLAN | ALLGEMEIN | Block Kalenderbereich. Alternativ können Sie diese Detail-Darstellung der Planungen auch über die Hauptnavigation CONTROLLING & BERICHTE | PROJEKTPLAN aufrufen.
• Schneller Vergleich der Daten unterschiedlicher Projekte: Um verschiedene Daten schnell vergleichen zu können, müssen Sie nur die Projektzeile wechseln. Sie können dies entweder durch einen Mausklick oder durch die Pfeiltasten auf Ihrer Tastatur. So können Sie die Daten im Register Rechnungen von Projekt A schnell mit Projekt B vergleichen.
• Klicken Sie zum Export der Projekttabelle im Menü auf Allgemein und Tabelle exportieren. Wählen Sie dann das Ausgabeformat, wie z.B. Excel, csv, pdf, txt. Es werden alle angezeigten Zeilen und Spalten exportiert.

FAQs - Häufige Fragen

1. Wie lege ich ein Projekt an? Und wie bearbeite ich ein Projekt?

• Um ein Projekt anzulegen, müssen Sie auf Neu klicken bzw. die Tasten-Kombi Strg + N wählen. Eine neue Projektzeile (in der Tabelle) wird sofort angelegt.
  • Wenn Sie Projektvorlagen definiert haben, öffnet sich zunächst das Vorlagen-Fenster. Die Vorgaben einer Vorlage werden als Vorschlag für das neue Projekt übernommen.
• Für die Erst-Eingabe wird das (Unter-)Register ALLGEMEIN angezeigt. Hier können Sie die allgemeinen Informationen, wie den Projektnamen, definieren. Mehr Informationen hierzu finden Sie unter (Unter-)Register ALLGEMEIN.
• Sie können die einzelnen Felder zu den Stammdaten sukzessive ausfüllen. Wenn Pflichtfelder definiert sind, werden diese mit 'Standardeinträgen' bzw. 'Platzhaltern' vorbelegt.
• Kontaktauswahl bei den Projektstammdaten: Sie können nur Kontakte auswählen, die Sie vorab in der Kontaktverwaltung eingetragen haben. Mögliche relevante Kontakte für unterschiedliche Themen:
  • Auftraggeber (Kunde) im (Unter-)Register ALLGEMEIN und/oder bei abweichender Rechnungsadresse (Kunde) können Sie eine neue Firmenadresse anlegen oder Sie ändern die Daten im (Unter-)Register RECHNUNGEN.

• • • Die Kunden-Kontaktdaten finden Sie wieder als Kriterium in Berichten (Strukturierung der Projektdaten) bzw. als Anschrift in Formularen (Angebote, Rechnungen, Mahnungen).

1. • Projektleiter im (Unter-)Register ALLGEMEIN
     • Voraussetzung: Der Kontakt ist qualifiziert für die Dropdown-Auswahl "Projektleiter" (siehe Kontakt | Ressourcendaten).
   • Mitarbeiter im (Unter-)Register TEAM/LEISTUNG
     • Kontakte, die als Mitarbeiter qualifiziert sind, (Kontakte als Mitarbeiter qualifizieren) können unter ihrem Namen Zeiten & Reisekosten erfassen.
   • Akquisiteur im (Unter-)Register ANGEBOTE
     • Voraussetzung: Der Kontakt ist qualifiziert für die Dropdown-Auswahl "Akquisiteur" (siehe Kontakt | Ressourcendaten).
   • Beteiligte im (Unter-)Register BETEILIGTE
     • Dies betrifft Kontakte, die mit einem Projekt in Beziehung stehen. Diese werden beim Projekt im (Unter-)Register BETEILIGTE eingetragen.

2. Wie kopiere ich ein Projekt?

Über die Kopieren-Funktion können Sie die Projekte und deren Stammdaten bei gleichartigen Projekten noch schneller neu anlegen. (Dies ist sinnvoll bspw. zum Duplizieren von internen Projekten, deren Stammdaten nahezu identisch sind). Markieren Sie das zu kopierende Projekt und klicken auf Kopieren.

Um das Ursprungsprojekt von dem neuen Projekt zu unterscheiden erhalten Projektname + Nummer den Zusatz (KOPIE). Nach dem Kopieren können Sie alle Felder nachbearbeiten.

Folgende Felder können Sie kopieren (im Standard sind alle Haken gesetzt). Wenn ein Kriterium nicht kopiert werden soll, müssen Sie den Haken entfernen. Werden einzelne Kriterien nicht gepflegt bzw. genutzt, ist die Hakenmarkierung irrelevant.

• Benutzerrechte (Ansicht, Bearbeiten, Löschen): Thema des Bereichs (Unter-)Register TEAM/LEISTUNG
• Leistungssätze/Kostensätze und AktCodes: Thema des Bereichs (Unter-)Register TEAM/LEISTUNG
• Schritte: Thema des Bereichs Funktionsbereich Projektplan
• Projektgruppen: Thema des Bereichs (Unter-)Register PROJEKTGRUPPEN
• Projekt-Beteiligte / Beteiligten-Gruppenstruktur: Thema des Bereichs (Unter-)Register PROJEKT-BETEILIGTE
• Projekt-bezogene Eingabeprüfungen Zeiten und Kosten: Thema des Bereichs (Unter-)Register ALLGEMEIN
• Kalk PV Zeit-Positionen: Thema des Bereichs (Unter-)Register AUFTRAG | (Unter-)Register KALKULATION PV
• Kalk PV Kosten-Positionen: Thema des Bereichs (Unter-)Register AUFTRAG | (Unter-)Register KALKULATION PV
• Meilensteine: Thema des Bereichs (Unter-)Register STRUKTUREN | Meilensteine.
• Ort [Name Standard: Tätigkeitskategorie1]: Thema des Bereichs (Unter-)Register TEAM/LEISTUNG.
• Tätigkeit [Name Standard: Tätigkeitskategorie1]: Thema des Bereichs (Unter-)Register TEAM/ LEISTUNG.

3. Wie kann ich ein Projekt löschen?

• Markieren Sie das zu löschende Projekt per Haken und klicken auf Löschen.

• Zur Sicherheit müssen Sie im neu geöffnetem Fenster das Löschen nochmals explizit durch Eingabe der Passwortes bestätigen