(Unter-)Register Beteiligte (Projektverwaltung)

Hier können Sie Beteiligte zum Projekt eintragen. Dies ist vergleichbar zu den Notizen zu Kontakten. Projektbeteiligte sind dritte Personen (wie z.B. Projektteammitglieder des Kunden) und keine eigenen Mitarbeiter bzw. Mitglieder des eigenen Projektteams. Sie werden parallel zu den Teammitgliedern (Mitarbeiter des PROJEKTTEAMS) beim Projekt zugeordnet.

Sie können Sich die Projektbeteiligte über drei unterschiedliche Wege anzeigen lassen:

KONTAKTVERWALTUNG | Register PROJEKT-BETEILIGUNGEN: Hier sehen Sie alle Zuordnungen eines Kontaktes zu unterschiedlichen Projekten (Kontaktsicht).
PROJEKTVERWALTUNG | Beteiligte: Hier sehen Sie die Auflistung aller Beteiligten zu einem Projekt.
PROJEKT-BETEILIGTE | Beteiligte: Hier finden Sie eine Kontakt- und projektübergreifende Darstellung aller Projekt-Beteiligten.

Berechtigungen

Die Registeranzeige ist profilabhängig und levelabhängig. Sie können die Einstellung über SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTVERWALTUNG | BERECHTIGUNGEN | Zeile 'Projektgruppen, Aufruf (Unter-)Register' vornehmen.

Wichtig: Diese Rechte gelten für beide Bereiche: PROJEKTVERWALTUNG | BETEILIGTE und für KONTAKTVERWALTUNG | PROJEKT-BETEILIGUNGEN.

Profilabhängig: Dies ist die oberste Ebene des Profilrechts. Wenn kein Haken gesetzt ist, dann ist die levelabhängige Einstellung nicht mehr nötig. Sie können die Einstellung über SYSTEM-KONFIGURATION | RECHTE UND ORGANISATION | Funktionsbereich je Benutzerprofi | Zeile 'Projekt-Beteiligte' vornehmen.
Levelabhängig: Dies ist nur relevant, wenn bei Profilrecht ein Haken gesetzt ist. Sie können die Einstellungen über SYSTEM-KONFIGURATION | RECHTE UND ORGANISATION | Berechtigungen & Profile | Aufrufrechte für Funktionsbereiche je Zugriffslevel | Zeile 'Projekt-Beteiligte' vornehmen.

PROJEKTVERWALTUNG | BETEILIGTE

In der Liste werden Ihnen alle zugeordneten Kontakte der Projektbeteiligten angezeigt (Projektsicht).

Voraussetzung für die Zuordnung: Sie müssen den Kontakt in der Kontaktverwaltung angelegt haben. Achtung: Es stehen Ihnen nur aktive Kontakte für die Zuordnung zur Verfügung. Die Kontaktdaten, wie Name, Telefonnummer, E-Mail, stammen direkt vom angelegten 'Beteiligten-Kontakt'.
Beispiele für Beteiligte: Sie können dies einsetzen für Projektmitglieder des Kunden bzw. Ansprechpartner des Kunden für das Projekt (siehe auch weiter unten 'Dropdown-Auswahl eines Beteiligten bei der Erfassung Zeiten & Kosten') oder für Verantwortliche für einzelne Objektgewerke [bei Bauprojekten].

Zusätzlich zur namentlichen Zuordnung haben Sie noch zwei weitere Möglichkeiten. Wie Sie die Einstellungen dazu vornehmen, finden Sie weiter unten beim nächsten Punkt.

a) Sie können jeden Beteiligten-Kontakt noch qualifizieren

In Form einer Beteiligten-Qualifizierung: Festgelegte Qualifizierungsstruktur mit Ober-/Untergruppen, bspw. zur Definition der Hauptfunktion/Funktion beim Projekt. Dies können Sie in der Spalte 'Beteiligten-Qualifikation'. Beispiele für sind für die Hauptfunktion: a) 10 Bauherr, b) 20 Projektsteuerung, c) 30 Fachplaner UND für die Unterfunktion: zu a) 10 Auftraggeber, 11 Nutzer; zu b) 10 Projektsteuerung; zu c) 10 Denkmalpflege, Laborausstattung, Prüfstatik.
Oder über ein Feld Projekt-Rolle: Dies ist ein Feitextfeld, bspw. mit dem Eintrag der speziellen Funktion/Position beim Projekt. Dies können Sie in der Spalte 'Projekt-Rolle' festlegen.

b) Sie können für jeden Beteiligten-Kontakt für jedes Projekt eine projektspezifische E-Mail Adresse vergeben. Dies können Sie in der Spalte 'Projekt-Mail Beteiligter' eintragen. Dies ist ein Freitextfeld für E-Mail-Adressen im Hyperlink-Format. Bei Klick auf die E-Mail-Adresse wird Ihr E-Mail Programm, z.B. MS Outlook, gestartet und die E-Mail-Adresse übertragen.

Sie haben folgende Möglichkeiten zur Konfiguration:

SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTVERWALTUNG | Berechtigungen: Funktionale Berechtigung (Level 1-10) zur Definition von 'Beteiligten-Qualifizierungen', zur Zuordnung der Qualifizierungen und der 'Projekt-Rolle'
SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTVERWALTUNG | Spaltenanzeige | Register Projektbeteiligte: Sie können dort beispielsweise die Spalten für 'Beteiligen-Qualifizierung' oder 'Projekt-Rolle' oder 'Projekt-Mail Beteiligter' ein- oder ausblenden.

So können Sie die definierte Beteiligten-Qualifizierung bei einem anderen Projekt nutzen

Ausgangspunkt: Die Struktur 'Beteiligten-Qualifizierung' mit Ober- und Untergruppen können/müssen Sie pro Projekt definieren. Unterschiedliche Projekte/Projektinhalte können so unterschiedliche Qualifizierungen zur Auswahl haben.
Um einmal definierte Strukturen auch für andere Projekte zu nutzen, müssen Sie dies bereits bei der Projekt-Neuanlage berücksichtigen. Die Strukturen müssen bei der ausgewählten 'Projektvorlage' bereits definiert sein oder das neue Projekt wird über die Funktion 'Kopieren eines bereits existierenden Projektes' (mit den entsprechenden Strukturdefinitionen) erstellt. [Bei der zweiten Variante müssen Sie darauf achten, dass bei der Abfrage der zu kopierenden Projektdefinitionen auch der Haken bei 'Projekt-Beteiligte bzw. Struktur Beteiligten-Qualifizierung' gesetzt ist).

Der Export der Beteiligtenliste (bspw. zum Einlesen in MS Exchange/Outlook, Öffentlicher Ordner) erfolgt über den Funktionsbereich Schnittstellen & Dokumente | Export. Wählen Sie hier die Alternative 'Projekt-Beteiligte'. Für jedes Projekt wird eine separate .csv-Datei erstellt, damit in Outlook auch diese projektweise dargestellt werden können.

Bedienung: So ordnen Sie Beteiligte zu, ändern oder löschen die Zuordnung

Beteiligten neu zuordnen: Um einen Kontakt (Beteiligten) dem Projekt zuzuordnen, müssen Sie im unter PROJEKTVERWALTUNG | BETEILIGTE auf Neu zuordnen klicken und im aufgehenden Fenster den zuordnenden Kontakt suchen.

Wählen Sie das zu durchsuchendes Feld, tragen die im Suchfeld die bekannte Zeichenfolge ein und klicken auf . Die gefundenen Kontakte werden Ihnen in einer Tabelle angezeigt. Zur Auswahl des betroffenen Kontaktes müssen Sie auf Hinzufügen klicken. Es wird dann automatisch eine neue Kontaktzeile angelegt.

A) Klicken Sie im Feld 'Beteiligten-Qualifizierung' auf . Es öffnet sich dann das Fenster "Beteiligten-Qualifizierung für ...". Es stehen Ihnen zwei Modi zur Verfügung:

(Standard): Setzen Sie hier einen Haken. Es werden nur Beteiligten-Qualifizierungen für das Projekt angezeigt, die unter PROJEKTVERWALTUNG | Beteiligte | Spalte 'Beteiligten-Qualifizierung' oder Funktionebereich PROJEKTE | PROJEKT-BETEILIGTE | Spalte 'Beteiligten-Qualifizierung' definiert wurden. Zum Entfernen der Qualifizierung den Haken müssen Sie den entfernen. Zur Zuordnung der Auswahl zum Projekt bzw. der Änderung müssen Sie auf klicken.
: So können Sie pro Projekt die Beteiligten-Qualifizierungen festlegen, die unter 'Zuordnungen bearbeiten' angeboten werden. Klicken Sie zum Einfügen der ersten Ebene (= Obergruppe) auf Neu anlegen. Zum Einfügen der Unterebene(n) (= Untergruppe) müssen Sie auf Unterebene einfügen klicken. Tragen Sie jeweils den Namen ein und schließen die Eingabe mit Speichern ab.

B) Tragen Sie im Feld 'Projekt-Rolle' den Freitext zur Rolle ein. Die Eingabe mit Speichern abschließen.

Entfernen eines Beteiligten: Um einen Kontakt aus der Beteiligten-Liste zu entfernen, müssen Sie die betroffene Kontaktzeile per Haken markieren und auf Auswahl löschen klicken. Die Verknüpfung wird entfernt.

Wichtig: Der Kontakt wird dabei nicht gelöscht, nur die Verknüpfung vom aktuellen Projekt wurde gelöst. Eine ggf. existierende Verknüpfung von anderen Kontakten zum Projekt bleibt davon unberührt.

Dropdown-Auswahl eines Beteiligten bei der Erfassung von Zeiten & Kosten

Neben der oben beschriebenen reinen Info-Funktion (beim Projekt oder Kontakt) können Sie in der Zeit- & Kostenerfassung in einem separaten Feld 'Beteiligte' eine namentliche Beteiligten-Zuordnung vornehmen. Zum Beispiel als Nachweis-/Info-Funktion bei Support-Projekten: Bei der Erfassung von Support-Zeiten für einen Kunden auf dem Projekt "Kunden-Support" wird damit auch der Name des Anfragenden mit hinterlegt werden. Es werden Ihnen alle Personen im Auswahlmenü angezeigt, die als 'Beteiligte' beim Projekt hinterlegt sind.
Umfang der Beteiligten-Auswahl (im Feld 'Beteiligte'): Der Umfang ist abhängig von der Einstellung unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTVERWALTUNG | Allgemein | Bereich 'Dropwdown-Auswahl eines Beteiligten bei der Erfassung von Zeiten & Kosten'.