Personio-Mitarbeiter in PACS übernehmen und synchronisieren (Stammdaten)

Personio ist eine der führenden Softwarelösungen für Personalverwaltung und Personalabrechnung. Für die PACS Schnittstelle zur Personio Software haben damit die Personal- bzw. Mitarbeiterdaten zentrale Bedeutung. Für festangestellte Mitarbeiter ist Personio das führende System.
Es werden alle Mitarbeiter synchronisiert, außer die Mitarbeiter mit dem Status 'Papierkorb' (ehem. inaktiv).

So übernehmen Sie die Personio Mitarbeiterdaten in die PACS Mitarbeiter-Stammdaten

Damit PACS weiß, welcher 'Personio Mitarbeiter' welchem 'PACS Mitarbeiter' entspricht, wird unter KONTAKTVERWALTUNG | INTEGRATION die Personio-MA-ID eingetragen (manuell oder über den automatisierten Import). Beim Import der Mitarbeiterdaten aus Personio wird so geprüft, ob der Mitarbeiter und eine Personio-MA-ID bereits existieren.

Personio ist hier das führende System!

Wenn Sie das Register INTEGRATION nicht sehen, müssen Sie zu SYSTEM-KONFIGURATION | KONTAKTE | BERECHTIGUNGEN | KONTAKTVERWALTUNG | Zeile Register 'Integration' (Standard: Level 1+2 aktiv).
Um Personio Mitarbeiterdaten in PACS zu übernehmen, starten Sie die PACS Kontaktverwaltung. In der Icon-Leiste überWeitere Funktionen -> Integration -> Personio wird Ihnen ein Auswahlmenü angezeigt mit den Optionen (siehe auch weiter unten Screenshot)
- Personio MA-Liste auslesen und anzeigen
- Personio MA-ID auf E-Mail-Basis zuordnen
- Personio MA importieren/ synchronisieren
Wenn Sie die Schnittstelle das erste Mal nutzen, empfehlen wir Ihnen, die Funktionen einzeln nacheinander auszuführen.

Hier erklären wir Ihnen die drei Funktionen ausführlich.

1. Auswahl: 'Personio MA-Liste auslesen und anzeigen'

Diese Auswahl dient dem ersten Überblick. Sie können darüber testen, ob der Verbindungsaufbau funktioniert und ob die angezeigten Daten korrekt sind. Es handelt sich hierbei nur um eine Anzeige, es werden über diese Auswahl keine Daten übertragen.
Bei Auswahl wird eine Übersichtsliste der in Personio gepflegten Mitarbeiter-Kontakte angezeigt.
So könnte ein mögliches Ergebnis aussehen (dargestellt wird hier ein Personio-Test-Account). Die in Personio angelegten Mitarbeiter werden in der von PACS erstellten Liste anzeigt mit Name, Vorname, E-Mail-Adresse und Personio-ID.

Beispiel Aufruf der Funktion der Ergebnisanzeige

Die beiden weiteren Auswahlmöglichkeiten 'Personio MA-ID auf E-Mail-Basis zuordnen' und 'Personio MA importieren' (Erklärung weiter unten) dienen dazu, die PACS Mitarbeiter-Stammdaten um die Personio-Daten ergänzen zu können (wenn in PACS der Mitarbeiterkontakt bereits angelegt wurde) oder Mitarbeiterdaten komplett neu aus Personio zu übernehmen.

2. Auswahl: 'Personio MA-ID auf E-Mail-Basis zuordnen'

Die Funktion ist relevant, wenn in PACS bereits der MA-Kontakt bereits existiert (wie es bspw. bei Firmen der Fall ist, die PACS bereits nutzen oder wenn der MA-Namen bereits parallel manuell in PACS eingetragen wurde).
Wenn eine Übereinstimmung der Felder 'Mail-Accounts' [Personio] und 'E-Mail1' [PACS] existiert, dann wird die in Personio existierende Personio-ID des Mitarbeiters in das PACS Feld 'Personio MA-ID' eingetragen. [Abgleich im Detail: personio.email = pacs.email_01 (PACS Kontaktverwaltung: E-Mail1)]

3. Auswahl: 'Personio MA importieren' und Mitarbeiterdaten aktualisieren

Die Funktion ist relevant für die Synchronisation von Mitarbeiten von Personio nach PACS.
Wenn die Personio-ID in der PACS-Datenbank mit einer Personio-ID in der Personio-Datenbank übereinstimmt (der Kontakt in PACS also bereits existiert), dann werden die Kontaktdaten in PACS durch die Kontaktdaten aus Personio überschrieben/aktualisiert. Beispiel: Bei Namensänderungen durch Heirat, wird der alte Name aktualisiert.
Wenn es in der PACS-Datenbank keine Übereinstimmung mit einer Personio-ID in der Personio-Datenbank gibt (der Kontakt in PACS also noch nicht existiert), dann wird der existierende Personio-Kontakt in PACS neu angelegt.
Folgende Feldinhalte werden übernommen (die Anzeige erfolgt in der PACS Kontaktverwaltung im Register KONTAKTDATEN und Register RESSOURCENDATEN):

Personio Name [personio.last_name]	PACS (Unter-)Register Kontaktdaten: Name
Personio Vorname [personio.first_name]	PACS (Unter-)Register Kontaktdaten: Vorname
Personio E-Mail1 [personio.email]	PACS (Unter-)Register Kontaktdaten: E-Mail1
Personio MA-ID	PACS (Unter-)Register Integration: Personio MA-ID
Personio Firmen-Eintrittsdatum [personio.hire_date]	PACS (Unter-)Register Ressourcendaten: Eintrittsdatum

Beim Import werden folgende Qualifizierungen von PACS hinzugefügt:

PACS (Unter-)Register Kontaktdaten	Kontakttyp 'Mitarbeiter (intern)'
PACS (Unter-)Register Kontaktdaten	Land 'Standard-Land' (i.d.R. DE, kann aber in der System-Konfiguration geändert werden)

Damit existieren alle Ihre Mitarbeiterkontakte in Personio auch in der PACS Software.

Weitere Mitarbeiter-Qualifizierungen oder -Infos können Sie in PACS nach der PACS-Systematik zusätzlich hinzufügen.

Wichtig: In PACS muss für jeden Mitarbeiter ein Feiertagskalender pro Jahr hinterlegt sein (auch halbe Feiertage): Nur dann erfolgt für Feiertage der Übertrag 'Personio-Halber-Urlaubstag' korrekt als 'PACS-Halber-Urlaubstag'.

Weiter zu Schritt 3: So übernehmen Sie Ihre (Anwesenheits-)Zeiten von Personio zu PACS und von PACS zu Personio