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Personalakte: Felder und Berichte

Feldbedeutungen, Auswahllisten und Reporting – inkl. Zugriffsrechten und Konfiguration

Für mehr Informationen zur Nutzung einzelner Funktionen bzw. zur Bedienung, siehe Arbeitsfenster und Bedienung Personalakte.

Im Folgenden werden die Felder beschrieben.

Feld "Mitarbeiter"

  • Anzeige/Auswahl aller Mitarbeiter möglich, für die der Benutzer ein Personalakten-Zugriffsrecht besitzt.
    • Umfang + Reihenfolge der Listenanzeige: zunächst werden Ihnen alle aktuell lizenzierten Mitarbeiter (Voll-, Teil-, BackOffice-Lizenz) und danach alle 'ausgeschiedener Mitarbeiter' angezeigt.
  • Wie entferne ich einen Mitarbeiter aus der Dropdown-Liste? (bspw. wenn Mitarbeiter die Firma verlässt oder der Benutzer nicht mehr für den Mitarbeiter zuständig ist):
    • Alternative 1: Entziehen Sie dem Benutzer das Personalakten-Zugriffsrecht. Dazu müssen Sie in der Kontaktverwaltung beim Mitarbeiter-Kontakt unter Ressourcendaten | Bereich Personalaktenzugriff. Hier können Sie das Zugriffsrecht für den Benutzer entziehen [Haken entfernen].
    • Alternative 2: Setzen Sie den Mitarbeiter-Kontakt auf den Kontaktstatus 'Papierkorb' (ehem. inaktiv). Dazu müssen Sie zu Kontaktverwaltung | Kontaktdaten und hier das Feld aktiv/Papierkorb.

Feld "Thema"

  • Sie können die Themengruppen und Einzelthemen der Personalakte [Ober- und Unterthemen] individuell festgelegen. Gehen Sie dazu zu System-Konfiguration | Ressourcen | Personalakte | Themen. Wir haben Ihnen verschiedene Beispiele zu Strukturierungsmöglichkeiten dort aufgeführt.
  • Wenn Sie eine neue Position in der Personalakte anlegen, wird auf diese vorgegebenen Strukturierung zugegriffen. Klicken Sie hierzu rechts neben den Themenspalten auf die Thema der Personalakte auswählen und wählen das Einzelthema aus. Das Einzelthema und die Themengruppe werden gemeinsam übernommen. Es ist nicht möglich nur eine Themengruppe auszuwählen.

Feld "Absprache"

  • Datum: Tragen Sie hier das Datum der Besprechung bzw. des Eintrags ein.
  • Notiz: Dies ist ein Freitextfeld für Erläuterungen. Formatierungen sind nicht möglich.

Feld "Verantwortlicher/Teilnehmer"

  • Vorgesetzter: Hier wird der aktuelle, direkte Vorgesetzte des Mitarbeiters (und dessen Vorgesetzte) angezeigt. Im Feld ist keine Änderung möglich.
    • Wie ordne ich einen Vorgesetzten zu einem Mitarbeiter? Sie können durch die Zuordnung des Mitarbeiters zu einer Business Unit den Vorgesetzten zuordnen. Dazu müssen Sie zu Kontakte | Ressourcendaten). Unter PACS System-Konfiguration | Rechte und Organisation | Business-Units und Verantwortungen können Sie die Verantwortung für die Business Unit definieren.
    • Todos beim Wechsel des Vorgesetzten (bspw. Mitarbeiter wechselt in einen anderen Bereich oder der Vorgesetzte des Mitarbeiters übernimmt anderen Bereich oder verlässt die Firma)
      • Die aktive, namentliche Zuordnung des Benutzers beim Personalakten-Zugriffsrecht für den Mitarbeiter muss geändert werden.
      • Konsequenz bei der Feld-Anzeige 'Vorgesetzter' in der Personalakte: Die ursprüngliche Zuordnung des Verantwortlichen geht verloren und wird durch die/(den) neue(n) Vorgesetzte(n) ersetzt. Die berechtigten Benutzer und damit auch die neuen Vorgesetzten sehen auch die 'alten' Vereinbarungen.
    • Wenn Sie die Historie der Vorgesetzten abbilden wollen, also zu welchem Zeitpunkt welcher Vorgesetzte die Verantwortung hatte, MUSS der Vorgesetzte immer auch unter 'Weitere Teilnehmer' namentlich eingetragen werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass diese Info nicht verloren geht.
  • Weitere Teilnehmer: Dies ist ein Freitextfeld für Erläuterungen.

Feld "Vereinbarung"

  • Gültig von/Gültig bis: Gültigkeit der Vereinbarung für einen definierten Zeitraum
  • Betrag/Wert: Hier können Sie den Wert eintragen, falls die Position bewertet werden kann. Dieses Feld ist in Kombination mit nächstem Feld 'Einheit'.
  • Einheit: Dieses Feld ist in Kombination mit Feld 'Betrag/Wert'.

Feld "Gesprächsstatus"

      • LEER (Ersteintrag je nach Definition unter System-Konfiguration)
      • Varianten: Abgelehnt, Erledigt, Geplant/Terminfindung, Termin festgelegt, Übergeben, Vereinbart
    • Gesprächsstatus Datum: Bei Neuanlage wird das aktuelle Datum voreingetragen. Sie können dieses im Anschluss ändern.

    Feld "Wiedervorlage"Hier können Sie einen Wiedervorlage Termin einstellen.

    • Wiedervorlage (WV) Person: Hier können Sie einen Personalakten-Zugriffsberechtigten wählen. (Alle Kontakte werden vorgeschlagen, die für die Dropdownauswahl freigeschalten wurde).
    • Wiedervorlage (WV) Datum: Tragen Sie das Datum ein.
    • Wiedervorlage (WV) Notiz: Tragen Sie eine Notiz zur Info bei Wiedervorlage ein.
    • Zum Übertrag einer WV in einen Outlook-Kalender: Markieren Sie die betroffene Zeile per Haken und klicken auf iCalendar-Export (Wiedervorlage).

    Berichte zur Personalakte

    • Sie können für einzelne Benutzer die Berechtigung zum Aufruf von Berichten definieren. Gehen Sie dazu zum Funktionsbereich EINSTELLUNG | BENUTZERRECHTE | Register Reports (Standard).
    • Folgende Standard-Berichte zeigen verschiedene Daten der Personalakte:

    Berichte zu den aktuell eingestellten Personalakte-Zugriffsrechten (Register REPORTS)

    Wichtig: Die Anzeige der Inhalte ist immer abhängig davon, ob der Benutzer ein Personalakten-Zugriffsrecht für den Mitarbeiter besitzt. Wenn das nicht der Fall ist, werden keine Personalakten-Daten angezeigt.

    • Welcher Benutzer darf die Personalakte welches Mitarbeiters einsehen?

      • Reportgruppe 'Organisation' > Bericht 'Benutzerrechte': Paramenterauswahl > Objekt 'Mitarbeiter-Personalakten' & Darstellung > 'Benutzer| Objekt'

    • Wer hat Zugriff auf die Personalakte eines Mitarbeiters?

      • Reportgruppe 'Organisation' > Bericht 'Benutzerrechte': Paramenterauswahl > Objekt 'Mitarbeiter-Personalakten' & Darstellung > 'Objekt | Benutzer'

    Berichte zu den Personalakten-Einträgen (Register REPORTS)

      • Reportgruppe 'Verwaltung - Human Resources' > Bericht 'Mitarbeiter-Profile'. Der Bericht zeigt neben den Daten zur Mitarbeiter-Personalakten, auch weitere Informationen zu den Mitarbeitern aus der Ressourcenverwaltung (wie Einträge zu Qualifikationen, Projekten mit Projektleiter-Verantwortung etc.).
      • Reportgruppe 'Verwaltung - Human Resources' > Bericht 'Personalakte (Liste)'. Der Bericht zeigt die Inhalte der Personalakte.

    Direkt Reports

    • Direktreports im Bereich Personalakte (Das Icon für den Direktreport wird nur angezeigt, wenn für den Benutzer mindestens ein Zugriffsrecht für einen Bericht definiert ist.):

    Wichtig: Der Benutzer kann nur Mitarbeiter selektieren, für die er ein Personalakten-Zugriffsrecht besitzt. Und nur für diese Mitarbeiter zeigen die Berichte die Personaldaten an!

      • Bericht 'Mitarbeiter-Profile (Auswahl)': Der Report zeigt die Daten für alle aktuell per Haken markierten Mitarbeiter. Zusätzlich zu den Daten zur Mitarbeiter-Personalakte werden auch weitere Mitarbeiter-Informationen aus der Ressourcenverwaltung dargestellt (wie Einträge zu Qualifikationen, Projekten mit Projektleiter-Verantwortung etc.).
      • Bericht 'Personalakte (Liste)': Der Report ist über alle Mitarbeiter, für die der Benutzer das Personalakten-Zugriffsrecht besitzt. Über die Berichtparameter können Sie einzelne Mitarbeiter ausgewählen. Der Bericht zeigt die Inhalte der Personalakte.
    • Direktreports im Bereich Kontakte (Das Icon für den Direktreport wird nur angezeigt, wenn für den Benutzer mindestens ein Zugriffsrecht für einen Bericht definiert ist.):
      • Bericht 'Mitarbeiter-Profile (Auswahl)': Der Bericht ist für aktuell ausgewählte Mitarbeiter. Der Bericht zeigt neben den Daten zur Mitarbeiter-Personalakten, auch weitere Informationen zu den Mitarbeitern aus der Ressourcenverwaltung (wie Einträge zu Qualifikationen, Projekten mit Projektleiter-Verantwortung etc.).

    Wichtig: Der Benutzer kann nur Daten von Mitarbeitern sehen, für die er ein Personalakten-Zugriffsrecht besitzt.

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