Soll-Arbeitszeit als Monatspauschale abbilden (Sonderfall Pauschalvereinbarung)

Pauschalvereinbarung (bspw. 50 Std. Soll-Arbeitszeit pro Monat), ohne dass diese Arbeitszeit auf bestimmte Arbeitstage explizit verteilt werden kann.

Problem

Aufgrund der fehlenden Möglichkeit, einen Pauschalwert auf einzelne Tage aufzuteilen, kann eine Pauschalvereinbarung in PACS nicht direkt hinterlegt werden.

Hintergrund

• Jeder Kalendermonat hat je nach Konstellation (Anzahl Kalendertage des Monats, Verteilung von Sa./So. im Monat, Feiertage im Monat) eine unterschiedliche dynamisch ermittelte Anzahl von Arbeitstagen pro Mitarbeiter.
• Daher wird in PACS die Soll-Arbeitszeit pro Tag pro Mitarbeiter in die Datenbank eingetragen. So kann jeder Mitarbeiter (mit den für ihn geltenden Feiertagen) auch zu jedem Datum sein Arbeitszeitkonto Stichtags-genau auswerten.
• Abweichend davon wird bei einer Pauschalvereinbarung nicht auf die dynamische Konstellation der Einzelmonate Rücksicht genommen (sondern nur ein Pauschalwert je Monat festlegt). Daher ist es auch nicht möglich über den Eintrag in PACS unter PENSUM-Arbeitszeitregelung eine Gleichverteilung auf die Arbeitstage (bspw. 50 Std. bei 20 Arbeitstagen = 2,5 Std. pro Tag) zu hinterlegen.

Mögliche Lösung

Ausgangslage (Erläuterungen zum Verständnis für das weiter unten definierte Vorgehen):

• PACS ermittelt die Soll-Arbeitszeit je Mitarbeiter dynamisch pro Arbeitstag [AT] wie folgt:
• Arbeitstage sind alle Tage eines Monats abzüglich Samstag und Sonntag und abzüglich der eingetragenen Feiertage.
• Die Anzahl der Stunden pro Arbeitstag werden unter KONTAKTVERWALTUNG | RESSOURCENDATEN | Bereich Pensum | Arbeitszeitregelung definiert (bspw. 8 Std. pro Tag).
• Eintrag der Feiertage je Mitarbeiter:
• 'Feiertage' sind keine Arbeitstage.
• Als Feiertage gelten i.d.R. die gesetzlichen Feiertage (abhängig vom Standort je Mitarbeiter) und die Regelungen hinsichtlich der Betriebsfeiertage für den 24.12. und 31.12 (ganze oder halbe Tage werden als 'Betriebsfeiertage' behandelt).
• Diese Möglichkeit zum Eintrag von Betriebsfeiertagen kommt nun auch bei der Abbildung von Pauschalevereinbarungen zum Einsatz.

Lösungsalternative1: Vorgehen zum Eintrag der Monatspauschale (am Beispiel 50 Stunden pro Monat für einen Mitarbeiter)

• Ermittlung der Arbeitsstunden pro Arbeitstag
  • Ziel: die mögliche Minimum Soll-Arbeitszeit pro Monat (also AT abzüglich der Feiertage) multipliziert mit diesen Arbeitsstunden muss einen Wert gleich oder größer 50 Std. ergeben (bzw. der Stundenzahl einer zum genannten Beispiel abweichenden Vereinbarung).
  • Im Beispiel: Wenn man von 20 Arbeitstagen ausgeht, ergibt sich daraus ein Wert für den Mitarbeiter pro Arbeitstag von 2,50 Stunden. Diesen Wert (2,5 Std pro Arbeitstag) müssen Sie dann beim Mitarbeiter-Kontakt unter KONTAKTVERWALTUNG | RESSOURCENDATEN | Bereich Pensum | Arbeitszeitregelung eintragen.
  • Für alle Monate mit 20 AT ist somit die Vorgabe der Soll-Arbeitszeit des Mitarbeiters mit 50 Std. korrekt (20*2,5 = 50 Std.) Es muss für diese Monate keine Korrektur vorgenommen werden.
• Für alle Monate, bei denen mehr als 20 Arbeitstage existieren, muss eine Korrektur dieser Fix-Vorgabe durch 'Feiertagseintrag' erfolgen. Und das pro Monat und für alle betroffenen MA. Dafür gibt es zwei Wege:
  • (1) Erstellen einer separaten Feiertagsdatei: Diese wird dann für jeden betroffenen Mitarbeiter eingespielt (zum Erstellen die Feiertagsdatei öffnen und anpassen). Das Einspielen der Datei erfolgt bei den jeweils betroffenen Mitarbeiter unter KONTAKTVERWALTUNG | RESSOURCENDATEN | Bereich Pensum | Feiertage (dieser Weg ist vorteilhaft bzw. zeitlich effizienter, wenn mehrere Mitarbeiter mit derselben fix festgelegten Vorgabe betroffen sind).
  • (2) Individueller Direkteintrag beim Mitarbeiter-Kontakt unter KONTAKTVERWALTUNG | RESSOURCENDATEN | Bereich Pensum | Feiertage. Klicken Sie dort auf Feiertage . Es werden die bisher schon eingetragenen Standard (Firmen)-Feiertage angezeigt. Klicken Sie hier auf Neu und fügen zeilenweise 'neue Feiertage' hinzu. (In diesem Fall handelt es sich um 'Korrektur Soll-AZ'-Einträge. Diese Bezeichnung kann man auch als Namen mit eintragen.) So setzen Sie die Soll-Arbeitszeit des Tages/gewählten Datums von 2,5 Stunden auf 0 Stunden.

• Umfang der notwendigen 'Korrekturen':

  • Hat der Kalendermonat bspw. 21 Arbeitstage (21 AT*2,5 Std. = 52,5 Std. Soll-AZ), muss die Korrektur für einen Arbeitstag erfolgen bzw. ein 'Feiertagseintrag' vorgenommen werden. (Hinsichtlich des Eintrags ist darauf zu achten, dass der Eintrag mit einem Datum des betroffenen Monats erfolgt. Und dass es sich bei dem gewählten Datum nicht um einen 'tatsächlichen' Feiertag oder einen Samstag oder Sonntag handelt).
  • Durch diesen zusätzlichen Feiertageintrag im betroffenen Monat reduziert sich die Soll-Arbeitszeit des Mitarbeiters um einen Tag bzw. um 2,5 Stunden Soll-Arbeitszeit (im Bsp. von 52,5 Std auf 50 Std.). Damit ist die Pauschal-Vorgabe von 50 Std. für den Monat für den Miterarbeiter fix hinterlegt.

• Die Vorgaben pro Monat können über den Bericht im Reportordner "Mein PACS" -> 'Arbeitszeitkonto je Mitarbeiter (Entwicklung)' überprüft werden.

Lösungsalternative2: Eintrag der Soll-AZ von 8 Std. pro Tag und Buchung der Differenzstunden zur Soll-AZ auf ein internes Projekt mit Typ 'INT-Sonstige Abwesenheit (AZ)'

• Beim MA-Kontakt unter Ressourcendaten die gültigen Feiertage & Soll-AZ von 8 Std. pro Tag eintragen, sowie die gültigen Feiertage. Dann die Soll-AZ vom System berechnen. Damit bekommen Sie die Gesamt-Arbeitszeit für den Mitarbeiter pro Monat (mögliche Darstellung im Report 'Mitarbeiter-Leistung' (Aufruf über REPORTS -> Controlling Mitarbeiter -> 'Mitarbeiter-Leistung' (Auswahl Zeitraum 1 Monat).
• Da der Mitarbeiter aber nur 50 Std. pro Monat arbeitet, müssen Sie die Differenz zur Gesamt-Soll-AZ als Ist-Zeiten erfassen.
  • Dazu ein Projekt bspw. mit dem Namen „Nicht für Firma verfügbar“ (Beispiel) anlegen. Das Projekt muss dem Projekttyp 'INT-Sonstige Abwesenheit (AZ)' zugeordnet sein (als Leistungssatz den für andere 'Interne Projekte' verwendeten nutzen). Der Mitarbeiter benötigt für das Projekt KEIN Ansichtsrecht.
  • Dann für den Mitarbeiter pro Monat an einem Arbeitstag pro Monat die Gesamtdifferenz zu den vereinbarten 50 Stunden eintragen. Im Beispiel für Januar 2026 am 02.01.2026: 110 Stunden (Soll-Stunden gesamt 160 - Stunden vereinbart mit MA 50), für Februar 2026 am 02.02.2026: 106 Stunden (Soll-Stunden gesamt 156 - Stunden vereinbart mit MA 50). Und das für jeden betroffenen Monat.
  • Wenn der Mitarbeiter für seine tatsächlichen Projekte und für die Urlaubstage die Ist-Zeiten-Einträge vornimmt, werden diese als Gesamtstunden ermittelt. Arbeitet er einmal mehr wie 50Stunden, dann wären das für ihn Überstunden, die in der Jahresbetrachtung in den Folgemonaten ausgeglichen werden könnten (gleiches gilt für Unterstunden).
  • Die Vorgaben pro Monat können über den Bericht im Reportordner "Mein PACS" -> 'Arbeitszeitkonto je Mitarbeiter (Entwicklung)' überprüft werden.

Weitere verwandte Themenbereiche

• RESSOURCENDATEN | Bereich Pensum | Arbeitszeitregelung Mitarbeiter