MA-unabhängig (Zeiten & Kosten)

Die Erfassung MA-unabhängig kann unter mehreren Aspekten relevant werden.

Erfassen von Ist-Zeiten & Kosten

Die Erfassung von Zeiten & Kosten (Zeiten, Reisekosten, Sonst. Sachkosten) muss mit Pflichteingaben und in einer einheitlichen Struktur erfolgen (siehe dazu Erfassen Zeiten & Kosten Basisinfos - Pflichteingaben). Nur so kann die Datenbankkonsistenz gewährleistet werden und sind übergreifende Darstellungen bzw. Berechnungen sind möglich.

In einigen Fällen sind diese Pflichteingaben bei Vorlagen oder bei der Erfassung hinderlich. Dies betrifft insbesondere die Zuordnung von Leistungssätzen in Verbindung mit dem Mitarbeiternamen.

PACS Grundlage:

• Jeder Zeiten- & Kostenposition müssen Sie einen Leistungssatz zuordnen, der immer mit einem Mitarbeiternamen verbunden ist.
• Bei Zeiten sind dies die individuellen Stunden-/Tagessätze (Betragswerte): Diese werden explizit für einen Mitarbeiternamen im Leistungsarchiv angelegt [mit EKP und VKP] und beim Projekt zugeordnet (abhängig vom Auftrag, der Qualifikation etc.). Das bedeutet bei der Zeiterfassung muss sich der Mitarbeiter darüber keine Gedanken machen, da die Stunden-/Tagessätze bei der Erfassung der Zeit immer automatisch in die Datenbank eingetragen werden. Jeder Mitarbeiter sieht nur die eigenen Leistungssätze. Es existiert eine 1:1-Verbindung zwischen Leistungssatz und Mitarbeiter.
• Im Gegensatz dazu können die Kostensätze bei Sachkosten (Reisekosten und Sonst. Sachkosten) im Vorfeld meist nicht eindeutig betragsmäßig festlegt werden. Deshalb erfolgt hier bei der Erfassung neben der Kostensatzauswahl auch ein Eintrag eines Betrages bzw. die im Leistungsarchiv definierten Beträge können bei der Erfassung überschrieben werden. Damit ist die Festlegung der Kostensätze pro Mitarbeiter mit Betragswerten im Leistungsarchiv bei Sachkosten meist nicht sinnvoll. Daher werden diese bei der Definition im Leistungsarchiv nicht explizit nur einem Mitarbeiter zugeordnet, sondern als Kostensatz mit "MA-unabhängig" angelegt (Auswahl in der Spalte 'Mitarbeiter').

Sachkosten unter eigenem Mitarbeiternamen erfassen

• Alle Mitarbeiter haben für die im Leistungsarchiv angelegten Kostensätze ein automatisches passives Ansichtsrecht für Kostensätze, wenn diese mit dem Zusatz "MA-unabhängig" angelegt sind. D.h. die Kostensätze werden im Leistungsarchiv nur einmal angelegt und jeder Mitarbeiter kann diesen bei der Kostenerfassung auswählen. Es wird dann immer automatisch der Name des erfassenden Mitarbeiter (Auswahl Dropdown-Menü im Feld Mitarbeiter) miteingetragen.

Sachkosten "ohne Mitarbeiterzuordnung" erfassen

• Für die Zuordnung einer Hardware-Eingangsrechnung zu einem Projekt ist aber die Zuordnung eines Mitarbeiternamens (siehe PACS Grundlage) nicht sinnvoll bzw. gewünscht.
• Daher kann auch hier die Erfassung über "MA-unabhängig" erfolgen. Dazu müssen Sie im ersten Schritt beim Feld Mitarbeiter (Dropdown-Menü) den Namen "MA-unabhängig" auswählen.
• Wichtig: Dieser wird hier jedoch nur angeboten, wenn der Benutzer ein aktives Ansichtsrecht für "MA-unabhängig" besitzt. Dies muss im Menü unter RESSOURCEN | BENUTZERRECHTE | MITARBEITER zugeordnet werden.
• Sie können zudem festlegen, dass Sachkosten immer ohne Mitarbeiterzuordnung bzw. mit dem Namen "MA-unabhängig" erfasst werden müssen (Pflicht!). Dies können Sie einstellen unter SYSTEM-EINSTELLUNGEN | ZEITEN + KOSTEN | BERECHTIGUNGEN | ZEITEN + KOSTEN | Zeile "Erfassen auf MA-unabhängig ist Pflicht (Sonst. Leistungen)".

Festlegen von Leistungssätzen "MA-unabhängig"

• Die Definition von Leistungssätzen erfolgt im Funktionsbereich ZEITEN & KOSTEN | Leistungssätze Zeiten oder Kostensätze Reisekosten oder Kostensätze Sonst. Leistungen.
• Dies ist jedoch nur möglich, wenn der Mitarbeiter ein aktives Ansichtsrecht für "MA-unabhängig" besitzt (Zuordnung unter Einstellungen | Benutzerrechte | Register MITARBEITER).
• Weiter finden Sie unter Grundlagen Leistungsarchiv.

Definition von Budgets ohne Mitarbeiterzuordnung (zeitraumbezogene Budgets mit Zeiten, Einzel- und Gesamtbudgetwerten (Projektplan)

Die Planung von Budgets für Zeiträume und mit Zeiten (und Betragswerten) erfolgt immer über einzelne Mitarbeiter. Die Summe der Mitarbeiterplanungen ergeben damit das Gesamtbudget.

Für die Planung von Budgets ohne spezielle Mitarbeiterzuordnung kann die alternative Auswahl "MA-unabhängig" genutzt werden. Das Budget wird dabei nicht explizit einem Mitarbeiter zugeordnet, sondern wird unabhängig festgelegt. Dies kann auch für Planungen bei Projekten "in Akquise" sinnvoll sein, wenn noch keine bestimmte Mitarbeiterzuordnung möglich und sinnvoll ist.

Damit nicht alle Projektplaner (Projektleiter etc.) ein aktives Ansichtsrecht für "MA-unabhängig" benötigen, kann über Einstellungen unter funktionalen Rechten für einzelne Levels definiert werden, dass diese "MA-unabhängig" planen dürfen, ohne ein aktives Ansichtsrecht zu besitzen (SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTPLAN | BERECHTIGUNGEN | Zeile: 'MA-unabhängig-Auswahl unabhängig vom Profilrecht), Beschreibung: Wenn dies aktiviert ist, wird der 'MA-unabhängig' immer mit angezeigt (unabhängig vom Profilrecht des Benutzers): a) bei Mitarbeiter-Suche; b) bei der Abhängigkeitssuche "Alle MMitarbeiter zu markierten Projekten"; c) im Tabellenbereich Projektplan bei Doppelklick auf Plan-Zeile (Mitarbeiter)).

Erfassen Ist-Zeiten auf Basis einer Leistungssatz-Vorlage "MA-unabhängig"

Die PACS Zeiterfassung basiert auf der Grundlage, dass speziell für den erfassenden Mitarbeiter ein Leistungssatz im Leistungsarchiv definiert ist, der ausgewählt werden muss.

Tritt aber der Fall ein, dass bei einem Projekt für alle Mitarbeiter der Stunden-/Tagessatz identisch ist, ist es unter Voraussetzung bestimmter Einstellungen möglich, dass dieser Stunden-/Tagessatz nur einmal im Leistungsarchiv mit dem Mitarbeiterzusatz "MA-unabhängig" angelegt wird und dieser Leistungssatz von allen gewählt werden kann.

Mehr Informationen zu den Leistungssätzen zu den Einstellungen finden Sie unter (Unter-)Register TEAM/LEISTUNG unter Spalte 'Leistungssatz'.