Kontaktverwaltung: Kontakte anlegen, suchen und Firmenadressen zuordnen

Klicken Sie zum Aufruf der Kontaktverwaltung auf Kontakte | Kontaktverwaltung.

Weiter unten auf dieser Seite finden Sie die FAQs. Dort beantworten wir häufig gestellte Fragen zu der Kontaktverwaltung.

Allgemeine Informationen

• Im Bereich KONTAKTVERWALTUNG werden die Personen-Kontakte angelegt. Diese können zu einer Firmenadresse zugeordnet werden oder ohne Firmenadresse angelegt werden.
• Über 'Kontakttyp' können Sie den Kontakt als Interessent, Kunde, Lieferant oder Mitarbeiter qualifizieren.
  • Die Liste der auswählbaren Kontakttypen können Sie in der System-Konfiguration festlegen. Die Einstellungen dazu finden Sie unter SYSTEM-KONFIGURATION | KONTAKTE | Qualifizierungen | Kontakttyp.
  • Die Kontakttyp-Zuordnung legt zudem fest, welche Kontakt-Unterregister aktiv sind (für weitere spezielle Kontaktqualifizierungen dieses Kontakttyps). So können Sie bspw. nur bei Kontakten mit dem Kontakttyp 'Mitarbeiter' auch Ressourceninformationen pflegen.
• Zum Wechsel von der Personen-Kontaktansicht zur zugeordneten Firmenadresse, oberhalb des Bereichs Kontakt/Person links neben der Firmenadressen-Anzeige auf den Button Wechseln zu ... klicken. PACS wechselt in das Register FIRMENADRESSEN.

Suche und Export der Daten

• Möglichkeit zur Suche nach Firmenadressen-Feldern in Kombination mit Kontakt-Gruppenqualifizierungen. Bei den Suchvarianten wie bspw. "Adresse + Postfach" und "Alle Felder" werden auch die Firmenadressen-Felder durchsucht. Dasselbe gilt für "Region / Land" in der erweiterten Suche.
• Die in der Ergebnisliste angezeigte Firmenadressen werden mit den Kontaktdaten exportiert (Tabellenexportfunktion) und können damit als Datenquelle für Serien-E-Mails oder Serien-Briefe genutzt werden.
• Die Nutzung der Zeichencodierung UTF-8 oder ANSI für den Export per iCalendar (WV-Termine) oder vCard (Kontaktdaten) kann sich jeder User in der Benutzereinstellung bei Bedarf selbst festlegen.

Bedienung

Personen-Kontakt ohne Zuordnung zu einer Firmenadresse anlegen

• Sie können Personen-Kontakte anlegen, ohne diese einer Firmenadresse zuzuordnen.
• Klicken Sie im Register KONTAKTVERWALTUNG auf Neu anlegen und definieren die Kontaktdaten und weitere Infos. Mehr Informationen zu den einzelnen Registern finden auf den dazugehörigen Seiten.

Personen-Kontakt mit Zuordnung zu einer Firma (mit Firmenadresse) anlegen

Sie haben zwei verschiedene Möglichkeiten einen neuen Personen-Kontakt zur Firmenadresse hinzuzufügen:

1. Möglichkeit: Zuerst die Firmenadresse anlegen und im Anschluss von dort direkt den Bereich Personen-Kontakt aufrufen.

• Legen Sie im Bereich FIRMENADRESSEN zuerst eine Firmenadresse an. Markieren Sie dort die Adressenzeile, zu der der Personen-Kontakt angelegt werden soll und klicken auf Neuer Kontakt zu Firma. PACS wechselt automatisch zum Register KONTAKTVERWALTUNG und Sie können direkt die Personenkontakt-Daten eintragen.
• Setzen Sie im Register KONTAKTVERWALTUNG zum Eintrag von Personeninformationen bei den Haken (im Detail dann siehe weiter oben 'Unterschied zwischen Personen-Kontakt und personenunabhängiger Firmen-Kontakt').
• Pflegen Sie die Kontaktdaten und Informationen in den aktiven Unterregistern Kontaktdaten, Notizen, WV, Gruppen, Netzwerk, Angebote, Projektbeteiligungen, Qualifikationen, Ressourcendaten und Personalkosten.

2. Möglichkeit: Zuerst der Personen-Kontakt anlegen und im Anschluss diesen Kontakt zu einer Firmenadresse zuordnen.

• Klicken Sie im Register KONTAKTVERWALTUNG auf Neu anlegen. Definieren Sie dann die benötigten Informationen.
• Anschließend müssen Sie im Bereich 'Firma' links neben dem Firmenadressenfeld auf den Button Firmenadresse ändern klicken. Im Suchfenster können Sie nach der betroffenen Firmenadresse suchen und diese auswählen & zuordnen.

Weitere Funktionen im Bereich KONTAKTVERWALTUNG

• Neuanlage eines weiteren Kontaktes zur Firmenadresse: Markieren Sie eine Zeile eines bereits existierenden Personen-Kontaktes (mit Firmenadresse) und dann klicken Sie auf Neuer Kontakt zu Firma. Es werden die Infos zur Firmenadresse übernommen, alle weiteren Kontakt-Personendaten müssen Sie neu eintragen.
• 1:1-Kopieren eines Personen-Kontaktes. Wählen Sie den entsprechenden Personen-Kontakt und klicken dann auf Auswahl-Kopieren. Der Datensatz wird dupliziert.
• Kopieren der Postanschrift des Kontaktes (in die Zwischenablage): Markieren Sie den Text in dem Feld 'Vorschau'. Sie können die Anschrift dann mit Strg + C kopieren oder über den rechten Mausklick und Kopieren.
• Löschen eines Personen-Kontaktes: Wählen Sie den betroffenen Personen-Kontakt aus und klicken dann auf Auswahl-Löschen. Der Datensatz wird gelöscht. Die Funktion können Sie nur ausgeführen, wenn das Löschrecht für Sie aktiviert ist (abhängig von der Zugriffsrolle) und der Kontakt noch nicht an anderen Stellen der Software benutzt wird. Das Recht können Sie unter SYSTEM-KONFIGURATION | KONTAKTE | BERECHTIGUNGEN | Firmenadressen definieren.
• Sortieren: Wenn Sie die Namen der Firmenadressen (Spalte Firma 1) alphabetisch sortieren möchten, müssen Sie die oberste Leiste anklicken. Möchten Sie zusätzlich die zweite Spalte sortieren (z.B. Name), müssen Sie gleichzeitig die Taste SHIFT drücken und auf die Spalte klicken.
• Zur Suche eines Kontaktes müssen Sie den Suchbegriff/die bekannte Zeichenfolge in das Suchfeld eintragen und auf Suchen klicken.
  • Zur Suche in einzelnen Kontaktfeldern müssen Sie das speziell zu durchsuchende Feld (Standard-Anzeige ‚Alle Felder‘) vorab in der Dropdown-Auswahl wählen. Tragen Sie dann im Suchfeld den Suchbegriff bzw. die bekannte Zeichenfolge ein.
  • Zur Suche nach definierten Kontaktkriterien müssen Sie auf die Auswahl des Buttons klicken. Dann können Sie im Fenster die gewünschte Detailsuche nutzen. Hier gibt es verschiedene Register, in denen Sie nach bestimmten Kriterien suchen können:
    • Allgemeine Suche: Hier können Sie nach Firma, Land, Postanschrift, etc. suchen.
    • Gruppensuche: Hier können Sie unterschieden zwischen Kontaktgruppen, Qualifikationen (Hinweis: diese Kriterien werden in der Projektplan-Suche [Feld Qualifikationen] ebenfalls angeboten) oder der Dropdown-Anzeige. Wählen Sie im jeweiligen Bereich die gewünschte(n) Gruppe(n), nach denen gesucht werden soll (Auswahl UND bzw. ODER – Suche je nach Aktivierung). Oder Sie wählen die, die den Kontakten nicht zugeordnet sein dürfen (Ausschluss-Suche).
    • Ressourcendaten: Suchen Sie hier verschiedene Lizenztypen, Zugriffslevel, Standort, Währung, Business Unit (BU), Karrierestufe. Das Register wird nur den Personen mit zugehörigem (Unter-)Register Recht angezeigt.

• Importsuche (nur für neu importierte Kontakte): die durchgeführten Importe werden getrennt nach Importdatum mit Uhrzeit mit dem durchführenden, importierenden Benutzer aufgelistet.

  • Dublettensuche: Hier können Sie herausfinden, ob und welche Kontakte doppelt angelegt sind. Dazu müssen Sie die Dublettensuche mit einem Haken aktivieren. Wählen Sie die Felder aus, welche als Prüfkriterien für Dubletten verwendet werden sollen. Die Kontakte, die in den ausgewählten Feldern identische (scharfe Suche) bzw. ähnliche (unscharfe Suche) Inhalte haben, gelten als Dubletten.

FAQ - HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN

1. Kann ich einen Kontakt ohne Firmenadresse anlegen?

Ja, es ist möglich einen Kontakt ohne eine dazugehörige Firmenadresse anzulegen. Weiter oben finden Sie die Beschreibung der Vorgehensweise.

2. Was ist eine Postanschriftschablone? Und wie definiere ich Sie?

Mit einer Postanschriftschablone legen Sie fest, wie die Postanschrift des Kontaktes auf Dokumenten erscheint (Angebotsadresse, Rechnungsadresse, Adresse bei Export in MS Word usw.)

Sie können verschiedene Schablonen fest definieren. Wir empfehlen verschiedene Postanschrift-Schablonen zu erstellen. Wie hier im Beispiel:

Um eine Schablone zu erstellen, müssen Sie zu System-Konfiguration | KONTAKTE | Postalisch | Schablone. Hier können Sie den Standard per Haken festlegen. Dafür eignet sich das Format, das am häufigsten verwendet wird. Sind z.B. die meisten Adressen in Deutschland, kann ein bestimmtes Format für die Darstellung von deutschen Adressen als Standardformat definiert werden.

Um die Schablone zu bearbeiten, müssen Sie auf das Feld in der Spalte klicken. Hier können Sie verschiedene Shortcuts einsetzen. Um die privaten und geschäftlichen Adressen zu unterscheiden, müssen Sie hinter das jeweilige Shortcut (person) oder (firma) setzen. Hier sehen Sie ein Beispiel zur Erstellung einer Schablone (hier: deutsche Firmenadresse):

3. Wie ändere ich eine Postanschrift in der Kontaktverwaltung?

Die Postanschrift, die Sie im Register KONTAKTVERWALTUNG | ALLGEMEIN sehen, ist eine Vorschau. Diese Postanschrift wird bei Angeboten, Rechnungen, Lieferantenaufträgen und für Serienbrief im dargestellten Format verwendet.

Oder Sie wählen eine andere Postanschriftschablone, z.B. für die Darstellung der Anschrift für Postfach-Anzeige oder für die Darstellung als Auslandsadresse. Klicken Sie dann auf Speichern, um die Vorschau zu aktualisieren.

Sie können die Postanschrift auch ändern, in dem Sie eine individuelle Anschrift eingeben (bspw. für die private Adresse). Dazu müssen Sie auf klicken.

4. Wo finde ich die Kontaktnummern, wie die Kunden-Nr., die Lieferanten-Nr. oder die Individuelle Kontakt-Nr.?

Sie finden die jeweiligen Kontaktnummern, wenn Sie beim neuen Kontakt rechts neben dem Kontakttyp im Feld „Nr.“ auf die drei Punkte klicken. Es öffnet sich das Fenster 'Kontakt-Nr.' (siehe unterhalb).

Je nachdem, ob es sich um einen Kunden-Kontakt oder einen Lieferanten-Kontakt handelt, welcher einer Firmenadresse zugeordnet ist, setzen Sie hier den Radiobutton bei "Kunden-Nr. der Firma" oder "Lieferanten-Nr. der Firma". Somit wird in Formularen & Berichten als die Kundennummer bzw. Lieferantennummer der Firma angezeigt.

Handelt es sich um einen Kontakt, der keiner Firmenadresse zugeordnet ist oder der innerhalb der Firma eine individuelle Nummer erhalten soll (bspw. Mitarbeiternummer), dann setzen Sie den Haken bei „Individuelle Kontakt-Nr.“ um diese via Klick auf das Plus-Icon zu generieren oder manuell einzutragen.

5. Wofür ist die Briefanrede relevant? Und wie definiere ich sie?

Die (Brief-)Anrede im Register KONTAKTDATEN ist u.a. relevant für Formulare & Mailings. Daher sollten Sie diese bei allen Kontakten pflegen. Wählen Sie im linken der beiden Felder die Sprache + Anrede (Allgemein/Frau/Herr) aus.

Daraufhin wird im rechten Feld die Briefanrede automatisch ermittelt ("Sehr geehrte Damen und Herren", "Sehr geehrte Frau xy", "Sehr geehrter Herr xy").

6. Wie sehe ich die aktualisieren Daten einer Firmenadresse bei dem dazu geordneten Kontakt?

Wenn Sie bei einer Firmenadresse verschiedene Informationen geändert haben, und das Register zu den zugeordneten Kontakten wechseln, werden die Änderungen erst nicht angezeigt. Sie müssen dann auf Aktualisieren klicken, um die neue Firmenadresse anzeigen zu lassen.