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Kontakte importieren: Synchronisationsschlüssel, Feldzuordnungen und Gruppen (Schritt 6–9)

So vermeiden Sie Dubletten durch Synchronisationsschlüssel, ordnen Importspalten PACS-Feldern zu und übernehmen Gruppen

Schritt 1-5: Die Erklärungen finden Sie unter Import Schritte 1-5.

Schritt 6: SYNCHRONISATIONSSCHLÜSSEL

Sie können beim Kontakt-Import wählen, ob ein Synchronisationsschlüssel verwendet werden soll oder nicht. Die Nutzung des Synchronisationsschlüssels ist notwendig, wenn Daten aus einem Drittsystem (bspw. Buchhaltungssystem, externe Kontaktverwaltung) in PACS regelmäßig aktualisiert werden sollen.

Das Drittsystem ist dabei das führende System, die Kontakte in PACS werden im Rahmen der Synchronisation an das führende System angeglichen. D.h. Änderungen von Feldinhalten im Drittsystem (Datenhoheit) führen zu entsprechenden Änderungen bei den PACS Kontakten.

Die Festlegung eines Schlüssels ist daher keine Pflicht - zur Auswahl stehen Ihnen folgende Optionen:
  • Synchronisations-Schlüssel festlegen (bereits in PACS existierende Kontakte werden aktualisiert, alle anderen neu angelegt)
  • Ohne Synchronisations-Schlüssel importieren (alle in der Import-Datei enthaltenen Kontakte werden in PACS neu angelegt)

Der Synchronisations-Schlüssel setzt sich aus den per Haken markierten Feldern zusammen (mindestens 3 Felder, i.d.R. Firma 1, Name, Vorname; je mehr Felder, desto eindeutiger).

Die Kontakte in der Importdatei werden mit den in der PACS Datenbank bereits existierenden Kontakten über diesen Schlüssel verglichen, um zu ermitteln, ob es sich dabei um neue Kontakte handelt oder um bereits bestehende.

Bereits vorhandene Kontakte werden dann auf Basis der Import-Daten aktualisiert (d.h. vorhandene Feldinhalte überschrieben), neue Kontakte werden komplett neu angelegt.

Wichtiger Hinweis: Um die eindeutige Indentifikation der zu synchronisierenden Kontakte zu gewährleisten, sollten Sie mindestens 3 Felder per Haken als Schlüssel auswählen (bspw. Firma1 + Name + Vorname). Idealerweise werden noch weitere Felder berücksichtigt, bspw. die E-Mail-Adresse und/oder die PLZ (Firma1 + Name + Vorname + E-Mail 1 + PLZ).

Wichtiger Hinweis: Wenn Sie Kontakt-Daten aus einem Drittsystem via Synchronisationsschlüssel mit PACS synchronisieren, sollten Sie in PACS generell keine Änderungen an den synchronisierten Inhalten vornehmen, denn bei der nächsten Synchronisation würden diese Änderungen wieder verloren gehen. Stattdessen sollten Sie die Änderungen direkt im führenden System vornehmen und anschließend die Synchronisation zu PACS starten.

Schritt 7: bei Kontakt-Import irrelevant (wird übersprungen)

 

Schritt 8: DATEN QUALIFIZIEREN (FELDZUORDNUNGEN)

Sie müssen die einzelnen Spalten der Quelldatei den PACS Spalten der Zieldatenbank zuordnen (Mapping). Sofern in der Quelldatei die Namensgebung der Spalten mit den Feldnamen PACS übereinstimmen, erfolgt die Zuordnung automatisch.

Feldzuordnungen Firma1, Firma2, Firma3:

  • Die mit diesen Feldern verlinkte Inhalte werden unter Firmenadresse eingetragen.
  • Wichtig (Stand Version 17.8.0): Weitere Feldinhalte zu Firmenadressen können nicht importiert werden. Feldinhalte zu den sichtbaren & verlinkten Feldnamen wie "PLZ" "Ort" "Postfach" werden in Felder der Kontaktverwaltung -> Button Individuell (Fenster Individuelle Adresse/ Privatadresse) eingetragen.
Einmal getroffene Zuordnungen werden vom Assistenten für spätere Importe gespeichert. D.h. beim Import gleicher Kontaktstrukturen muss nicht für jeden Import eine neue Zuordnung von Datenfelder Quelldatei - Zieldatenbank erfolgen. Es muss dann nur für die neu hinzugekommenen Spalten eine neue Zuordnung vorgenommen werden.


Schritt 9: GRUPPENZUORDNUNGEN

Sofern die Spalten der Quelldatei auch Gruppendefinitionen enthalten, müssen Sie diese einer existierenden Obergruppe zuordnen.

Nach Auswahl der existierenden PACS Obergruppe wird die existierende Auswahl bzw. werden ggf. neue Definitionen im rechten Bereichs des Fensters angezeigt.

Wenn Sie auf Ausführen klicken, wird der Import durchgeführt.

Importprotokoll: Es werden ggf. auftretende Fehler und deren Ursache im Fehlerprotokoll aufgelistet.

 

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