Kontakte importieren: Vorgehen und Vorbereitungen Kontaktdaten-Inhalte

Grundlagen

• Für den Kontaktimport müssen die zu importierenden Kontaktdaten zeilen- und spaltenweise strukturiert in Excel vorliegen.

• In Excel stehen leistungsfähige Tools zur Anpassung existierender Datenbankfelder an die notwendige Struktur der PACS Kontaktdatenbank zur Verfügung.

• Wichtig: Im Gegensatz zur Verwaltung der Adressen in einer Datenbank, wo in vielen Fällen jeder Datensatz einzeln nachbearbeitet werden müsste, ist in MS Excel eine Mengenverarbeitung einfach möglich. Dies betrifft das Bearbeiten vorhandener Adressen, aber auch das Hinzufügen neuer Felder, Definitionen etc.

Vorgehen

1. Exportieren Sie die vorhandenen Adressen aus der bisher genutzten Software  in MS Excel.
2. Bearbeiten Sie dies Adressdaten in MS Excel, siehe dazu Kontakte in MS Excel bearbeiten.

So müssen Sie bei der Bearbeitung der MS Excel-Tabelle vorgehen

• Vergleichen und passen Sie die Spaltenstruktur Ihrer Excel-Tabelle mit der in der PACS Datenbank an. Für den Import der Adressen erfolgt eine spaltenweise Zuordnung der definierten Spalten der Excel Tabelle (Ursprung) und der PACS Datenbanktabelle (Zieltabelle). Dazu benötigt jede Spalte der Excel-Tabelle einen Namen. Die in der PACS Datenbank vorhandenen Feldnamen können Sie der Liste Kontaktfelder Datenbank entnehmen. Berücksichtigen Sie auch die Spaltengröße.
• Bereinigen Sie die gesamte Excel-Tabelle um eventuell vorhandene Sonderzeichen (Enterzeichen, Leerzeichen etc.).
• Wenn die Adressen aus MS Outlook in MS Excel exportiert wurden, kann es sein, dass vor den Zellinhalten ein Hochkomma ("leading apostrophes") steht oder Enterzeichen in den Zellen enthalten sind, die nicht über die Funktionen Suchen / Ersetzen entfernt werden können. Hier ist das schnelle und einfache Entfernen über den Start eines Makros in Excel möglich. Mehr zum Makrobefehl siehe oben.
• Berücksichtigen Sie die Spaltenbreiten der einzelnen Datenbankfelder. Am besten definieren Sie dazu in Excel eine feste Spaltenbreite je Position (Menü Format / Spalte / Breite). Einer Spaltenbreite von 40 Zeichen in der PACS Datenbank entspricht eine definierte Spaltenbreite von "34" in Excel.
• Prüfen Sie welche Felder noch zusätzlich notwendig sind. In der Regel fehlen folgende Felder, die Sie bereits in Excel hinzufügen sollten:
  • Geschlecht: In der Datenbank ist über ein Dropdown-Menü das Geschlecht Herr / Frau auswählbar. Bitte hier Herr oder Frau eintragen oder ein entsprechendes Kennzeichen (Kürzel), damit über die Funktion Suchen / Ersetzen die Begriffe Herr oder Frau automatisch eingetragen werden.
  • Briefanrede: Hier steht in der Datenbank bspw. "Sehr geehrter Herr Wolter". Dies wird bei der Erfassung von Einzeladressen nach der Auswahl des Geschlechts durch die Software automatisch eingetragen.
    • Bei einem großen Import ist es sinnvoll, wenn die Anrede bereits in Excel definiert wird, damit sie für jede Adresse sofort übertragen werden kann. Hierbei unterstützt Sie die Excel-Formel: (WENN; DANN; SONST): =WENN(G3="Herr";"Sehr geehrter Herr" & " " & Titel & " " & Nachname & ",";"Sehr geehrte Frau" & " " & Titel & " " & Nachname & ","). Bitte berücksichtigen, dass am Ende der Anrede bereits ein Komma eingetragen wird (Standard in PACS).
    • Gibt es keinen Vornamen, Namen, Titel oder Anrede ("Herr", "Frau") zur Adresse, so erstellt die obige Formel nur den Inhalt [Sehr geehrte Frau ,]. Belassen Sie zunächst diese Angabe und ändern nach dem nächsten Schritt über Suchen [Sehr geehrte Frau ,] und Ersetzen [Sehr geehrte Damen und Herren] die Anrede in die unpersönliche Anrede.
    • Kopieren Sie nun die Formel-Spalte in eine neue Spalte über Bearbeiten / Inhalte einfügen / Einfügen Werte, damit das Ergebnis und nicht die Formel in die PACS Datenbank übertragen wird (anschließend kann die Formel-Spalte gelöscht werden). In der neuen Spalte (aus den Formelwerten) kann es nun sein, dass bei Anreden, bei denen kein Titel vorhanden war, vor dem Nachnamen zwei Leerzeichen stehen. Entfernen Sie diese über den Befehl Suchen [zwei Leerzeichen] und Ersetzen [ein Leerzeichen].

• • Länderkürzel / Land: bspw. D / Deutschland (wenn Kürzel erfasst wurde, kann "Deutschland" auch über die Formel "wenn .. dann" eingetragen werden, oder einfach über "Kopieren"). Beim Import wird in einer separaten Zuordnungstabelle die "Länderliste Excel" mit der Länderliste PACS Datenbank verglichen. Sie können vorgeschlagene Zuordnungen individuell anpassen.
  • Kontakttyp: Jeder Kontakt kann einer Kontaktart zugeordnet werden. Beim Import wird in einer separaten Zuordnungstabelle die "Kontakttypfeld Excel" mit der Kontakttypliste "PACS Datenbank" [vorab Definition in der PACS System-Konfiguration nötig] verglichen. Sie können vorgeschlagene Zuordnungen individuell anpassen.
  • Kontaktkategorie 1+2: Beim Import wird in einer separaten Zuordnungstabelle die "Kategoriefeld Excel" mit der Kategorieliste "PACS Datenbank" [vorab Definition in der PACS System-Konfiguration nötig] verglichen. Sie können vorgeschlagene Zuordnungen individuell anpassen.
  • Besonderheiten einiger PACS-Felder: Bei den folgenden Datenbankfeldern können nicht die tatsächlichen Namen der Feldinhalte importiert werden:
    • Import von Business Units (BU)/Kostenstellen: BU-Nummer (steht vor der BU-Bezeichnung)
    • Import von Kontaktarten: Kontaktartennummer (steht vor der Art-Bezeichnung)
    • Import eines Kontaktverantwortlichen: Adr_id der Adresse des Verantwortlichen (Dies kann in der Tabellenansicht als Spalte angezeigt werden; die Definition erfolgt unter System-Konfiguration | Kontakte | Feldnamen und Struktur | Feldnamen je Kontakttyp.
• Neben einzelnen Kontaktfeldern ist auch der Import von Gruppen möglich. Dazu gibt es 2 Alternativen:
  • Alternative 1: Die Strukturierung wird in Excel bereits einheitlich durchgeführt. Das heißt zu einem definierten Kriterium in einer Spalte (Spaltenüberschrift) ist für jede Adresse eine Markierung gesetzt ("1" oder "x"). Diese besagt, dass diese Adresse diesem Kriterium zuzuordnen ist. Bleibt das Feld leer, erfolgt keine Zuordnung. Für die Zuordnung muss vorab in PACS 
    bereits eine Ober- und eine Untergruppe definiert werden.

• • Alternative 2: Es wurde keine einheitliche Strukturierung in Excel durchgeführt. Das heißt, zu dem definierten Kriterium in der Spalte sind eine Vielzahl von unterschiedlichen Bezeichnungen bei den Adressen eingetragen. Für die namentliche Zuordnung dieser Bezeichnung müssen Sie in der PACS Gruppenverwaltung vor dem Import die Obergruppe definieren, der diese individuellen Bezeichnungen automatisch zugeordnet werden können. Anschließend können ggf. diese Gruppen in den PACS Adressen nachbearbeitet werden.