Import in PACS durchführen: Schritt-für-Schritt (1–5) mit dem Import-Assistenten

Vorbemerkung

Sie können Daten der folgenden Bereiche in PACS importieren.

• Import Kontakte: Kontakte (Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, etc.)

• Import Zeiten: Zeiten (Plan oder Ist)

• Import Kosten: Reisekosten und Sonst. Leistungen

• Import Rechnungen & Zahlungen: Rechnungen (Ausgangsrechnungen) und Zahlungen (zu Ausgangsrechnungen)

Der Aufruf eines Importmoduls ist nur möglich,

• wenn eine entsprechende PACS Lizenz eingespielt ist. Wenn Sie keine Lizenz haben, aber eine benötigen, wenden Sie sich bitte an das PACS Vertriebsteam unter vertrieb@pacs-software.com.

• wenn Sie als Benutzer das Aufrufrecht besitzen. Prüfen Sie die Einstellungen unter SYSTEM KONFIGURATION | RECHTE UND ORGANISATION | BERECHTIGUNGEN UND PROFILE |

  • FREISCHALTUNG FUNKTIONSBEREICHE JE BENUTZERPROFIL | Funktionsbereiche 'Schnittstellen & Dokumente\Import' bzw. 'Schnittstellen & Dokumente\Export'

  • AUFRUFRECHTE FÜR FUNKTIONSBEREICHE JE ZUGRIFFSLEVEL | Zeilen 'Import Kontakte, ... Kosten, ... Rechnungen, ... Zeiten' bzw. 'Export Kontakte & Projekt-Beteiligte, ... Kosten, ... Rechnungen & Zahlungen zu Rechnungen, ... Zeiten & Zeiten für MS Outlook'.

Der Import erfolgt auf Basis einer Import- bzw. Quelldatei (Text-/csv- oder MS Excel-Datei). Für den Import müssen die Daten in der Quelldatei zeilen- und spaltenweise strukturiert vorliegen.

Sofern die Informationen aus einer anderen Software stammen, muss diese durch Export (aus der Drittanwendung) erstellt werden.

Der Import kann einmalig oder in einem individuell definierten Turnus (z.B. monatlich) erfolgen.

Markierung importierter Daten: Die importierten Werte werden PACS-intern mit einer definierten Bezeichnung und einem Datum mit Uhrzeit markiert. Wichtig: Beim Löschen des Imports wird keine Rücksicht auf andere Markierungen genommen (bspw. eine möglicherweise durchgeführte Fakturierung und damit Markierung von Zeiten & Kosten).
Nach dem Import ist das Ändern von importierten Datensätzen jederzeit möglich.

Durchführung in 5 Schritten mit dem Import-Assistenten

Nutzung der PACS Cloud

Bevor Sie mit dem Aufruf des Imports starten, muss die Importdatei in die PACS Cloud hochgeladen werden. Dazu müssen Sie auf Toolbar öffnen klicken, und dann auf From PC to Server. Wählen Sie die Importdatei (diese Datei wird dann bei Schritt 2 angegezeigt [Beschreibung weiter unten], wenn Sie dort auf Ausführen klicken).

Nutzung der On Premises Version

Beim On-Premises Einsatz ist die Vorabauswahl nicht nötig, weil Sie dort die Importdatei über den Windows Explorer frei auswählen können.

Start

Sie starten die Import-Module über SCHNITTSTELLEN & DOKUMENTE | Datenimport.

Schritt 1: IMPORTALTERNATIVEN

Verwaltung: Wenn Sie auf den Button "Verwaltung" links unten klicken, wird Ihnen je nach ausgewählter Importalternative die bisher durchgeführten Imports angezeigt.

• Die Möglichkeiten und Konsequenzen durch das Löschen von Imports werden Ihnen im Erläuterungstext dargestellt.
• Die Funktionen und Bedienung erklären wir Ihnen bei Schritt 2: 'Erläuterung Programm-Icons'.
• Sie verlassen das Fenster (zu Schritt 1) mit Klick auf Weiter.

 

Schritt 2: IMPORT VORLAGEN

• Für jeden Import wird eine Vorlage benötigt (Vorlagename + Importpfad/Vorlagedatei).
• Für die einzelnen Importalternativen können Sie für unterschiedliche Importdateien (Quelldateien). Sie können pro Importalternative mehrere Vorlagen angelegen.
• Eine Importvorlage speichert alle Qualifizierungen und Feld-Zuordnungen der Importdatei. Wenn sich nur die zu importierenden Daten (regelmäßiger Import mit gleichem Ursprung) aber nicht die Strukturen ändern, können Sie immer dieselbe Importvorlage nutzen.
• Bei Import bzw. Importdateien mit abweichenden Strukturen müssen Sie eine vorhandene Vorlage ändern oder eine neue Vorlage anlegen.

So legen Sie eine Vorlage für den Import an

• Klicken Sie auf Neu, um eine neue Vorlage anzulegen. Der Name kann frei vergeben werden.
• Markieren Sie die Vorlagenzeile (auf die erste Spalte klicken). Ggf. bereits vorgenommenen Definitionen zu Format, Dateipfad und Spaltentrennzeichen werden angezeigt. Hinweis: Der Haken in der Spalte 'Auswahl' dient nur zur Markierung einer Vorlage, wenn Sie diese löschen bzw. die Löschmarkierung wieder rückgängig machen möchten.
• Format (Definition wird in der Vorlagendatei gespeichert):
  • Excel: Wenn die Importdatei im Format xls oder xlsx vorliegt.
  • Text: Wenn die Importdatei im Format .txt oder .csv vorliegt. Bei Auswahl dieses Formats ist zusätzlich die Eingabe 'Spaltentrennzeichen' notwendig (siehe weiter unten).
• Spaltentrennzeichen (Definition wird in der Vorlagendatei gespeichert):
  • Standard Semikolon ';'
  • Sie können aber auch abweichende definieren. Vorsicht: Das Trennzeichen darf in den Datensätzen (der Importdatei) nicht vorkommen. Das System kann sonst keine Unterscheidung treffen, ob ein Zeichen im Datensatz vorhanden ist oder ein Datensatztrenner ist.

• Dateipfad der Importquelle (Definition wird in der Vorlagendatei gespeichert): Klicken Sie auf Auswählen.
  • On Premises Einsatz: Wählen Sie mit Hilfe des Windows-Explorers die betreffende Importdatei.
  • Cloud-Dienste Nutzung: Es werden alle Dateien angezeigt, die vorab in die PACS Cloud hochgeladen wurden (siehe weiter oben "DURCHFÜHRUNG in 5 Schritten", erster Punkt).

 

Schritt 3: ÜBERPRÜFUNG DES IMPORTS

Hier werden Ihnen die Ergebnisse der Prüfung angezeigt. Sie sehen, ob die Prüfung OK war oder eine Warnung bzw. ein Fehler auftritt.

	In der Quelldatei können keine Daten gefunden werden bzw. werden nicht erkannt). Ursache kann bspw. die Formatierung infolge Outlook-Export sein. Konsequenz: Bei Textfeldern ist das grundsätzlich kein Problem, es erfolgt aber kein Import. Bei Zuordnungsfeldern ist es problematisch, da der Import nicht durchgeführt werden kann.
	Keine Fehler nach Überprüfung. Die Inhalte sind vorhanden und die Formate stimmen überein.
	Der Quelldatei wurden bereits Inhalte aus der PACS Datenbank zugeordnet.
	Die Position in der PACS Datenbank ist nicht vorhanden. Sie wird beim Import neu angelegt.

Fehlermeldung bei nicht übereinstimmenden Formatdefinitionen der Quelldatei mit dem PACS Datenbankfeld (bspw. interpretiert die MS Systemkomponente 55-12345-99 als Datumsformat, obwohl es sich im Beispiel um eine Rechnungsnummer (Zeichenfolge) handelt.

• Lösung: In der Quelldatei müssen Sie zusätzlich in der Spalten-/Feldüberschrift ein 'Steuerzeichen' mit angeben. Mögliche Format-Steuerzeichen:
  • {dt} - Datumsformat
  • {f} - Zahlenformat
  • {s} - Zeichenfolge
• Bedingung: Hinter diesen Steuerzeichen dürfen keine Leerzeichen oder sonst. Zeichenfolgen existieren.
• Beispiel Spalten-/Feldüberschrift: Rechnungs-Nr.{s}

 

Schritt 4: AUSWAHL DER EXCEL ARBEITSMAPPE (REGISTER) BEI AUSWAHL 'FORMAT EXCEL'

• Haben Sie bei Schritt 2 das Format 'Text' gewählt, wird dieser Schritt übersprungen.
• Die Importdatei kann aus mehreren Register bestehen. Im Schritt 4 muss das Register gewählt werden, in dem sich die zu importierenden Daten befinden.

 

Schritt 5: IMPORTDATEN

• Die in der Importdatei existierenden bzw. gewählten Daten werden Ihnen im Detail angezeigt.
• Markieren Sie 'Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften' (wenn dies der Fall ist), dass diese Daten nicht importiert werden.

 

Weitere mit den Schritten 6, 7 und 8:

• Import Kontakte (Schritt 6)

• Import Zeiten (Schritt 8)

• Import Kosten (Schritt 7)

• Import Rechnungen (Schritt 8)

• Import Zahlungen (Schritt 8)

• Importdatei xls, xlsx, csv