Voraussetzungen für den Import
- Die Mitarbeiter sind korrekt angelegt (siehe HR WORKS - Stammdaten verknüpfen).
- Projekte verknüpft (siehe HR WORKS - Stammdaten verknüpfen).
- REISEKOSTEN: Bei jedem Projekt ist ein KM-Kostensatz hinterlegt.
- ABWESENHEITEN: Bei jedem Projekt ist eine korrekte Leistungssatz-Aufrufdefinition festgelegt.
Starten Sie den ersten Importvorgang
Wählen Sie im PACS Hauptmenü im Bereich SCHNITTSTELLEN & DOKUMENTE | HR WORKS-Schnittstelle.
Wählen Sie die Importvariante Reisekosten oder Abwesenheiten.
Die Anzeige ist abhängig von den eingetragenen Lizenzschlüsseln zu den Modulen Schnittstelle HR WORKS Reisekosten oder Schnittstelle HR WORKS Abwesenheite.
Wählen Sie das korrekte Register.
- Mitarbeiter: Einzelauswahl oder (Alle). Es werden nur Mitarbeiter mit einem Eintrag in der KONTAKTVERWALTUNG | Register INTEGRATION im Bereich HR WORKS, Feld Personal-Nr. angezeigt (Voraussetzungen siehe HRworks - Stammdaten (Mitarbeiter und Projekte) verknüpfen).
- Projekte: Einzelauswahl oder (Alle). Es werden nur Projekte mit einer Verlinkung in der PROJEKTVERWALTUNG | Register INTEGRATION angezeigt (Voraussetzungen siehe HRworks - Stammdaten (Mitarbeiter und Projekte) verknüpfen).
- Zusätzlich muss das Projekt "buchbar" sein.
- D.h. PACS Projektsperren führen zur Nicht-Anzeige des Projektes (es erfolgt für diese kein Import). Dies betrifft die Felder Projektsperre mit Auswahl "aktiv", Projektstatus mit Auswahl "Beendet" bzw. "Beauftragung abgelehnt" [Projektverwaltung -> Register Allgemein). Der importierende Benutzer muss das Ansichtsrecht für das Projekt besitzen [Projektverwaltung -> Register Team/Leistung).
- Zeitraum: Dieser umfasst alle Positionen (Reisekosten oder Abwesenheiten) mit Leistungsdatum in diesem Zeitraum.
(a) Info zu wiederholtem Import für einen Zeitraum
(i) Die importierten Positionen aus HR WORKS werden nach dem Import mit einer Sperrmarkierung versehen. Im Register REISEKOSTEN bzw. ABWESENHEITEN sind die Zeilen grau markiert und beim Sperre-Symbol der Position wird folgende Tooltip-Info angezeigt „Vorliegende Sperre: Der Eintrag wurde aus einem Drittsystem importiert“.
(ii) Damit können importierte Datensätze in PACS auch nicht geändert werden.
(iii) Beim wiederholten Import werden diese vorher importierten Positionen gelöscht und neu importiert. Dies erfolgt aber nur so lange, solange keine „reguläre PACS-Sperre“ greift.
Reguläre PACS-Sperren liegen bspw. vor, wenn Positionen bereits an den Kunden fakturiert wurden oder die Projektsperre aktiv ist oder der Mitarbeiter-Terminabschluss für den Zeitraum aktiv ist oder eine Freigabe-Markierung bzw. Auszahlungsmarkierung für Positionen existiert.
(iv) Es erfolgt kein (erneuter) Import von Positionen für betroffene Mitarbeiter + Projekte, für die einer der regulären Sperrgründe greift (betrachtet wird immer jeweils das Paar „Mitarbeiter + Projekt“).
Das Vorgehen ist vergleichbar mit dem Importfehler bei fehlender KM-Zuordnung beim Projekt (siehe HRworks - Umfang der übertragenden Reisekosten).
(v) Wichtig: Positionen im Zeitraum, die direkt von PACS erfasst wurden (also nicht importiert wurden) werden im Rahmen des erneuten Imports nicht gelöscht. Sie werden auch hinsichtlich einer Sperrmarkierung ignoriert.
(b) Konsequenz beim organisatorischen Wechsel von „Import via .csv-Datei“ zu „Import über API-Schrittstelle“: Es ist eine eindeutige Zeitraumabgrenzung notwendig.
Mögliche Import-Varianten
Manueller Import
Es besteht die Möglichkeit des manuellen Imports durch einen Benutzer: Nach Festlegung der Parameter müssen Sie auf den Button Import klicken.
Mögliche Ergebnisanzeige:
- Alternative Ergebnisanzeige mit Fehlermeldung „Vorgang mit Fehlern abgeschlossen“: Die Ursache wird pro Mitarbeiter bzw. Projekt angezeigt.
- Beispiele: „Es wurde kein MA-unabhängiger KM-Satz unter Team/Leistung (Reisekosten) gefunden“ oder „Position wurde bereits abgerechnet“.
- Konsequenz: Für jede betroffene Kombination „Mitarbeiter + Projekt“ wird beim ersten Import kein Import durchgeführt (also keine einzige Position wird übernommen) UND bei einem erneuten/wiederholten Import wird keine der bereits vorher importierten Datensätze/Kostenpositionen geändert.
- Lösung: Die Fehlerursache(n) beseitigen und den Import erneut durchführen.
- Button "Bereits importierte Daten löschen"
- Vorab: Bei Klick auf den Button Import werden automatisch alle vorher importierten Daten (für die ausgewählten Projekte, Mitarbeite im Zeitraum) gelöscht und die neuen importiert. Es muss also nicht vorab der Button 'Bereits importierte Daten löschen' geklickt werden.
Der Button "Bereits importierte Daten löschen" ist nur für Sie relevant, wenn Sie einzelne Daten pro Projekten oder Mitarbeiter löschen möchten, die vorher bei einem Gesamtimport mit enthalten waren (bspw. im Rahmen von Tests oder wenn Sie feststellen, dass Sie nur einzelne Daten von Mitarbeitern oder Projekten in einem kleineren Zeitraum nicht benötigen).
Regelmäßiger Import
Es besteht die Möglichkeit für einen regelmäßigen Import. Mehr Informationen finden Sie unter HR WORKS - Automatische Synchronisation.