Sie müssen zunächst den in HR WORKS angelegten Mitarbeiter mit einem PACS Mitarbeiterkontakt verknüpfen.
1. Notwendige Qualifizierungen des PACS Mitarbeiter-Kontaktes
- Dem Mitarbeiter muss der Kontakttyp „interner Mitarbeiter" oder "externer Mitarbeiter“ zugeordnet sein.
- Wenn diese Kontakttypen bei Ihnen nicht existieren, müssen Sie diese in PACS anlegen unter KONTAKTVERWALTUNG > KONTAKTDATEN > Feld Kontakttyp-Zuordnung.
- Der Mitarbeiter benötigt eine aktive PACS Lizenz.
- Der Mitarbeiter muss einem PACS Zugriffslevel (1-10) zugeordnet sein.
2. Notwendige Qualifizierungen des HR WORKS Kontaktes (Stammdaten)
- Das Feld "Personalnummer" muss in HR WORKS definiert sein.
- Das Feld "E-Mail" muss in HR WORKS definiert sein.
3. Daten in der Kontaktverwaltung > Register INTEGRATION eintragen
- Um HR WORKS Mitarbeiterdaten in PACS zu übernehmen: Starten Sie die PACS Kontaktverwaltung.
- Wenn Sie das Register INTEGRATION nicht sehen, dann müssen Sie das Register für die benötigten Level (Standard: Level 1) freischalten unter SYSTEM-KONFIGURATION > KONTAKTE > BERECHTIGUNGEN > KONTAKTVERWALTUNG > Zeile 'Register INTEGRATION'.
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Wählen Sie in der Kontaktverwaltung in der Icon-Leiste
Weitere Funktionen > Integration > HR WORKS aus. Es wird ein Auswahlmenü angezeigt mit folgenden Optionen -
HR WORKS MA-Liste auslesen und anzeigen
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Dies auch der erste Test, ob die Verbindung steht und ob die Daten korrekt ausgelesen werden.
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HR WORKS MA-ID auf E-Mail-Basis zuordnen
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Wenn Sie die Schnittstelle das erste Mal nutzen, empfehlen wir Ihnen, die Funktionen einzeln nacheinander in der Reihenfolge auszuführen.
4. Daten aus HR WORKS mit PACS verknüpfen
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Der Eintrag der Personalnummer in PACS kann über zwei Wege erfolgen:
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(a) Manueller Eintrag der HR WORKS Personal-Nr. beim PACS Mitarbeiterkontakt unter KONTAKTVERWALTUNG > INTEGRATION im Bereich Bereich HR WORKS im Feld "HR WORKS Personalnummer“.
- In der Icon-Leiste überWeitere Funktionen > Integration > HR WORKS > MA-ID auf E-Mail-Basis zuordnen auswählen, um die HR WORKS Personal-Nr. automatisch bei PACS einzutragen.
- Voraussetzungen für die automatisierte Zuordnung:
- (a) Existierende PACS Mitarbeiter Kontakttyp-Qualifizierung (siehe oben)
- (b) Übereinstimmung des HR WORKS Kontaktfeldes „E-Mail“ und des PACS Mitarbeiterkontakt-Feldes „E-Mail 1“
(b) Automatischer Eintrag der Personal-Nr.: Mitarbeiter-ID auf E-Mail Basis zuordnen
- In der Icon-Leiste über
Bereits existierende Einträge werden nicht überschrieben (bspw. bei Änderung der Personal-Nr. in HR WORKS).