HR WORKS API: Abwesenheiten synchronisieren

• Unter ABwesenheiten versteht man die Zeiten für Urlaub, Sonderurlaub, Krankheit, Mutterschutz etc. Diese Zeiten werden mit Hilfe der Schnittstelle parallel in HR WORKS und in PACS verwaltet.
• Bevor Sie die ABwesenheiten importieren können, müssen Sie folgende Themen festlegen bzw. durchführen.

Mögliche Ziele der Schnittstelle

• Der Umfang und die Inhalte orientieren sich an den Zielen des Übertrags.

• Unter Abwesenheiten werden bspw. erfasste Urlaube, Krankheitstage oder Fortbildungstage sein (Zuordnung der Abwesenheiten zu einem PACS Projekt unter Projektverwaltung > Integration > HR WORKS > Mapping HR WORKS Abwesenheitstyp).

• Die Ziele können folgende sein:

  • Anzeige in der Zeiten-Oberfläche für jeden Mitarbeiter.
  • Nutzung zur Ermittlung der Freien Kapazitäten in PACS (Module Projektplan).
  • Nutzung für die Anzeige in PACS Berichten im Rahmen des Controllings.
  • Urlaubskonto (oder sonstige Abwesenheitskonten): HR WORKS ist hierfür das führende System. Die Darstellung eines Urlaubskontos in PACS ist zwar nach dem Übertrag grundsätzlich möglich, aber für die Richtigkeit übernimmt PACS keine Verantwortung.
    • Grund hierfür: es werden keine speziellen Berechnungsmethoden oder -varianten von HR WORKS nach PACS übertragen.

Welches System ist führend?

• Zuerst müssen Sie festlegen, welches System bei der Synchronisation von Abwesenheiten führend ist. Das heißt, in welchem System der Mitarbeiter seine Abwesenheiten erfasst.
  • Die Abwesenheiten werden dann über die Schnittstelle vom führenden System in das nicht-führende System übernommen.
• Die Festlegung erfolgt in der PACS Systemkonfiguration > Schnittstellen & Integration > HR WORKS

Sind die Mitarbeiter aus HR WORKS auch in PACS eingetragen?

• Bevor Sie die Abwesenheiten synchronisieren können, muss zunächst die eindeutige Verlinkung der in HR WORKS und in PACS gepflegten Mitarbeiter durchgeführt werden.

  • Mehr dazu finden Sie unter 2. Schritt: So übernehmen Sie die Mitarbeiter-Stammdaten aus HR WORKS in die PACS Mitarbeiter-Stammdaten.

Durchführung des Imports

• Für mehr Informationen zum Ablauf, siehe HR WORKS - Import durchführen.

• Voraussetzung hierfür sind die vorab festzulegenden Zuordnungen und Qualifzierungen in PACS. 

Zuordnungen und Qualifizierungen in PACS

• Die importierten Abwesenheiten aus HR WORKS werden in PACS dem Bereich ZEITEN zugeordnet (wenn es sich um Abwesenheitszeiten handelt, werden diese auch im Bereich ABWESENHEITEN angezeigt). Zuordnungen & Qualifizierungen im Detail:

  • Datum (Pflichtfeld): Das ist das Leistungsdatum in HR WORKS.
  • Mitarbeiter (Pflichtfeld): Gemäß der Kontakt-Verknüpfung (wenn keine Verknüpfung existiert, kein Übertrag)
  • Projekt (Pflichtfeld): Gemäß Projekt-Verknüpfung (wenn keine Verknüpfung existiert, kein Übertrag)
  • Leistungssatz: Jede HR WORKS-Position wird mit einem PACS Leistungssatz verknüpft (siehe Stammdatendefinition beim Projekt unter TEAM/LEISTUNG)
  • Aktcode (von PACS hinzugefügt): Prüfreihenfolge

1. 1. Definition eines Aktcodes beim Projekt pro Mitarbeiter (TEAM/LEISTUNG > ZEITEN):

• • • Zeile 'Mitarbeiter-Name' > Eintrag Spalte "Aktcode" hat für einen Mitarbeiter Prio1
    • Zeile 'MA-unabhängig' > Eintrag Spalte "Aktcode" hat für alle Mitarbeiter Prio (wenn nichts namentlich eingetragen ist)

1. 1. Wenn keine Aktcode-Definition beim Projekt existiert, dann greift die PACS-Standard-Systematik: PACS Projekttyp INTERN (NVL-Aktcode), PACS Projekttyp EXTERN (VL-Aktcode).