Abwesenheiten synchronisieren: HR WORKS ↔ PACS (Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub)

Bevor Sie die ABwesenheiten synchronisieren, müssen Sie drei Aspekte festlegen bzw. durchführen.

Unter ABwesenheiten versteht man die Zeiten für Urlaub, Sonderurlaub, Krankheit, Mutterschutz etc. Diese Zeiten werden mit Hilfe der Schnittstelle parallel in PACS und in HR WORKS verwaltet.

Ziele der Schnittstelle

Der Umfang und die Inhalte orientieren sich an den Zielen des Übertrags.

Unter Abwesenheiten werden bspw. erfasste Urlaube, Krankheitstage oder Fortbildungstage sein (Zurordnung der Abwesenheiten zu einem PACS Projekt unter Projektverwaltung > Integration > HR WORKS > Mapping HR WORKS Abwesenheitstyp).

Die Ziele können folgende sein:

Anzeige in der Zeiten-Oberfläche für jeden Mitarbeiter.
Nutzung zur Ermittlung der Freien Kapazitäten in PACS (Module Projektplan).
Nutzung für die Anzeige in PACS Berichten im Rahmen des Controllings.
Urlaubskonto (oder sonstige Abwesenheitskonten): HR WORKS ist hierfür das führende System. Die Darstellung eines Urlaubskontos in PACS ist zwar nach dem Übertrag grundsätzlich möglich, aber für die Richtigkeit übernimmt PACS keine Verantwortung (es werden keine speziellen Berechnungsmethoden oder -varianten von HR WORKS nach PACS übertragen).

1. Welches System ist führend?

Zuerst müssen Sie festlegen, welches System bei der Synchronisation von Abwesenheiten führend ist. Das heißt, in welchem System der Mitarbeiter seine Abwesenheiten erfasst. Die Abwesenheiten werden dann über die Schnittstelle vom führenden System in das nicht-führende System übernommen.
Siehe HR WORKS - Verbindungsdaten in PACS eintragen.

2. Sind die Mitarbeiter aus HR WORKS auch in PACS eingetragen?

Bevor Sie die Abwesenheiten synchronisieren können, muss zunächst die eindeutige Verlinkung der in HR WORKS und in PACS gepflegten Mitarbeiter durchgeführt werden. Mehr dazu finden Sie unter 2. Schritt: So übernehmen Sie die Mitarbeiter-Stammdaten aus HR WORKS in die PACS Mitarbeiter-Stammdaten.

3. Durchführung des Imports

Für mehr Informationen zum Ablauf, siehe HR WORKS - Import durchführen.

4. Zuordnungen und Qualifizierungen in PACS

Die importierten Abwesenheiten aus HR WORKS werden in PACS dem Bereich ZEITEN zugeordnet (wenn es sich um Abwesenheitszeiten handelt, werden diese auch im Bereich ABWESENHEITEN angezeigt). Zuordnungen & Qualifizierungen im Detail:

Datum (Pflichtfeld): Das ist das Leistungsdatum in HR WORKS.
Mitarbeiter (Pflichtfeld): Gemäß der Kontakt-Verknüpfung (wenn keine Verknüpfung existiert, kein Übertrag)
Projekt (Pflichtfeld): Gemäß Projekt-Verknüpfung (wenn keine Verknüpfung existiert, kein Übertrag)
Leistungssatz: Jede HR WORKS-Position wird mit einem PACS Leistungssatz verknüpft (siehe Stammdatendefinition beim Projekt unter TEAM/LEISTUNG)
Aktcode (von PACS hinzugefügt): Prüfreihenfolge

1. Definition eines Aktcodes beim Projekt pro Mitarbeiter (TEAM/LEISTUNG -> ZEITEN):

- - Zeile 'Mitarbeiter-Name' -> Eintrag Spalte "Aktcode" hat für den Mitarbeiter Prio1
  - Zeile 'MA-unabhängig' -> Eintrag Spalte "Aktcode" hat für alle Mitarbeiter Prio (wenn nichts namentlich eingetragen ist)

1. Wenn keine Aktcode-Definition beim Projekt existiert, dann greift die PACS-Standard-Systematik: PACS Projekttyp EXTERN (-> VL-Aktcode); PACS Projekttyp INTERN (-> NVL-Aktcode)