E‑Rechnungen (FAQ): Formate, Pflicht, Empfang und Erstellung in PACS

E-Rechnung allgemein

F: Was ist eine E-Rechnung?

A: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format (XML-Format), welche der europäischen Norm EN16931 entspricht und elektronisch weiterverarbeitet werden kann.

F: Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

A: Nein, eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung, da sie nicht der Norm EN16931 entspricht. Es gibt jedoch auch PDF-Rechnungen im deutschen ZUGFeRD-Format oder im französischen Format Factur-X. Diese sind äußerlich kaum zu unterschieden von einer einfachen PDF-Rechnung, beinhalten jedoch zusätzlich eine eingebettete XML-Datei, welche der europäischen Norm EN16931 entspricht und elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Rechnungen im Format ZUGFeRD und Factur-X sind somit valide E-Rechnungen.

F: Welche gültigen E-Rechnungsformate gibt es in Deutschland?

A: Zu den in Deutschland gültigen E-Rechnungsformaten zählen "XRechnung", "Peppol BIS Billing" und "ZUGFeRD". "XRechnung" ist das nationale deutsche E-Rechnungs-Format, "Peppol BIS Billing" das internationale europäische E-Rechnungsformat. In diesen beiden Formaten werden die Rechnungs-Daten direkt in Form einer XML-Datei übermittelt. "ZUGFeRD" ist ebenfalls ein in Deutschland entwickeltes Format, hierbei handelt es sich allerdings um eine PDF-Rechnungsdatei, in welche die entsprechende XML-Datei integriert ist. In Frankreich wird dieses Format ebenfalls verwendet, hier heißt es allerdings Faktur-X.

F: Wie kann ich mir eine E-Rechnung anzeigen lassen?

A: In PACS gibt es ab Version 16.4.0 ein Visualisierungstool unter "Extras -> E-Rechnung visualisieren", welches die Inhalte der XML-Datei in einer benutzerfreundlichen Oberfläche darstellt. Dieses Tool ist für alle PACS Kunden verfügbar und nicht an eine Lizenz gebunden. Zu den unterstützten Formaten gehören "XRechnung (UBL)" und "Peppol BIS Billing". Die entsprechende Version wird ab 16.12.2024 in der PACS Cloud verfügbar sein und kann ab sofort auch an alle On Premises-Kunden ausgeliefert werden. Alternativ können Sie ein Visualisierungstool im Internet nutzen.

F: Ab wann gilt die E-Rechnungs-Pflicht in Deutschland?

A: Ab 01.01.2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, (eingegangene) E-Rechnungen zu empfangen und diese zu verarbeiten. D.h. Sie können Ihre Ausgangsrechungen als E-Rechnung erstellen, müssen dies aber noch nicht zwingend. Hierfür gibt es folgende Übergangsfristen.

Ab 01.01.2027 müssen alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 EUR ihre Ausgangs-Rechnungen im B2B-Bereich als E-Rechnungen ausstellen.

Ab 01.01.2028 gilt dies auch für alle anderen Unternehmen.

E-Rechnung empfangen

F: Wie kann ich (eingegangene) E-Rechnungen empfangen und verarbeiten?

A: Sie benötigen eine Buchhaltungssoftware, die in der Lage dazu ist, eingegangene E-Rechnungen in ALLEN zulässigen E-Rechnungsformaten und gültigen Syntaxen (UBL und CII) zu visualisieren und zu verarbeiten. Beispielhaft können genannt werden "DATEV E-Rechnungsplattform" oder "Agenda Digitales Belegbuchen".

F: Kann die PACS Projekt-Software E-Rechnungen empfangen und verarbeiten?

A: PACS bietet ab Version 16.4.0 ein "Add-On Eingangsrechnungen E-Rechnung (XML-Import)", mit dem Sie bestimmte E-Rechnungs-Formate als Eingangsrechnung in PACS importieren und visualisieren können. Zu den unterstützten Formaten gehören "ZUGFeRD", "XRechnung (UBL)" und "Peppol BIS Billing". Der Fokus liegt bei PACS auf der Vereinfachung des Workflows für Sie, damit Sie Eingangsrechnungen zukünftig nicht mehr manuell erfassen müssen in PACS. Die PACS Projektsoftware ersetzt aber nicht eine entsprechende Buchhaltungs-Software, welche dazu in der Lage sein muss, ALLE zulässigen E-Rechnungsformate zu empfangen und zu verarbeiten. Für das Format "ZUGFeRD" benötigen Sie mindestens die Version 17.1.0.

E-Rechnung erstellen und versenden

F: Kann ich E-Rechnungen mit PACS erstellen?

A: Mit dem PACS "Add-On Projektfaktura E-Rechnung (XML-Export)" können Sie i.V.m. "Modul Projektfaktura" E-Rechnungen in den Formaten "ZUGFeRD", "XRechnung (UBL)" und "Peppol BIS Billing" erstellen. Sie benötigen dazu PACS Version 14.2.0 oder höher. Für das Format "ZUGFeRD" benötigen Sie mindestens die Version 17.0.0.

F: In welchem Format muss ich meinen Kunden E-Rechnungen ausstellen?

A: Rechnungsempfänger im inländischen B2B-Bereich müssen generell dazu in der Lage sein, jedes der Norm EN16931 entsprechende E-Rechnungsformat zu empfangen und zu verarbeiten. D.h. Sie können prinzipiell selbst entscheiden, ob Sie die Rechnung im Format "ZUGFeRD", "XRechnung (UBL)" oder im Format "Peppol BIS Billing" erstellen möchten. Sitzt der Rechnungsempfänger in Deutschland, empfehlen wir das Format "ZUGFeRD" oder "XRechnung", sitzt der Rechnungsempfänger im europäischen Ausland, empfehlen wir das Format "Peppol BIS Billing".

F: Gilt die Pflicht zur E-Rechnung für deutsche Unternehmen auch, wenn der Leistungsempfänger eine Privatperson ist oder im Ausland sitzt?

A: Nein, die Pflicht zur E-Rechnung gilt nur für inländische B2B-Umsätze. An ausländische Unternehmen können Sie nach Absprache aber u.U. freiwillig E-Rechnungen im Format "Peppol BIS Billing" stellen.

F: Wie kann ich den E-Rechnungs-Erstellungsprozess in PACS testen?

A: Auf Anfrage erhalten Sie von uns eine für acht Wochen gültige kostenlose Testlizenz für das "Add-On Projektfaktura E-Rechnung (XML-Export)". Damit können Sie die Erstellung von E-Rechnungen im Live-Betrieb oder mit fiktiven Testrechnungen testen, um einen Eindruck vom zukünftigen Workflow zu erhalten.

Test im Live-Betrieb: Auch wenn Sie Ihren Kunden zunächst noch "klassische" PDF-Rechnungen zustellen möchten, können Sie eine solche Rechnung nach Rechnungsabschluss zu Testzwecken zusätzlich als E-Rechnung erstellen (Sie müssen die E-Rechnungsdatei schließlich nicht versenden).
Test mit fiktiven Testrechnungen: Legen Sie einen fiktiven Auftraggeber mitsamt fiktiver Firmenadresse an sowie ein fiktives Testprojekt und stellen Sie hierzu eine fiktive Rechnung. Sie müssen diese Testrechnung abschließen, um eine E-Rechnung erstellen zu können. Damit Sie keine endgültige Rechnungsnummer aus Ihrem Produktiv-Rechnungsnummernkreis verbrauchen, vergeben Sie vor Rechnungsabschluss manuell eine "pseudo-endgültige" Rechnungsnummer (also ohne vorangestellte Raute # mit dem Zusatz "-Test" am Ende der Nummer). So wird beim Rechnungsabschluss keine Nummer aus dem Nummernkreis vergeben, da die Rechnungsnummer als bereits endgültig interpretiert wird. Später können Sie die Testrechnung, das Testprojekt sowie den Testauftraggeber wieder löschen.

F: Was ist die "Leitweg-ID"?

A: Die Leitweg-ID dient bei öffentlichen Auftraggebern (Staatsunternehmen) zur Identifikation des Leistungsempfängers und ist hier eine Pflichtangabe. Die Leitweg-ID wird Ihnen vom Auftraggeber auf Anfrage mitgeteilt. Tragen Sie diese in PACS bei der Firmenadresse des Leistungsempfängers in das Feld "Leitweg-ID" ein.

F: Was muss ich als Leitweg ID bei nicht-öffentlichen Auftraggebern eintragen?

A: Wenn der Auftraggeber über keine Leitweg-ID verfügt (bspw. nicht-öffentliche Auftraggeber), wird bei der Generierung einer XRechnung automatisch „NA“ (= not available) als Leitweg-ID angegeben. So wird verhindert, dass die XRechnung bei der Validierung einen Fehler erzeugt (dies ist nur bei öffentlichen Auftraggebern eine Pflichtangabe). Also können Sie bei Rechnungen an nicht-öffentliche Auftraggeber das Feld für die Leitweg-ID leer lassen.

F: Was ist die "Peppol ID"?

A: Die Peppol ID dient zur Identifikation von Leistungserbringer und Leistungsempfänger gem. Electronic Address Scheme (EAS) und muss bei E-Rechnungen für beide Parteien (Leistungserbringer und Leistungsempfänger) angegeben werden. Die Peppol ID setzt sich immer zusammen aus einem Präfix und einer Nummer, welche das jeweilige Unternehmen eindeutig identifiziert. Mögliche Angaben:

9930:<USt-IdNr> (Deutschland)
0204:<Leitweg-ID> (Deutschland)
0088:<GLN> (international; GLN = Global Location Number; alternative Bezeichnung "EAN")

Die vollständige EAS-Code-Liste finden Sie unter https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/eas/

Tragen Sie die Peppol IDs in PACS bei der eigenen Firmenadresse sowie bei der Firmenadresse der Leistungsempfängers in das Feld "Peppol ID" ein (bspw. 9930:DE1234567890).

F: Was bedeutet "USt-Kategorie", "VATEX Code" & "VATEX Text"?

A: In elektronischen Rechnungen müssen Sie Angaben zur USt-Kategorie machen, welche im Standard UNTDID 5305 festgelegt sind (UNTDID steht für United Trade Data Interchange Directory). Für Rechnungen im Inland mit dem normalen MwSt.-Satz ist "Standard rate" auszuwählen (wird durch die PACS Anwendung automatisch voreingetragen, sofern nicht abweichend definiert). Bei Rechnungen mit MwSt.-Satz 0% ist die jeweils zutreffende USt.-Kategorie auszuwählen.

VATEX Code und VATEX Text sind eng gekoppelt an die USt-Kategorie. VATEX steht für VAT Exemption (= Mehrwertsteuerbefreiung), VATEX Code und VATEX Text geben somit Auskunft über den jeweiligen USt-Befreiungsgrund. Bei Rechnungen mit MwSt. 0% ist in elektronischen Rechnungen neben der Angabe der USt-Kategorie daher auch die Angabe eines USt-Befreiungsgrundes erforderlich.

Wenn Sie Rückfragen dazu haben, welche Angaben zu USt-Kategorie, VATEX Code und VATEX Text in Ihrem konkreten Anwendungsfall zutreffend sind, kontaktieren Sie hierzu bitte Ihren Steuerberater.

F: Kann ich mit PACS einen Leistungsnachweis in die E-Rechnung integrieren?

A: Mit PACS können Sie das Rechnungsformular mitsamt dem hierin ggf. enthaltenen Leistungsnachweis als PDF in die E-Rechnung integrieren. Dazu setzen Sie unterhalb der FORMULAR-VORSCHAU einfach den Haken bei "PDF als Anhang integrieren" und klicken dann auf den E-Rechnungs-Erstellungsbutton.

F: Kann ich andere Leistungsnachweise in die E-Rechnung integrieren (bspw. andere PACS Berichte/Tätigkeitsnachweise, Excel-Dateien, PDF-Belege, Fotos/Scans von Belegen)?

A: Ja, Sie können direkt bei der Rechnung abgelegte Dateien (bspw. von Ihrem Kunden signierte Tätigkeitsnachweise) im Register Dateien in die E-Rechnung integrieren. Dies ist möglich ab der Version 16.8.0 (in der PACS Cloud seit Anfang Februar 2025 verfügbar).

F: Kann ich mir eine mit PACS erstellte E-Rechnung zur inhaltlichen Überprüfung visualisieren lassen?

A: In PACS gibt es ab Version 16.4.0 ein Visualisierungstool unter "Extras → E-Rechnung visualisieren", welches die Inhalte der XML-Datei in einer benutzerfreundlichen Oberfläche darstellt. Die entsprechende Version wird ab 16.12.2024 in der PACS Cloud verfügbar sein und kann ab sofort auch an alle On Premises-Kunden ausgeliefert werden. Alternativ können Sie ein Visualisierungstool im Internet nutzen.

F: Auf welchem Wege werden E-Rechnungen vom Ersteller an den Empfänger übermittelt?

A: E-Rechnungen können per E-Mail oder über ein entsprechendes Netzwerk (PEPPOL-Netzwerk, TRAFFIQX-Netzwerk) übermittelt werden.

Weitere Informationen

F: Wer kann mir bei rechtlichen/organisatorischen Fragen zum Thema E-Rechnung weiterhelfen?

A: Bei rechtlichen/organisatorischen Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Buchhalter/Steuerberater.