Notwendige Einstellungen für den Export Sachkosten nach DATEV

• Der PACS Export über die „Schnittstelle DATEV Sachkosten“ wurde auf Grundlage der DATEV API Rechnungsdatenservice1 umgesetzt.
• Hierfür wird der Bereich „Eingangsrechnungen“ genutzt. 

• Zur Durchführung des Exports gehen Sie zu Schnittstellen > DATEV-Schnittstellen > und wählen die Exportvorlage.

Generelle Einstellungen

• Voraussetzung für die Nutzung: Eingespielte PACS Lizenz „Modul Schnittstelle DATEV Sachkosten“ unter System-Konfiguration > System > Lizenzen. 
• App Credentials als Berechtigung zum Übertrag von Daten an DATEVDer Eintrag erfolgt unter Systemkonfiguration > Schnittstellen & Integration | DATEV | Verbindung.
  • Der Eintrag muss durch einen PACS Systemtechniker beim Einrichten der API erfolgen.
  • Die App Credentials Client ID und Client Secret ID werden von PACS zur Verfügung gestellt. 
  • Diese Aufgabe können Sie als Kunde nicht vornehmen, diese Credentials sind vertraulich und können auch nicht per E-Mail zugesendet werden.
  • Hinweis zu „WebView Version“ – Anzeige: diese dient nur zur PACS-Administration der Schnittstelle.

• Berechtigung von Benutzern zur Bedienung der DATEV Schnittstelle unter System-Konfig > Rechte und Organisation > …
  • … > Freischaltung Funktionsbereiche je Benutzerprofil > Feld DATEV-Schnittstelle
  • … > Aufrufrechte für Funktionsbereiche je Zugriffslevel > Feld DATEV-Schnittstelle
  • Die Berechtigung umfasst
    • Aufruf des Moduls zum Durchführen des Exports
    • Manuelles Demarkieren & Markieren von einzelnen Sachkosten-Positionen (siehe Erläuterungen dazu weiter oben)

Kunden-spezifische Einstellungen

• Die DATEV-Schnittstelleneinstellungen werden unter System-Konfiguration > Schnittstellen & Integration > DATEV … vorgenommen:
  

Festlegen der Exportvorlagen für Sachkosten (Reisekosten & Sonst. Leistungen)

• Über eine Exportvorlage wird der Umfang der in PACS vorhandenen und zu exportierenden Sachkosten-Positionen festgelegt und der korrekte DATEV-Mandant zugeordnet.
• Überblick:
  • Über die Spalten Start, Ende, Start benutzerdef. und Ende benutzerdef. können Vorschlags-Zeitraum-Bereichsvorgaben definiert werden.
    • Wichtig: Bei der tatsächlichen manuellen Ausführung des Exports unter PACS Schnittstellen > Datev Export werden diese Vorschläge als Start- und Enddatum übernommen (und können dort aber manuell angepasst werden)
  • Automatische Ausführung des Exports (wenn der Export über eine festgelegte, regelmäßige Aufgabe (Autotask) gestartet wird). Diese Funktion ist derzeit aber noch nicht verfügbar. Für diese automatische Ausführung sind die festgelegten „dynamischen“ Vorschlags-Zeitraum-Bereichsvorgaben entscheidend.

Beschreibungen zu den Einzelthemen der Exportvorlagen

Feld Name

• Für jede Firma (= PACS Mandant bzw. DATEV Mandant) muss mindestens eine Vorlage festgelegt werden.
• Empfehlung Namensvergabe:
  • Bei der tatsächlichen Durchführung des Exports sieht der ausführende Benutzer nur den (Exportvorlagen-)Namen + die vorgeschlagenen Datumsangaben zu Start + Ende.
  • Damit bildet der (Exportvorlagen-)Name die Grundlage für die korrekte Auswahl der Exportvariante.
  • PACS empfiehlt daher als (Exportvorlagen-)Namen „Mandantenname + Exportthema“ (siehe Beispiele im Screenshot oben).

Felder Umfang: Die Qualifizierungen sind auf 4 Register verteilt:

(1) Projekt-Qualifizierungen

• Projekttyp: Einzelauswahl der in PACS fix hinterlegten Projekttypen.
  Standard: Alle 
• Projekttyp-Bereich: nach den Hauptthemen zusammengefasste Projekttyp-Einzelauswahl.
  Standard: Externe
  (also alle Kundenprojekte) und Interne (wenn Sachkosten darauf gebucht wurden, bspw. für ein allgemeines „Vertriebs-/ Akquiseprojekt“ [wenn eine konkrete Kostenzuordnung auf andere Projekte nicht möglich ist])

(2) Mitarbeiter-Qualifzierungen

• MA-Kontakttyp: Einzelauswahl der in PACS hinterlegten MA-Typen
  Standard: Mitarbeiter (intern)
• Exportiert werden immer alle Sachkosten-Einträge, unabhängig davon, ob …
  
  • der zugeordnete Mitarbeiter in PACS lizenziert / nicht lizenziert ist
  • der zugeordnete Mitarbeiter unter „MA-Kontakt“ den Status „aktiv“ oder mit der PACS Markierung „Papierkorb“ zugeordnet hat.
  • der zugeordnete Platzhalter-Name „MA-unabhängig“ zugeordnet ist (für Sonst. Leistungen ggf. relevant).
• MA-Mandant: in PACS hinterlegte Firma (= Mandant), dem der Mitarbeiter zugeordnet ist.
  Standard: STD – (Standard) -Mandant. Wählen Sie hier Ihre Firma aus bzw. die zugehörige Firma zur Vorlage (= PACS Mandant).
• MA-Business-Unit: bildet die organisatorische Zuordnung eines Mitarbeiters zu einer Abteilung oder Niederlassung ab.
  Standard: Alle

3) Kostenposition

• „Bereich“: 
  Standard: nur Reisekosten
• Grund: Mögliche Probleme bei der Abgrenzung Sonst. Leistungen in PACS und Sachkosten/ Eingangsrechnungen in DATEV (Vorsicht doppelte Erfassungen in DATEV)
  • Betrifft manuelle Eingaben als Sonst. Leistung in PACS und als Eingangs-Rg. In DATEV
  • Betrifft manuelle Erfassung einer Eingangs-Rg. In PACS (in Verbindung mit Sonst. Leistungen):
    • Generell: PACS exportiert Sonst. Leistungen/ Sachkosten an DATEV keine Eingangs-Rg. !
    • Zudem werden in PACS erfasste Eingangs-Rg. Automatisch parallel als Sonst. Leistungen (=) Sachkosten auf Projekte verteilt.
    • Es besteht die Gefahr des Doppelübertrags.
  • PACS-Workflowvorschlag:
    • Kunden erfassen alle Eingangsrechnungen nur in DATEV
    • Nur wenn eine Eingangs-Rg. in PACS für Projekte relevant ist, wird diese in PACS erfasst.
    • Sonst. Leistungen in PACS werden nicht nach DATEV exportiert.
• Aktcode: 
  Standard: Radiobutton Alle
  • Grund: der entscheidende Unterschied (für die Verwaltung in DATEV) wird im Block „Ausgabe“ festgelegt wird.
• Ausgabe: 
  Standard: Auslage MA
  • Grund: der Aktcode "Fa. bezahlt" umfasst bspw. FIRMEN-Kreditkartenabrechnungen oder manuell/ direkt erfasste „Eingangsrechnungen von Lieferanten [Rg. des Hotels wird an die Firma geschickt] und überweisen“).
    • Auch diese Positionen werden in PACS erfasst, um sie an den Kunden fakturieren zu können.
    • Aber sie dürfen nicht nach Datev exportiert werden, weil es ansonsten zu Doppelungen kommen kann (in DATEV werden Überweisungen und Kreditkarten bereits separat gebucht).
• Spesenkategorie:
  Standard Radiobutton Alle

4) Sonstiges

• Freigabestatus: Standard Radiobutton Alle
• Auszahlung: Standard Radiobutton Alle

Felder: Start + Ende

• Die hier vorgenommenen Definitionen werden als „Vorschlag“ bei der Durchführung des tatsächlichen Exports übernommen (Schnittstellen > DATEV Schnittstelle). Dieser „Vorschlag“ kann dort angepasst werden.
• Dropdown-Auswahl für Start und Ende - Zeitrauum
  • ‚Benutzerauswahl‘: die konkreten Datumsvorschläge können nur festgelegt werden, wenn die Auswahl ‚Start benutzerdef.‘ + ‚Ende benutzerdef.‘ gewählt ist.
  • Dropdown-Auswahl: für dynamische Zeitraum-Bereichsvorgaben (keine fixe Datumsauswahl)

• • • Wenn Bereichsvorgaben definiert werden, dann wird ein ggf. eingetragenes fixes Datum über die oben beschriebene Benutzerauswahl ignoriert.

Felder: Start benutzerdef. + Ende benutzerdef.

• Ein Datumseintrag ist nur möglich, wenn in der vorherigen Spalte Start die „Benutzerauswahl“ gewählt wurde

Feld DATEV-Mandant

• Die DATEV-Mandanten-Zuordnung legt in der Vorlage den korrekten DATEV-Mandanten fest, an den die Daten übertragen werden.
  • Bei der Durchführung des Exports werden die in der Exportvorlage hinterlegten DATEV-Informationen für die Anmeldung zum tatsächlichen Export übernommen.

• • Auswahl Anmeldeverfahren SmartCard [via Stick für den Rechner], SmartLogin [QRCode] für die Nutzung in der Cloud.

Technische Protokollierung

• Wenn Fehler beim Export nach Datev auftreten, werden Fehler-Informationen dazu in der technischen Protokollierung aufgelistet. Sie dienen dem PACS Support und im zweiten Schritt dem DATEV-Support dazu, die Ursachen zu ermitteln.
• Die Protokolleinträge werden regelmäßig automatisch gelöscht.