Bedienung Sachkosten nach DATEV exportieren

Überblick

• In PACS umfasst der Begriff „Sachkosten“ den Bereich Reisekosten (meist von den Mitarbeitern selbst auf Projekte erfasst) und den Bereich Sonst. Leistungen (Sonst. Kosten, meist nicht Mitarbeiter-bezogene Kosten, die aber Projekt-relevant sind [bspw. Rechnungen/ Eingangsrechnungen von freiberuflichen Mitarbeitern oder Subunternehmen])
  • Im Folgenden wird daher der Begriff „Sachkosten“ benutzt, außer es ist eine Differenzierung zwischen den Bereich nötig.
• In PACS ist der Export Sachkosten primär für Reisekosten mit Belegen (Hotel, Zug etc.) vorgesehen, da Sonstige Kosten (u.a. Eingangsrechnungen) in der Regel primär in der FIBU gebucht werden und nur wenn die Kosten eine Projektrelevanz haben, im zweiten Schritt in PACS erfasst werden.
• Für den PACS-Sachkosten-Export wird bei der DATEV API der Bereich „Eingangsrechnungen“ (mit oder ohne Beleg) genutzt.
• Um über diese Schnittstelle auch Reisekosten mit oder ohne Beleg (Spesensätze, KM-Privat-PKW …) übertragen und Mitarbeitern zuordnen zu können, müssen die betroffenen Mitarbeiter in DATEV als „Kreditoren“ angelegt werden.

• Folgende Daten werden nach DATEV Unternehmen Online pro Sachkosten-Position übertragen:
  • Ein Datensatz in XML-Format: beinhaltet in PACS existierende und für die FIBU relevante Kosteninformationen wie bspw. Kostenart (Konto-Nr.), Kostenstelle (Projekt-Nr.), Ausgabe-/Rechnungsbetrag brutto/ netto, Vorsteuer, Mitarbeiter.
    • Projekt-spezifischen Infos aus PACS werden in der DATEV API bisher nicht abgedeckt und können daher nicht übertragen werden.
  • Eine bei der Kosten-Position hinterlegte Belegbilder (alle Formate: PDF, Grafikformate, msg).
• DATEV ist das führende System. DATEV legt in der API den möglichen Umfang & die inhaltlichen Bedienungen fest. Von PACS werden vor dem Export zunächst Feldinhalte und die Einhaltung der Bedingungen überprüft, bevor sie an DATEV gesendet werden.
• Wenn ein Export ausgeführt wurde, wird jede betroffene Sachkosten-Position einzeln als exportiert markiert mit Angabe des Exportdatums.
  • Diese exportierten Sachkosten-Positionen sind damit für die Bearbeitung in PACS gesperrt, um eine nachträgliche Änderung der Sachkosten-Position in PACS zu vermeiden.
  • Die Bearbeitungssperre der Einzelpositionen kann jedoch über die Funktion „manuell zurücksetzen“ deaktiviert werden.
  • Ob diese Deaktivierungsfunktion aktiv ist, ist abhängig von einer PACS Einstellung unter System-Konfiguration > Zeiten & Kosten > Allgemein > Block Allgemein: Sperre von Zeiten und Kosten:
    • Haken bei „Exportierte Kosten als gesperrte behandeln“.
      • Konsequenz: die Funktion manuell zurücksetzen kann nicht ausgeführt werden
    • Kein Haken: Funktion manuell zurücksetzen kann ausgeführt werden.
• Die Ausführung der Funktion Demarkierung exportierter Daten kann jeweils ausgeführt werden in den Bereichen Reisekosten oder Sonstige Leistungen > Weitere Funktionen > DATEV-Exportmarkierung zurücksetzen
  • Die Ausführung der Funktion Markierung als exportierte Daten kann ebenfalls ausgeführt werden in den Bereichen Reisekosten oder Sonstige Leistungen > Weitere Funktionen > DATEV-Exportmarkierung setzen
• Zusätzlich zur automatischen Markierung einer exportierten Sachkosten-Position als exportiert (über den DATEV Export) besteht auch die Möglichkeit, eine Exportmarkierung manuell vorzunehmen (bspw. im Rahmen der Erstnutzung, wenn Sachkosten-Position bereits manuell in DATEV hochgeladen wurden oder bei Einzelfalländerungen in PACS mit dem anschließenden manuellen Hochladen zu DATEV)

Durchführung des Exports Sachkosten

• Vor der Durchführung müssen die notwendigen Systemeinstellungen vorgenommen werden.
• Den Export über PACS Hauptnavigation > Schnittstellen > Datev Schnittstelle aufrufen.
• Block DATEV Rechnungsdatenservice 1.0
  • Bei namentlicher Auswahl einer Exportvorlage (für den Übertrag von Sachkosten) werden die dort hinterlegten Verbindungsdaten in die Anzeige übernommen.
  • Bei jedem Übertrag muss die Verbindung hergestellt werden
  • Datev Mandant: wird aus der Vorlagen-Definition übernommen
  • Verbindungsaufbau über: SmartCard [Stick in Rechner], SmartLogin [QRCode] für die Nutzung in der Cloud.
  • DATEV stellt einen zeitlich begrenzten Token zur Verfügung.

• Block: Exportvorlage
  • Exportvorlage wählen (à siehe Namensgebung / Definition beachten unter System-Konfiguration > Schnittstellen & Integration > DATEV …)
  • Zeitraum: die aus der Vorlage übernommenen Werte für Start + Ende können manuell nach Bedarf angepasst werden.

• DATEV ist das führende System. Daher werden alle Felder von PACS zunächst geprüft, bevor sie an DATEV gesendet werden. Die Überprüfung erfolgt in mehreren Stufen:
  • Zunächst PACS-intern beim Erstellen der XML-Exportdatei (vorgegebene Feldgrößen, Formate, Sonderzeichen …) und
  • Im Anschluss werden beim Übertragungsvorgang an DATEV bspw. funktionierende Internetverbindung, Unterbrechungen überwacht.
• Wenn eine Überprüfung/ Validierung fehlschlägt, dann wird die Sachkosten-Position nicht an DATEV geschickt und eine Fehlermeldung erscheint in PACS. Ab diesem Fehler-Datensatz (Sachkosten-Position) wird der Übertrag gestoppt
  • Vorher übertragene Sachkosten-Positionen bleiben in DATEV. Es erfolgt kein Rollback/ Rückabwicklung von bereits übertragenen Datensätzen.
  • Nur die übertragenen Sachkosten-Positionen werden in PACS „als exportiert“ markiert. Es wird jede einzelne Sachkosten-Position betrachtet.
• Der Benutzer bekommt nach dem Übertrag oder bei einem aufgetretenen Fehler eine Dialogmeldung / ein Protokoll angezeigt. Diese liefert Hinweise zur Ursache.
• Parallel gibt es PACS-Systemintern eine technische Protokollierung (System-Konfiguration > Schnittstellen & Integration > DATEV > Technische Protokollierung). Im Detail siehe dort.