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title: Belegnummern für Reisekosten und Sonst. Leistungen
description: "So funktionieren Belegnummern in PACS: Zweck und Abgrenzung zur Buchungsnummer, mögliche Einstellungen (Feld ein-/ausblenden, Feldname), Bedienung in Reisetage und Reisekosten/Sonst. Leistungen sowie zwei Varianten (händisch oder automatische Vergabe inkl. Nummernkreis und Berechtigungen)."
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# Belegnummern für Reisekosten und Sonst. Leistungen
## Konzept, Einstellungen und automatische Vergabe – inkl. Sperren und erlaubter Zeichen
Die Belegnummern werden für Reisekosten und Sonst. Sachkosten vergeben.
### Konzept zu Belegnummern
- Die Belegnummer wird in der Datenbank NICHT als eindeutige Nummer geführt. D.h. eine vergebene Belegnummer kann mehrfach vorkommen.
- Der Fokus der Belegnummer liegt darauf, eine **Referenz von erfassten Reisekosten bzw. Sonstigen Sachkosten in der Datenbank zu einer externen Papierrechnung, Quittung oder einem sonstigen Dokument herzustellen.**
- Abgrenzung zur 'Buchungsnummer'
- Die Belegnummer ist daher NICHT mit einer eindeutigen Buchungsnummer einer Finanzbuchhaltung zu vergleichen.
- Eine eindeutige Nummer je Zeiten- & Kosten-Position kann in PACS nur über Akt-IDs dargestellt werden.
### Mögliche Einstellungen zu den Belegnummern (für händischen oder automatischen Eintrag)
- Sie können die Feldanzeige 'Belegnummer' ein- oder ausblenden. Dies können Sie definieren unter SYSTEM-KONFIGURATION | ZEITEN + KOSTEN | SPALTENANZEIGE
- Bereich Reisekosten | Zeile 'Belegnummer'
- Bereich Sonst. Leistungen | Zeile 'Belegnummer'
- Benennung des Feldes 'Beleg-Nr.': Sofern der Feldname geändert werden soll, kann dies unter SYSTEM-KONFIGURATION | ZEITEN + KOSTEN | ALLGEMEIN.
### Bedienung in der Software
- Belegnummer im Bereich REISETAGE
- Hier können Sie die Positionen Verpflegungsmehraufwendungen (Spesensätze), Hotel und KM-Fahrtkosten erfassen.
- Wenn Positionen aktiviert bzw. wenn Kosten eingetragen werden, wird für jede Position eine Nummer vergeben. *Hinweis*: Die Belegnummer ist primär für Hotel/Übernachtung relevant. (Bei Verpflegungsmehraufwendungen und KM-Fahrtkosten besteht i.d.R. keine Verbindung zu Rechnungen/Quittungen.)
- Belegnummer im Bereich ZEITEN & KOSTEN | REISEKOSTEN (auch SONST. LEISTUNGEN)
- Die im Fenster REISEKOSTEN generierte Belegnummer wird in der Tabelle angezeigt. Eine Änderung ist möglich.
- Für eine neu hinzukommende Kostenposition kann eine Nummer in die Spalte 'Belegnummer' händisch eingetragen werden (oder wird automatisch generiert eingetragen).
- Sie dürfen im Feld Belegnummer folgende Sonderzeichen nicht verwenden: # ' + % & $ "
- Sperre von Belegnummereinträgen
- Die eingetragenen Nummern können nicht mehr geändert werden, wenn mindestens eine der Zeiten & Kosten-Sperre greift: Termin-Sperre, Abrechnungssperre, Projekt-Sperre.
### EINSATZALTERNATIVEN
**Ausgangslage**: Wenn Sie die automatische Generierung der Nummer nicht aktivieren (Standard; siehe Alternative 2), dann erfolgt KEIN automatischer Eintrag in das Feld Belegnummer.
#### ALTERNATIVE 1: Händischer Eintrag der Belegnummer
- Erklärungen zu den Einstellungen und zur allgemeinen Bedienung finden Sie weiter oben.
- Die Belegnummer wird beliebig per Hand vom User eingetragen (Übereinstimmung mit der Nummer auf einem Beleg).
#### ALTERNATIVE 2: Automatische Belegnummern-Vergabe
- Erklärungen zu den Einstellungen und zur allgemeinen Bedienung finden Sie weiter oben.
- Die **automatische Vergabe von Belegnummern** erfolgt übergreifend für REISEKOSTEN und SONST. LEISTUNGEN.
- Es wird eine fortlaufende Nummer für beide Bereiche generiert.
- Es gibt keine Eindeutigkeit der Nummern (d.h. Nummern können mehrfach vorkommen).
- Die Aktivierung für die einzelnen Bereiche erfolgt über unter SYSTEM-KONFIGURATION | ZEITEN + KOSTEN | BERECHTIGUNGEN | ZEITEN + KOSTEN | ...
- Beleg-Nr. automatisch erstellen (Reisekosten)
- Beleg-Nr. automatisch erstellen (Sonst. Leistungen)
D.h. die Einstellung kann pro Level übernommen werden (nur bestimmte Mitarbeitergruppen bzw. Benutzergruppen).
- Die **Definition der Nummernstruktur** erfolgt über SYSTEM-KONFIGURATION | SYSTEM | NUMMERNKREISE | Zeile Beleg-Nr.
- **Beschränkungen** bei der automatischen Vergabe: Wird eine Kostenposition bearbeitet (Änderung Projekt oder MA-Name) wird die bereits bestehende Beleg-Nr. beibehalten. Dies ist besonders dann zu bedenken, wenn in der Belegnummer-Struktur ein projekt- oder mitarbeiterbezogener Shortcut (s.o.) verwendet wird.
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- [Konfiguration Reports](https://help.pacs-software.com/de-de/help/system-konfiguration-administration?hsLang=de-de#konfiguration-reports)
- [Konfiguration Ressourcen & Zielvorgaben](https://help.pacs-software.com/de-de/help/system-konfiguration-administration?hsLang=de-de#konfiguration-ressourcen-zielvorgaben)
- [Konfiguration Schnittstellen & Integration](https://help.pacs-software.com/de-de/help/system-konfiguration-administration?hsLang=de-de#konfiguration-schnittstellen-integration)
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- [Konfiguration Zeiten & Kosten](https://help.pacs-software.com/de-de/help/system-konfiguration-administration?hsLang=de-de#konfiguration-zeiten-kosten)
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- [Installation & Clients](https://help.pacs-software.com/de-de/help/technik-installation-betrieb?hsLang=de-de#installation-clients)
- [Systemtechnik & Datenbank](https://help.pacs-software.com/de-de/help/technik-installation-betrieb?hsLang=de-de#systemtechnik-datenbank)
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