Belegnummern für Reisekosten und Sonst. Leistungen

Die Belegnummern werden für Reisekosten und Sonst. Sachkosten vergeben.

Konzept zu Belegnummern

Die Belegnummer wird in der Datenbank NICHT als eindeutige Nummer geführt. D.h. eine vergebene Belegnummer kann mehrfach vorkommen.
Der Fokus der Belegnummer liegt darauf, eine Referenz von erfassten Reisekosten bzw. Sonstigen Sachkosten in der Datenbank zu einer externen Papierrechnung, Quittung oder einem sonstigen Dokument herzustellen.
Abgrenzung zur 'Buchungsnummer'
- Die Belegnummer ist daher NICHT mit einer eindeutigen Buchungsnummer einer Finanzbuchhaltung zu vergleichen.
- Eine eindeutige Nummer je Zeiten- & Kosten-Position kann in PACS nur über Akt-IDs dargestellt werden.

Mögliche Einstellungen zu den Belegnummern (für händischen oder automatischen Eintrag)

Sie können die Feldanzeige 'Belegnummer' ein- oder ausblenden. Dies können Sie definieren unter SYSTEM-KONFIGURATION | ZEITEN + KOSTEN | SPALTENANZEIGE
- Bereich Reisekosten | Zeile 'Belegnummer'
- Bereich Sonst. Leistungen | Zeile 'Belegnummer'
Benennung des Feldes 'Beleg-Nr.': Sofern der Feldname geändert werden soll, kann dies unter SYSTEM-KONFIGURATION | ZEITEN + KOSTEN | ALLGEMEIN.

Bedienung in der Software

Belegnummer im Bereich REISETAGE
- Hier können Sie die Positionen Verpflegungsmehraufwendungen (Spesensätze), Hotel und KM-Fahrtkosten erfassen.
- Wenn Positionen aktiviert bzw. wenn Kosten eingetragen werden, wird für jede Position eine Nummer vergeben. Hinweis: Die Belegnummer ist primär für Hotel/Übernachtung relevant. (Bei Verpflegungsmehraufwendungen und KM-Fahrtkosten besteht i.d.R. keine Verbindung zu Rechnungen/Quittungen.)
Belegnummer im Bereich ZEITEN & KOSTEN | REISEKOSTEN (auch SONST. LEISTUNGEN)
- Die im Fenster REISEKOSTEN generierte Belegnummer wird in der Tabelle angezeigt. Eine Änderung ist möglich.
- Für eine neu hinzukommende Kostenposition kann eine Nummer in die Spalte 'Belegnummer' händisch eingetragen werden (oder wird automatisch generiert eingetragen).
- Sie dürfen im Feld Belegnummer folgende Sonderzeichen nicht verwenden: # ' + % & $ "

Sperre von Belegnummereinträgen
- Die eingetragenen Nummern können nicht mehr geändert werden, wenn mindestens eine der Zeiten & Kosten-Sperre greift: Termin-Sperre, Abrechnungssperre, Projekt-Sperre.

EINSATZALTERNATIVEN

Ausgangslage: Wenn Sie die automatische Generierung der Nummer nicht aktivieren (Standard; siehe Alternative 2), dann erfolgt KEIN automatischer Eintrag in das Feld Belegnummer.

ALTERNATIVE 1: Händischer Eintrag der Belegnummer

Erklärungen zu den Einstellungen und zur allgemeinen Bedienung finden Sie weiter oben.
Die Belegnummer wird beliebig per Hand vom User eingetragen (Übereinstimmung mit der Nummer auf einem Beleg).

ALTERNATIVE 2: Automatische Belegnummern-Vergabe

Erklärungen zu den Einstellungen und zur allgemeinen Bedienung finden Sie weiter oben.
Die automatische Vergabe von Belegnummern erfolgt übergreifend für REISEKOSTEN und SONST. LEISTUNGEN.
- Es wird eine fortlaufende Nummer für beide Bereiche generiert.
- Es gibt keine Eindeutigkeit der Nummern (d.h. Nummern können mehrfach vorkommen).
- Die Aktivierung für die einzelnen Bereiche erfolgt über unter SYSTEM-KONFIGURATION | ZEITEN + KOSTEN | BERECHTIGUNGEN | ZEITEN + KOSTEN |
  - Beleg-Nr. automatisch erstellen (Reisekosten)
  - Beleg-Nr. automatisch erstellen (Sonst. Leistungen)

D.h. die Einstellung kann pro Level übernommen werden (nur bestimmte Mitarbeitergruppen bzw. Benutzergruppen).

Die Definition der Nummernstruktur erfolgt über SYSTEM-KONFIGURATION | SYSTEM | NUMMERNKREISE | Zeile Beleg-Nr.
Beschränkungen bei der automatischen Vergabe: Wird eine Kostenposition bearbeitet (Änderung Projekt oder MA-Name) wird die bereits bestehende Beleg-Nr. beibehalten. Dies ist besonders dann zu bedenken, wenn in der Belegnummer-Struktur ein projekt- oder mitarbeiterbezogener Shortcut (s.o.) verwendet wird.