Abwesenheitsplanung: Plan-Zeit und Ist-Zeit

PACS bietet Ihnen die Möglichkeit, die Abwesenheiten (z.B. Urlaub, Gleitzeit, Fortbildung) als Plan-Zeiten und/oder Ist-Zeiten getrennt zu pflegen.
Im allgemeinen Sprachgebrauch plant man seinen Urlaub in der Zukunft. Wenn Sie dann im Urlaub waren, wird diese tatsächliche Abwesenheit als Ist-Urlaubstage eingetragen.
Aus der "Software-Sicht" sind die beiden Einträge getrennt als Plan-Zeiten und Ist-Zeiten zu qualifizieren. Die Berechnung des Urlaubskontos je Mitarbeiter orientiert sich aber immer am Ist-Zeiteintrag auf dem Urlaubsprojekt (siehe Konfiguration Variante A).
Problem dabei ist häufig, dass die Mitarbeiter ihre Abwesenheiten bzw. ihren Urlaub nicht zweimal eintragen möchten. Zudem vergessen Sie dann häufig die notwendige Buchung der Ist-Zeiten. Um diese möglichen Fehlern zu vermeiden, gibt es die Konfiguration Variante B).

Die Erklärung des Ablaufes der Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten finden Sie unter Zeiten & Kosten freigeben.
Die Berücksichtigung bei der Berechnung der Freien Kapazitäten ist abhängig von der Einstellung unter SYSTEM-KONFIGURATION | RESSOURCEN | ABWESENHEITEN | Register Berechnung Abwesenheit/Freie Kapazitäten.

Die Urlaubsplanung erfolgt hier auf Basis einer Plan-Zeit, die im Bereich ABWESENHEITEN in der Spalte 'Plan' erfasst wird. Hinweise:
- Der Eintrag auf das interne Projekt 'Urlaub' erfolgt mit einem Aktcode 'Plan-NVL' (parallel zum Aktcode 'Ist-NVL'). Die Mitarbeiter benötigen dazu ein Ansichtsrecht für beide Aktcodes (siehe Benutzerrechte)
- Zur Freischaltung der Spalte 'Plan' finden Sie Informationen unter Zeiten - Funktionsbereich ABWESENHEITEN.
Tatsächlich genommener Urlaub wird später in die Spalte 'Ist' eingetragen. Erst mit Eintrag der Ist-Zeiten reduziert sich das Urlaubskonto entsprechend. Hinweis: Die Funktion 'Plan- durch Ist-Werte ersetzen' im Projektplan hat auf die Urlaubseinträge keine Auswirkungen, da diese Funktion nur VL-Leistungen umwandelt.
Durch die nebeneinander liegenden Spalten für Plan- und Ist-Zeiten wird gut sichtbar, ob der Mitarbeiter die beantragten und genehmigten Urlaubstage auch wirklich alle als Ist-Zeiten nachgepflegt hat. In jedem Fall bedeutet diese Handhabung aber eine Doppelerfassung und damit auch doppelten Aufwand!

In der PACS Software haben Sie die Möglichkeit, bereits die Abwesenheitsplanung bzw. Urlaubsplanung in Form von Ist-Zeiten vorzunehmen. Sie können die betroffenen Tage in der Zukunft als Ist-Zeiten eintragen. Wenn Sie tatsächlich abwesend sind bzw. im Urlaub sind, müssen Sie für diese Tage dann keine Einträge mehr vornehmen. Hinweis: Der Eintrag auf das interne Projekt 'Urlaub' erfolgt mit einem Aktcode 'Ist-NVL'. Alle Mitarbeiter benötigen dazu das Ansichtsrecht für diesen Aktcode (siehe Benutzerrechte).
Ihr Urlaubskonto reduziert sich bereits mit dem Eintrag der Ist-Zeiten.

Zwei Varianten für die Urlaubsplanung – und wie sich Einträge auf Urlaubskonto und freie Kapazitäten auswirken.