Ablauf: Projekt anlegen

Vorab: Wie ein Auftraggeber-Kontakt angelegt wird, wird Ihnen hier erklärt: Ablauf: Kontakt anlegen.

Hier finden Sie die Beschreibungen zum Fenster PROJEKTVERWALTUNG. Zu den Icons finden Sie hier Beschreibungen: Symbolleiste PROJEKTE, ANGEBOTE + RECHNUNGEN

Klicken Sie im Funktionsbereich Projekte auf Projektverwaltung, und dann im Register PROJEKTVERWALTUNG auf Neu.

Register "Allgemein"

• Name: Name des Projektes. Diesen Namen wählen die Mitarbeiter in Kombination mit der Projektnummer beim Erfassen von Zeiten, Reisekosten oder beim Ändern von Projektstammdaten aus.
• Projektnummer: Wenn Sie auf den Button Erstellen klicken, wird die Nummer automatisch vom System in Abhängigkeit des ausgewählten Mandanten vorgeschlagen (letzte Projektnummer des Mandanten +1). Diese Nummer können Sie jederzeit angepassen oder auch per Hand eingetragen. Jede Nummer darf aber nur einmal vergeben werden.
• Name (lang): Projektname und Projektbeschreibung zur Anzeige auf der Rechnung
• Auftraggeber: Sie können die gewünschten Kontakte suchen und zuordnen. (Dafür ist die Anlage vorab im Register KONTAKTE notwendig).

• Projektleiter: Die Qualifizierung dient hauptsächlich der Strukturierung der Projekte im Rahmen der Projektsuche oder der Filterauswahl bei Reports. In der Dropdown-Liste werden alle MA-Kontakte angezeigt, denen unter 'Dropdown-Auswahl' die Funktion 'Projektleiter' zugeordnet wurde (siehe Mitarbeiter anlegen). Wählen Sie einen Kontakt aus.

• Status: Die Qualifizierung dient hauptsächlich der Strukturierung der Projekte im Rahmen der Projektsuche oder der Filterauswahl bei Reports. Wählen Sie eine Statusstufe aus.
• Währung: Dies ist die Projektwährung, in der Leistungen erfasst (bspw. Reisekosten) oder abgerechnet werden.
• Business Unit (BU): Dies ist die organisatorische Zuordnung des Projektes.
• Mandant: Falls nur mit einem Mandanten gearbeitet wird, dann wählen Sie 'Standard' aus.
• Mit Mandant wird eine separate rechtliche Einheit verstanden. Für jeden Mandanten können separate Projekt- oder Rechnungsnummern definiert werden. Mandanten können auch fix mit den Business Units verknüpft sein.
• Projekttyp: Dies kann ein externes Kundenprojekt (Standardeintrag) im Gegensatz zu internen Projekten sein. Die Auswahl-Alternativen sind von PACS vorgegeben.
• Projektart/Gruppen: Dies ist selbst definierbar unter Qualifizierungen (System-Konfiguration | Projektverwaltung | Qualifizierungen)
• Termine: Tragen Sie Start- und Enddatum als Plan- und tatsächliche Ist-Werte ein.

Register "Auftrag"

• Das definierte Projektvolumen (Auftragsvolumen) bildet eine Zielgröße, der andere Kenngrößen gegenüber gestellt werden können (bspw. die erbrachten Leistungen oder gestellten Rechnungen).
• Die Zusammensetzung bzw. Ermittlung des Projektvolumens kann mittels unterschiedlicher Bestandteile erfolgen. Welche für ein Projekt die richtigen sind, hängt von der Projektevereinbarung mit dem Kunden bzw. von den zu controllenden Steuerungsgrößen ab.
• Die Definition erfolgt getrennt für Honorar (Hauptleistung, i.d.R. die Zeiten) und Nebenkosten (i.d.R. die Reisekosten).

• • Folgende Varianten stehen zur Verfügung (die Definition kann im Projektverlauf angepasst werden):
    • Festpreis: direkter Eintrag eines vereinbarten Betrags (für Controllingsinfos können damit auch nur Beträge mit dem Auftragsvolumen verglichen werden)
    • Nach Kalk. Projektvolumen: Dies ist gemäß vorgenommener Kalkulation im (Unter-)Register KALKULATION PV. Hier kann ein tabellarischer Eintrag -> 'Menge * Einzelpreis pro Einheit = Gesamt' erfolgen. Es ist aber keine MA-spezifische Planung möglich (diese ist Teil des Projektplans). Neben Beträgen werden damit auch Kapazitäten als Vorgaben definiert (und können damit für das Controlling genutzt werden). Dies eignet sich für alle Projekte, deren Auftragsvolumen sich auf Basis von Kalkulationen Preis * Menge ergeben haben.
    • Nach Ist-Aufwand: Dies ist die Summe der tatsächlich erfassten Leistungen (Zeiten & Kosten) zur Verkaufspreisen. Und eignet sich für Projekte, bei denen immer alle Leistungen abgerechnet werden können. Das heißt es gibt keine kundenseitigen Beschränkungen bzw. Budgets.
    • Nach Projektplan ("Projektleitersicht"): Detailplanung für Schritte/Phasen, für Mitarbeiter, mit Plan-Zeiten [Tage, Stunden], VKP, Zeiträume [Tag | KW | Monat | Jahr] und Sachkosten
    • Nach Rechnungen: Als Summe der gestellten Rechnung. Dies eignet sich für Projekte, die nicht auf (direkt zuordenbaren) Leistungen beruhen (bspw. Abrechnung von Lizenzgebühren).
    • Nach beauftragten Angeboten: Summe der Angebote mit dem Status 'beauftragt'
    • Nebenkosten nach Pauschale: Als Prozentsatz des Honorarbetrags

Register "Team/Leistung"

• Nur Mitarbeiter, die hier aufgelistet sind, können für das Projekt ihre Zeiten und Kosten erfassen (personenbezogenes Ansichtsrecht für das Projekt).
• Über die Leistungssatz-Vorgaben wird der vereinbarte Preis pro MA und Tätigkeit (=Leistungssatz) definiert unter Projekte (Unter-)Register TEAM/LEISTUNG. Je detaillierter die Vorgaben hier in den Stammdaten von Ihnen festgelegt werden, desto weniger muss der Mitarbeiter bei der späteren Erfassung explizit auswählen.

Unterregister "Team"

• Ansichtsrecht festlegen: Markieren Sie den Mitarbeiter per Haken. Personen werden blau markiert und bekommen damit für das Projekt ein personenbezogenes Ansichts- und Zugriffsrecht.
• Bei Projekt-Neuanlage werden
• automatische Rechte eingetragen. Dies gilt für den User, der das Projekt angelegt hat, den Projektleiter (sofern ein Projektleiter im Register ALLGEMEIN eingetragen wurde), den BU-Leiter (sofern eine BU zugeordnet wurde, für die BU-Leiter definiert sind), sowie den Dummy-User "MA-unabhängig".
• Benutzerdefinierte Rechte eingetragen: Bspw. alle MA eines Levels erhalten das projektbezogene Ansichts-, Bearbeitungs- und Löschrecht für die Stammdaten.

Unterregister "Zeiten"

• Über die Leistungssatz-Vorgaben wird der vereinbarte Preis pro Mitarbeiter und Tätigkeit (=Leistungssatz) definiert. Bei der Zeiterfassung bekommt der jeweilige Mitarbeiter diesen angezeigt.
• Spalte Mitarbeiter: Es werden die unter TEAM definierten Mitarbeiter PLUS 'MA-unabhängig‘ angezeigt.

• Spalte Leistungssatz: Für die Zeiterfassung muss immer ein Leistungssatz definiert worden sein (Pflicht!).

Festlegung 1: Umfang der zur Auswahl stehenden Leistungssätze bei Erfassung von Zeiten

A) Aktivierung: 'Projekt-bezogene(r) LS des MA' (immer aktiv, da für die Auswahl immer Prio1 festgelegt ist [Standard]):

• Dem Mitarbeiter wird jeweils ein oder mehrere Leistungssätze 1:1 zugeordnet.
• Bei der Zeiterfassung werden dem MA in der Dropdown-Auswahl diese Leistungssätze angezeigt. Sind mehrere definiert, wird der mit dem Haken 'Bevorzugt' als Erster angezeigt.

B) Auswahl 'Sonstige LS des MA' (nur aktiv, wenn ein Haken gesetzt ist):

• Dem Mitarbeiter wird kein Leistungssatz zugeordnet.
• Bei der Zeiterfassung werden alle für den MA im Leistungsarchiv definierten Vorlagen-Sätze zur Auswahl angeboten. Primär den, der im Leistungsarchiv als 'Standard' markiert ist. Der MA kann aber auch einen anderen explizit auswählen.

C) Auswahl 'Projekt-bezogene(r) LS MA-unabhängig' (aktiv, wenn ein Haken gesetzt ist):

• Dem MA-unabhängig wird ein Leistungssatz zugeordnet.
• Bei der Zeiterfassung wird nur dieser Leistungssatz (des MA-unabhängig) allen Mitarbeitern des Projektes jeweils in der Dropdown-Auswahl angezeigt.
• Einsatzfall: wenn alle MA des Projektes den selben Preis haben (VKP und EKP; die Einzelanlage pro MA entfällt dann)

D) Auswahl 'Sonstige LS des MA-unabhängig' (aktiv, wenn ein Haken gesetzt ist)

• Dem MA-unabhängig wird kein Leistungssatz zugeordnet.
• Bei der Zeiterfassung werden alle Vorlagen-Leistungssätze (des MA-unabhängig) allen Mitarbeitern des Projektes in der Dropdown-Auswahl angezeigt.

Festlegung 2: Zuordnung des korrekten Leistungssatzes

• Zuordnung durch Klick auf […]. Der Leistungssatz wird gewählt aus dem Fenster Leistungssatz einem Projekt zuordnen.
• Fenster Leistungssatz einem Projekt zuordnen: Bereits existierende Leistungssätze des gewählten MA und die des 'MA-unabhängig' werden getrennt/gruppiert angezeigt (Name, Preise, Einheit, Währung und die Qualifizierungen Vorlage bzw. Keine Vorlage)
• Um aus einer Vorlage einen Leistungssatz für den aktuellen Mitarbeiter zu erstellen, klicken Sie beim betroffenen Leistungssatz auf per Haken markieren und auf Auswahl Leistungssatz für aktuellen MA kopieren.
• Die Kopier-Funktion wird ausgeführt innerhalb einer MA-Gruppe oder aus der Gruppe 'MA-unabhängig' für den aktuellen MA. Der kopierte Vorlagen-Leistungssatz kann im Anschluss geändert werden (Name, Preise etc.).
• Markieren Sie zur Übernahme zum Projekt bei der betroffenen Zeile den Satz per Haken und klicken auf den Button Speichern + in Team/Leistung übernehmen. Somit wird dieser (dem MA und) dem betroffenen Projekt zugeordnet.
• Spalte 'Bevorzugt': Wenn ein Haken gesetzt ist, wird bei der -> Zeiterfassung automatisch nach Projektauswahl durch den Mitarbeiter der Leistungssatz eingetragen. Sind mehrere Leistungssätze je Mitarbeiter vorhanden, so kann nur einer als 'bevorzugt' definiert werden.
• Kein Haken eingetragen: Bei der Erfassung müssen Sie immer den Leistungssatz per Hand explizit auswählen.
• Aktcode festgelegt: Der Aktcode definiert, ob eine erfasste Zeit fakturiert werden kann (verrechenbar [VL]) oder nicht (nicht verrechenbar [NVL]). Wird ein Aktcode beim Projekt als Vorlage für den Mitarbeiter festgelegt, so erfolgt bei der -> Zeiterfassung bei Auswahl des Projektes für den Mitarbeiter automatisch der Eintrag der hier definierten Vorgabe. Es handelt sich dabei um einen 'Vorschlag', den der Mitarbeiter anschließend ändern kann (Ausnahme: eine Eingabeprüfung verhindert das Speichern der Änderung).
• Es können nur Aktcodes als Vorlage festgelegt werden, für die der MA ein grundsätzliches Ansichtsrecht besitzt (siehe Ansichtsrechte Aktcode)

• Pro Leistungssatz kann ein Aktcode als Vorlage definiert werden. (Bei der Erfassung von Zeiten kann natürlich ein abweichender Aktcode gewählt werden).

Wird kein Aktcode festgelegt, dann wird bei der -> Zeiterfassung ein Aktcode nach der Logik der PACS Eingabeunterstützung eingetragen (bei Kundenprojekte -> Honorar VL Leistung, bei internen Projekten -> NVL Leistung).

Register "Angebote"

• Angebote gewichtet: Sie haben Möglichkeit die Abschätzung des Akquisiteurs bei Projekten in Akquise einzutragen, mit welcher Wahrscheinlichkeit (%) aus einem Angebot ein Auftrag wird (eingetragene Angebote). In Summe über alle Angebote lässt sich somit ein 'Projektvorlauf' (Reportdarstellung) ermitteln.
• Liste Angebote: Dies können Sie direkt eintragen, ggf. Angebote getrennt nach Honorar und NK, mit Datum.
  • Angebots-Status: Klicken Sie in Spalte 'Ändern' , um dem Angebot einen Status zuzuordnen: Angebot geplant, Angebot erstellt, Angebot beauftragt, Angebot abgelehnt. Durch diese Qualifizierung können Sie zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen, aus welchen Angeboten ein Auftrag wurde oder auch, wie sich die Angebotshöhe bis zum tatsächlichen Auftrag entwickelt hat (Historien).
  • Angebotsnummer: Bei Status-Auswahl 'geplant' wird automatisch eine Vorschlags-Nr. ('#'-Kennung) eingetragen. Bei Status-Auswahl 'erstellt' eine endgültige Angebots-Nr. Die Nr.-Struktur wird unter PACS Dienstprogramme | System-Konfiguration | System | Nummernkreise festgelegt.

Register "Provisionen"

• Name/Anteil Akquisiteur: Hier können Sie alle Kontakte auswählen, die bei der PACS Dropdown-Auswahl Definition die Gruppe 'Akquisiteur/Vermittler' zugeordnet bekommen haben (siehe Mitarbeiter anlegen). Dies können eigene oder Fremdakquisiteure (Vermittler) sein.