Word-Dokumentvorlagen erstellen: Einzelbrief und Serienbrief

Die Word-Dokument-Vorlagen werden unterschiedlich für Einzelbriefe und Serienbriefe erstellt. Wie Sie diese erstellen erklären wir Ihnen hier.

Einzelbriefe und -faxe: Word-Formulardefinition

Gehen Sie zur Formular-Definition bzw. Übernahme einzelner Felder in die Word-Vorlage (für Einzelbriefe/Einzelfaxe) wie folgt vor:

• Word 2003: Klicken Sie in der Menüleiste auf Extras | Anpassen. Aktivieren Sie die Symbolleiste Formular und die damit verbunden Funktionen werden in die Word Menüleiste übernommen.
• Ab Word 2007:
  • Klicken Sie in der Symbolleiste auf rechte Maustaste und wählen Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen.
  • (Hinweis: Die Symbolleiste kann sich unterhalb der Multifunktionsleiste [zwischen der Multifunktionsleiste und dem Dokument] oder oberhalb [=Fensternamenleiste] befinden).
  • Wählen Sie im Fenster 'Word-Optionen', dann im Bereich Befehle auswählen den Befehl 'Textfeld (Formularsteuerelement)' und klicken auf Hinzufügen. Das Symbol ab| wird in die Symbolleiste übernommen.

So setzen Sie eine Textmarke

• Gehen Sie in der Word-Vorlage an die Position, an die Sie den gewünschten Datenbank-Feldinhalt einfügen möchten und klicken nun auf das Symbol "ab|" . Markieren Sie das jetzt dargestellte grau hinterlegte Feld und klicken dann auf die rechte Maustaste, wählen Eigenschaften aus und das Fenster Optionen für Textformularfelder öffnet sich.

• Tragen Sie nun bei den Feldeinstellungen im Feld 'Textmarke' das bereits in PACS definierte und dem jeweiligen Kontakt zugeordnete Postanschriftschablone "Postanschrift" ein. Klicken Sie auf OK. Eine Liste mit weiteren PACS Textmarke-Feldnamen finden Sie in der Datei „PACS_Datenbank_Feldnamen_KONTAKTE_Export_fuer_Word_Excel_und_Exportmodul“ (Sie können dieses Dokument in der Software über das PACS Menü | ? | PACS Dokumentationen aufrufen).
• Wenn Sie jetzt das Word-Formular aus PACS aufrufen, werden die definierten Feldinhalte automatisch übertragen (siehe Einzelbrief erstellen).

Word für Microsoft 365, Word 2021

• Um die Textmarke für ein PACS Kontakt-Datenbankfeld in einer Word-Vorlage positionieren zu können, benötigen Sie in Word die Registerkarte "Entwickler". Die Registerkarte Entwickler wird standardmäßig nicht angezeigt, Sie können diese aber dem Menüband hinzufügen. Wechseln Sie dazu auf der Registerkarte Datei zu > Optionen > Menüband anpassen. Aktivieren Sie unter 'Menüband anpassen' und unter Hauptregisterkarten das Kontrollkästchen 'Entwicklertools'.

• Nachdem Sie die Registerkarte angezeigt haben, bleibt die Registerkarte Entwicklerprogramm sichtbar.
• So setzen Sie hier die Textmarke: Gehen Sie in Ihrer Word-Vorlage zu der Position, an der Sie den Textmarker zum Übertrag der Daten aus PACS positionieren möchten. Klicken Sie in der Registerkarte 'Entwicklertools' auf das Icon Vorversionstools und klicken dort auf 'Textfeld Formularsteuerungselement'.

Serienbrief: Zusammenstellen der Adressenfelder

Die Zusammenstellung der Adressenfelder erfolgt auf Basis der Postanschrift-Schablone oder einzelner Datenbankfelder: