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Reisetage im Web Client: Reisen anlegen, Spesen ermitteln und Reisekosten übernehmen

So legen Sie eine Reise für zusammenhängende Abwesenheiten an, pflegen Reisetage, verstehen Spesen/Abzüge/Aktcodes und nutzen Kopier- und Wechsel-Funktionen zwischen Reisetage und Reisekosten.

Über "Reisetage" werden folgende Informationen ermittelt:

  • die steuerlich relevanten Spesensätze (in Abhängigkeit der Abwesenheitszeiten und -tage im Inland oder Ausland)
  • die (steuerfreien) Abzüge für Frühstück, Mittagsessen und Abendessen (als Abzugspauschalen oder Sachbezugswerte, je nach Firmenregelung).
  • Der Funktionsbereich REISETAGE dient zur steuerlich korrekten Ermittlung der Verpflegungsmehraufwendungen (Tagesspesen).

Wichtig: Eine Reise MUSS für jede zeitlich zusammenhängende Abwesenheit (= Reise) festgelegt werden. Jede neue Reise beginnend vom Wohnort muss neu definiert werden.

Eine Reise pro Woche von Montag bis Freitag ist damit anders zu erfassen wie Einzeltagesreisen (für Mo, Di, Mi, Do, Fr). Bei Einzeltagesreisen erleichtert ein Kopier-Funktion hierzu die Eingabe.

Reisetage erfassen

  • Gehen Sie zum Bereich REISETAGE und klicken auf Neue Reise anlegen. Der Assistent für Reisedaten unterstützt Sie bei der Eingabe. Die ersten Definitionen können Sie im nächsten Schritt bei Bedarf auch wieder modifizieren.
    • Mitarbeiter: Ihr Name
    • Reisedauer von … bis … (Datum / Uhrzeit): Start und Ende der Reise (zum Nachweis der zusammenhängenden Abwesenheit) und Ermittlung der aktuell steuerlich geltenden Spesensätze. Die Standard-Vorbelegungen für die Auswahl Inland oder Ausland und Reisedauer können Sie für sich unter Mein Account > Benutzereinstellungen > Reisetage festlegen. Assistent für Reisedaten
    • Projekt: Dies dient als Ersteingabe-Vorschlag für alle Reisetage. Bei abweichenden Projekten pro Reisetag kann dies im nächsten Schritt für den Einzelfall angepasst werden.
    • Reiseziel: Inland oder Ausland (Einzellandauswahl).
    • Aktcode: Die Auswahl ist ein Vorschlag und gilt zunächst für alle Einträge. Im nächsten Schritt kann dieser bei Bedarf einzeln angepasst werden.

  • Klicken Sie auf "OK". PACS wechselt in das Register REISETAGE und zeigt die Ergebnisse der ersten Assistenten-Einträge an.

  • Register REISETAGE: Es werden hier die einzelnen Reisetage angezeigt. Alle Eingaben können modifiziert werden:

  • Reise / Reisekennung: Hier können Sie einen Freitext zur Identifikation der „zusammenhängenden Abwesenheit“ eintragen, wie bspw. des Reisewegs oder Anlasses. Die Reisenummer kann als eindeutiges Suchkriterium genutzt werden (ggf. auch als Markierung auf dem Reisebeleg).
  • Reisedauer: Um diese nachträglich zu ändern, müssen Sie den Zeitraum entsprechend definieren und auf „Reise anpassen“ klicken. Wichtig: Bitte beachten Sie die folgenden beiden Punkte:
    • Die neu hinzugekommenen Reisetage werden nicht mit der zuvor im Assistenten getroffenen Vorauswahl angelegt. Diese Eingaben müssen dann einzeln manuell nachgepflegt werden.
    • Bei neu hinzugekommenen Reisetagen oder Projektwechsel, erfolgt die automatische Anpassung der Aktcodes (VL / NVL) erst beim Speichern der Eingabe.
  • Reisepauschale: Dies wird Ihnen als Tooltip-Anzeige beim Spesensatz-Eintrag angezeigt (abhängig von Abwesenheitsdauer + Reiseziel).
    • Flagge beim Mitarbeiternamen: Diese zeigt an, nach welchem nationalen Recht die Spesensätze ermittelt werden.
    • Deutschland, neues Reisekostenrecht seit 1.1.2014: Die Berechnung der Spesensätze erfolgt nach einer neuen Systematik, d.h. zwei Abwesenheitszeiten sind relevant: ≥ 8 Std. und 24 Stunden.
    • Haken „Mit Übernachtung“ bei 2-Tagesreisen: Die Ermittlung der Spesensätze erfolgt unter Berücksichtigung einer Übernachtung (Haken = Standard). Die Alternative ist eine Reisetätigkeit i.V. mit Nachtarbeit.
  • Abzugsbetrag (steuerlich) für Frühstück, Mittagessen, Abendessen tageweise per Haken aktivieren.
  • Aktcode: Dieser legt für jede Position fest,
    • ob sie an den Kunden verrechenbar ist [VL] oder nicht [NVL] (relevant für Kundenfaktura)
    • ob die Ausgabe vom Mitarbeiter ausgelegt wurde oder von der Firma übernommen wurde (relevant für den Auszahlungsbetrag bei der Reisekostenabrechnung des Mitarbeiters).
    • Die Vorauswahl für Neueinträge erfolgt im Assistenten REISETAGE und im Bereich REISEKOSTEN nach der PACS Vorlagen-Systematik. Diese Vorauswahl können Sie anschließend modifizieren.

Anzeige:

a) MA bezahlt (Auslage MA), Kunde berechenbar (VL)

b) MA bezahlt (Auslage MA), Kunde nicht berechenbar (NVL)

c) Firma bezahlt, Kunde berechenbar (VL)

d) Firma bezahlt, Kunde nicht berechenbar (NVL)

  • Zum Eintrag von weiteren Positionen, müssen Sie auf Weitere Kosten hinzufügen (Kopierfunktion) klicken: Es erfolgt ein automatischer Wechsel in den Bereich REISEKOSTEN.
    • Eine neue Zeile wird dort direkt angelegt. Von der aktuell mit Haken markierten Position ausgehend, können Sie so schnell weitere Reisekosten-Positionen erfassen.
    • Alle Basisdaten werden dabei kopiert.
    • Nur der neue Kostensatz muss für die Neuanlage noch gewählt werden mit folgenden Eingaben: Eingabe der Anzahl (Standard ‚1‘) + Eingabe der Ausgaben im Feld Kosten Brutto (Ausgabebetrag) + ggf. Änderung Aktcode.
    • Diese Funktion ‚kopiert' alle Informationen in der Zeile ('Datum', Projekt', 'Reise', ABER NICHT: 'Kostensatz', 'Anzahl', ‚Be-trag'). Somit können Sie weitere Positionen schnell eintragen.
Weitere Infos zur Bedienung der REISETAGE
  • Über zwischen den Funktionsbereichen REISETAGE <-> REISEKOSTEN wechseln:
    • Von REISETAGE zu REISEKOSTEN: Es werden alle bereits existierenden Reisekosten-Positionen angezeigt. Zur Eingabe weiterer Reisekosten auf Neu klicken.
    • Von REISEKOSTEN zu REISETAGE: Der Wechsel erfolgt zur Reise der markierten Reisekosten-Position. Nur unter REISETAGE kann die Reisedauer geändert werden.
  • Funktion Reise kopieren:
    • Wiederkehrende Reisen (mit den jeweiligen Ausgabepositionen) können Sie darüber schnell erfassen. Dies kann für Sie relevant sein, wenn Sie bspw. mehrere einzelne Tagesreisen in einer Woche haben (und keine zusammen-hänge Reise in einer Woche) oder sich die Reisen zu einem Kunden wiederholen.
    • Wichtig: Es werden nur die Positionen der Reise (Reisetage) und die verknüpften Positionen unter Reisekosten kopiert, wenn Sie den Haken setzen. (Dies erfolgt in dem Fenster, in dem das Datum der neuen Reise gewählt wird). Ansonsten werden nur die Positionen der Reisetage kopiert.
  • Funktion Reise suchen: Die Suche erfolgt nach Mitarbeiter und Zeitraum oder über die Reisekennung. Dies kann bspw. in Form der Reisenummer erfolgen.