E‑Rechnung erstellen in PACS: XRechnung und Peppol BIS Billing (UBL)

Allgemeine Infos zu E-Rechnung: XRechnung und Peppol BIS Billing

• E-Rechnung erstellen: Sie können E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und PEPPOL BIS Billing (in der Syntax UBL) in PACS ausstellen. Die elektronischen Rechnungen aus PACS entsprechen dem Standard EN 16931.
• E-Rechnung einlesen: Sie können dann in PACS eine XRechnung (in den Formaten UBL und CII) und Peppol BIS Billing (im Format UBL) einlesen und nahtlos in PACS weiterverarbeiten.

E-Rechnung anzeigen lassen

Wenn Sie nur die Anzeige der E-Rechnung sehen möchten, können Sie dies über unser PACS Visualisierungstool unter "Extras > E-Rechnung visualisieren", welches die Inhalte der XML-Datei in einer benutzerfreundlichen Oberfläche darstellt.

Dieses Tool ist für alle PACS Kunden ab Version 16.4.0 verfügbar und nicht an eine Lizenz gebunden. Zu den unterstützten Formaten gehören "XRechnung (UBL)" und "Peppol BIS Billing". Alternativ können Sie ein Visualisierungstool im Internet nutzen, bspw. unter https://www.e-rechnung.bayern.de/app/#/upload

Wie Sie die E-Rechnung erstellen, finden Sie weiter unten beschrieben.

Lizenzierung

Um eine E-Rechnung zu erstellen, benötigen Sie eine Lizenz für das Add-On "E-Rechnung (XML-Export)".

Sie besitzen noch keine Lizenz? Dann wenden Sie sich bitte an unser PACS Vertriebsteam unter vertrieb@pacs-software.com oder rufen an unter +49 89 124 716 10.

Funktion: E-Rechnung erstellen

Die Funktion können Sie in der FORMULAR-VORSCHAU über den Button 'E-Rechnung erstellen' aufrufen.

Wie Sie eine E-Rechnung erstellen, beschreiben wir weiter unten.

Definieren Sie zuerst die notwendigen Infos bei den Kontakten

BEVOR Sie die E-Rechnung erstellen, müssen Sie die notwendigen Kontaktinfos definieren.

Beim Aufruf der E-Rechnung prüft das System, ob formal alle Pflichtangaben enthalten sind. Um die Funktion nutzen zu können, müssen Sie vorab die dafür notwendigen Stammdaten pflegen.

Folgende Daten benötigen Sie für Ihre E-Rechnung im Format XRechnung (UBL) oder Peppol BIS Billing (UBL)

Mandanten-Kontakt / Auftragnehmer-Kontakt: Ihre Auftragnehmer-Mandanten-Firmenadresse mit zugeordnetem Person-unabhängigen Kontakt

• Legen Sie zunächst eine Firmenadresse mit Ihren Firmendaten an (= Ihre „PACS Mandanten-Adresse“).
  • Bei XRechnung (UBL): Tragen Sie die Peppol-ID bei Ihrer Firmenadresse im Bereich Rechnungsangaben, Feld „Peppol-ID“ ein. Falls Ihre Firma eine Leitweg-ID hat, tragen Sie diese zusätzlich im Feld „Leitweg-ID“ ein. (Wenn keine Leitweg-ID vorhanden ist, lassen Sie das Feld leer. PACS trägt dann automatisch "NA" (=not available) ein.)
  • Bei Peppol BIS Billing (UBL): Tragen Sie die Peppol-ID bei der Firmenadresse im Bereich Rechnungsangaben, Feld „Peppol-ID“ ein.

• Klicken Sie auf „Neuer Kontakt zur Firma“ und erstellen zusätzlich im Bereich KONTAKTVERWALTUNG einen Person-unabhängigen Kontakt (diesen benötigen Sie für den nächsten Arbeitsschritt).
• Verknüpfung des Mandanten-Kontaktes mit einem „System-Mandanten“: Gehen Sie unter SYSTEM-KONFIGURATION | RECHTE UND ORGANISATION | MANDANTEN in die betroffen „Mandantenzeile“ und dort wählen über „Auswahl“ den vorher angelegten Person-unabhängigen Mandantenkontakt aus und ordnen diesen zu. Diese Zuordnung muss auch erfolgen, wenn Sie nur mit dem voreingetragenen „(Standard-Mandanten)“ arbeiten. Erst über diese Verknüpfung können Feldinformationen des Mandantenkontaktes für die Rechnungsstellung und damit die E-Rechnung genutzt werden.
• Mandantenkonten-Daten: Tragen Sie zum Mandanten unter SYSTEM-KONFIGURATION | RECHTE UND ORGANISATION | MANDANTENKONTEN auch die entsprechenden Mandantenkonten ein. Ansonsten erhalten Sie einen Validierungsfehler bei der Rechnungsstellung.
• Ihre SEPA Gläubiger-ID (Nur relevant, wenn Sie Projektrechnungen mit Angabe von SEPA-Informationen erstellen):
  • Ihre Gläubiger-ID beim Personen-unabhängigen Kontakt (des Mandanten) hinterlegen: Damit diese 18-stellige ID auf der Rechnung angezeigt wird, muss sie bei Ihrem Auftragnehmer-Kontakt (in der KONTAKTVERWALTUNG) im Register FAKTURADATEN im Feld "SEPA-Gläubiger-ID" eingetragen werden.
  • Rechnungsstellung an Kunden: Wenn Sie das SEPA-Lastschriftverfahren nutzen möchten, müssen Sie bei der betreffenden Projekt-Rechnungsvorlage den Zahlweg "SEPA-Lastschrift" zuordnen.

Kunden-Firmenadresse (Rechnungsadresse)

• Bei XRechnung (UBL): Tragen Sie die Peppol-ID bei der Firmenadresse im Bereich Rechnungsangaben, Feld „Peppol-ID“ ein. Falls der Rechnungsempfänger eine Leitweg-ID hat, tragen Sie diese zusätzlich im Feld „Leitweg-ID“ ein. (Wenn keine Leitweg-ID vorhanden ist, lassen Sie das Feld leer. PACS trägt dann automatisch "NA" (=not available) ein.)
• Bei Peppol BIS Billing (UBL): Tragen Sie die Peppol-ID bei der Firmenadresse im Bereich Rechnungsangaben, Feld „Peppol-ID“ ein.

So erstellen Sie eine E-Rechnung im Format XRechnung (UBL) oder Peppol BIS Billing (UBL)

• Erstellen Sie zunächst die "normale" Rechnung, wie Sie es gewohnt sind. Achten Sie darauf, dass alle Daten in der FORMULAR-VORSCHAU korrekt angezeigt werden.
• Bevor Sie auf „Rechnung abschließen“ klicken, müssen alle Angaben für die E-Rechnungsstellung auf formelle Fehler überprüft werden.

• Klicken Sie zur Test-Validierung auf den Button 'E-Rechnung erstellen' und hier im Fenster auf eine der Alternativen „Peppol BIS Billing (UBL)“ oder „XRechnung (UBL)“ (siehe Screenshot oberhalb). (Es ist egal, ob hier bei einer Alternative der Haken gesetzt ist.) Klicken Sie dann auf "OK".
  • Gibt es Warnungen oder Fehler, erscheinen diese in einem Validierungsfenster (mit dem Hinweis, welche Daten für die Generierung einer validen XRechnung noch zu pflegen sind).
  • Es gibt Spalte "Ergebnis" mit farbigen Icons (rot/gelb). Wenn Sie auf das Icon klicken, erhalten Sie die dazugehörige Erläuterung.
    • Markierungen: gelb = zu überprüfen; rot = Warnung. Punkte mit einer Warnung führen zu einem Fehler beim Upload beim Kunden führen.
    • Beispiel für einen Validierungsfehler: Sie haben keinen Kontakt zum Mandanten verknüpft. (Benötigte Informationen, wie Leitweg-ID, werden vom Mandanten-Kontakt benötigt.) Lösung: siehe Beschreibung weiter oben.
    • Beispiel für eine Validierungswarnung: Das Zahlungsziel (Datum) liegt in der Vergangenheit.
• Finalisieren Sie die Rechnung
  • Gibt es keine Fehler mehr, dann können Sie auf den Button „Rechnung abschließen“ klicken (damit kann die Rechnung auf jeden Fall vom Empfänger/Käufer eingelesen werden). Wenn "nur" noch Warnungen angezeigt werden, sind die Daten zwar nicht zu 100% konsistent (bspw. wenn das Zahlungsziel der Rechnung vor dem Erstelldatum der E-Rechnung liegt), aber die E-Rechnung kann trotzdem vom Empfänger/Käufer eingelesen werden.
  • Klicken Sie wieder auf den Button 'E-Rechnung erstellen'. Damit erfolgt die Generierung.

• • Es öffnet sich ein Fenster "E-Rechnung erstellen" (siehe Screenshot oben).
    • Wählen Sie hier das gewünschte E-Rechnungsformat: Peppol BIS Billing und XRechnung.
    • Setzen Sie dann den Haken bei den Dateien, die Sie integrieren möchten.
      • "Formular als PDF integrieren": Das Rechnungsformular wird als PDF in die Rechnung integriert. Wenn Sie die Haken entsprechend setzen, können Sie noch Rechnungsdokumente hinzufügen, welche im Register DATEIEN gespeichert sind. Und/oder die Belege/Dateien, die bei den abgerechneten Reisekosten angehängt sind.
      • "Per FTP hochladen": Wenn Sie hier den Haken setzen, wird Ihre E-Rechnung via FTP hochgeladen.
      • "Per E-Mail versenden": Wenn Sie hier einen Haken setzen, wird eine versandfertige E-Mail (EML-Datei) mit Absender, Empfänger, Betreff und E-Mail-Text und mit dem zu versendenden Dokument als Anhang erstellt. Sie können den Betreff und E-Mail-Text vordefinieren. Dies finden Sie unter EINSTELLUNGEN | SYSTEM-KONFIGURATION | SCHNITTSTELLEN | FORMULAR-EXPORT. Die E-Mail wird über Ihr Standard-E-Mail-Client, wie bspw. Outlook, lokal auf Ihrem Laptop geöffnet. Mehr Informationen finden Sie unter Dokument per E-Mail versenden - Einrichtung & Anwendung (Überblick).