E‑Rechnung erstellen

Um eine E-Rechnung zu erstellen, benötigen Sie eine Lizenz für das Add-On "E-Rechnung (XML-Export)".

Sie besitzen noch keine Lizenz? Dann wenden Sie sich bitte an unser PACS Vertriebsteam unter vertrieb@pacs-software.com oder rufen an unter +49 89 124 716 10.

Funktionen E-Rechnung erstellen

Beim Aufruf der E-Rechnung prüft das System, ob formal alle Pflichtangaben enthalten sind.

Um die Funktion nutzen zu können, müssen Sie vorab die dafür notwendigen Stammdaten pflegen. Folgende Daten benötigen Sie für Ihre E-Rechnung:

Mandanten-Kontakt / Auftragnehmer-Kontakt

Ihre Auftragnehmer-Mandanten-Firmenadresse mit zugeordnetem Person-unabhängigen Kontakt

• Legen Sie zunächst eine Firmenadresse mit Ihren Firmendaten an (= Ihre „PACS Mandanten-Adresse“).
  • Bei XRechnung (UBL): Tragen Sie die Peppol-ID bei Ihrer Firmenadresse im Bereich Rechnungsangaben, Feld „Peppol-ID“ ein. Falls Ihre Firma eine Leitweg-ID hat, tragen Sie diese zusätzlich im Feld „Leitweg-ID“ ein. (Wenn keine Leitweg-ID vorhanden ist, lassen Sie das Feld leer. PACS trägt dann automatisch "NA" (=not available) ein.)
  • Bei Peppol BIS Billing (UBL): Tragen Sie die Peppol-ID bei der Firmenadresse im Bereich Rechnungsangaben, Feld „Peppol-ID“ ein.

• Klicken Sie auf „Neuer Kontakt zur Firma“ und erstellen zusätzlich im Bereich KONTAKTVERWALTUNG einen Person-unabhängigen Kontakt (diesen benötigen Sie für den nächsten Arbeitsschritt).
• Verknüpfung des Mandanten-Kontaktes mit einem „System-Mandanten“: Gehen Sie unter SYSTEM-KONFIGURATION > RECHTE UND ORGANISATION > MANDANTEN in die betroffen „Mandantenzeile“ und dort wählen über „Auswahl“ den vorher angelegten Person-unabhängigen Mandantenkontakt aus und ordnen diesen zu. Diese Zuordnung muss auch erfolgen, wenn Sie nur mit dem voreingetragenen „(Standard-Mandanten)“ arbeiten. Erst über diese Verknüpfung können Feldinformationen des Mandantenkontaktes für die Rechnungsstellung und damit die E-Rechnung genutzt werden.
• Mandantenkonten-Daten: Tragen Sie zum Mandanten unter SYSTEM-KONFIGURATION > RECHTE UND ORGANISATION > MANDANTENKONTEN auch die entsprechenden Mandantenkonten ein. Ansonsten erhalten Sie einen Validierungsfehler bei der Rechnungsstellung.
• Ihre SEPA Gläubiger-ID (Nur relevant, wenn Sie Projektrechnungen mit Angabe von SEPA-Informationen erstellen):
  • Ihre Gläubiger-ID beim Personen-unabhängigen Kontakt (des Mandanten) hinterlegen: Damit diese 18-stellige ID auf der Rechnung angezeigt wird, muss sie bei Ihrem Auftragnehmer-Kontakt (in der KONTAKTVERWALTUNG) im Register FAKTURADATEN im Feld "SEPA-Gläubiger-ID" eingetragen werden.
  • Rechnungsstellung an Kunden: Wenn Sie das SEPA-Lastschriftverfahren nutzen möchten, müssen Sie bei der betreffenden Projekt-Rechnungsvorlage den Zahlweg "SEPA-Lastschrift" zuordnen.

Kunden-Firmenadresse (Rechnungsadresse)

• Rechnungsangabe: betrifft alle E-Rechnungsformation: XRechnung (UBL), Peppol BIS Billing (UBL), ZUGfERD.
• Tragen Sie die Peppol-ID bei der Firmenadresse im Bereich Rechnungsangaben, Feld „Peppol-ID“ ein. Falls der Rechnungsempfänger eine Leitweg-ID hat, tragen Sie diese zusätzlich im Feld „Leitweg-ID“ ein. (Wenn keine Leitweg-ID vorhanden ist, lassen Sie das Feld leer. PACS trägt dann automatisch "NA" (=not available) ein.)

E-Rechnung  erstellen

• Fenster Rechnungs-Details: Erstellen Sie zunächst die "normale" Rechnung, wie Sie es gewohnt sind.

• Button E-Rechnung validieren: Zur Test-Validierung auf den Button klicken.
  • Wenn es  Warnungen oder Fehler gibt, erscheinen diese in einem Validierungsfenster (mit dem Hinweis, welche Daten für die Generierung einer validen E-Rechnung noch zu pflegen sind).
  • Es gibt Spalte "Ergebnis" mit farbigen Icons (rot/gelb). Wenn Sie auf das Icon klicken, erhalten Sie die dazugehörige Erläuterung.
    • Markierungen: gelb = zu überprüfen; rot = Warnung. Punkte mit einer Warnung führen zu einem Fehler beim Upload beim Kunden führen.
    • Beispiel für einen Validierungsfehler: Sie haben keinen Kontakt zum Mandanten verknüpft. (Benötigte Informationen, wie Leitweg-ID, werden vom Mandanten-Kontakt benötigt.) Lösung: siehe Beschreibung weiter oben.
    • Beispiel für eine Validierungswarnung: Das Zahlungsziel (Datum) liegt in der Vergangenheit.

• Abschließen und Dokument erstellen:
  • Wenn keine Validierungs-Fehler angezeigt werden, wird die Rechnung abgeschlossen (mit endgültiger Rechnungs-Nr.) und die E-Rechnung generiert (damit kann die Rechnung auf jeden Fall vom Empfänger/Käufer eingelesen werden).
  • Wenn "nur" noch Warnungen angezeigt werden, sind die Daten zwar nicht zu 100% konsistent (bspw. wenn das Zahlungsziel der Rechnung vor dem Erstelldatum der E-Rechnung liegt), aber die E-Rechnung kann trotzdem vom Empfänger/Käufer eingelesen werden.
    
    

• • Erstelltes E-Rechnungsformat (abhängig von der Definition unter RECHNUNGSVORGABEN):
  • • "Formular als PDF integrieren": Das Rechnungsformular wird als PDF in die Rechnung integriert. Wenn Sie die Haken entsprechend setzen, können Sie noch Rechnungsdokumente hinzufügen, welche im Register DATEIEN gespeichert sind. Und/oder die Belege/Dateien, die bei den abgerechneten Reisekosten angehängt sind.
      • "Per FTP hochladen": Wenn Sie hier den Haken setzen, wird Ihre E-Rechnung via FTP hochgeladen.
      • "Per E-Mail versenden": Wenn Sie hier einen Haken setzen, wird eine versandfertige E-Mail (EML-Datei) mit Absender, Empfänger, Betreff und E-Mail-Text und mit dem zu versendenden Dokument als Anhang erstellt. Sie können den Betreff und E-Mail-Text vordefinieren. Dies finden Sie unter EINSTELLUNGEN > SYSTEM-KONFIGURATION > SCHNITTSTELLEN > FORMULAR-EXPORT. Die E-Mail wird über Ihr Standard-E-Mail-Client, wie bspw. Outlook, lokal auf Ihrem Laptop geöffnet. Mehr Informationen finden Sie unter Dokument per E-Mail versenden - Einrichtung & Anwendung (Überblick).