Update auf Version 12 oder höher: Neue Kontaktverwaltung – To-dos nach dem Update

Wir erklären Ihnen hier, welche für Aufgaben für Sie anfallen (können) nach dem Update. Sollte bei den unten erklärten Punkten noch etwas unklar sein, zögern Sie bitte nicht und schreiben Sie unserem Support Team eine E-Mail an support@pacs-software.com oder rufen an unser +49 89 124 716 12.

Allgemein

In der "alten" PACS Kontaktverwaltung bis Version 11.9 gab es bereits die Möglichkeit, alle Firmenfelder als Globalfelder zu definieren. (Es handelte dabei sich um alle blau hinterlegten Felder in der Kontaktdarstellung.)

Wenn Sie diese Möglichkeit bisher genutzt haben, dann wird durch das Update von PACS für alle Ihre betroffenen Kontakte eine "automatische" Trennung in Firmenadressen und zugehörige (Personen-)Kontakte durchgeführt.

Wenn bisher von Ihnen die Firmenfelder-Funktionen nicht genutzt wurden, wird von PACS im Rahmen des Updates jeweils eine Firmenadresse angelegt und zugehörige (Personen-) Kontakte zugeordnet. Beziehungsweise wird nur eine Firmenadresse oder ein (Personen-)Kontakt angelegt. Das kommt darauf an, welche Felder ausgefüllt waren.

Wichtige Informationen

Nach dem Update

Was auf den ersten Blick nicht korrekt sein kann, sind die sichtbaren Anzeigenamen in den Softwareoberflächen (Rich Client oder Web Client). Dies betrifft auch die Anzeige/Kontaktfeld-Zusammensetzung bei Auftraggeber bzw. Rechnungsempfänger.

Bei Anzeigenamen handelt es sich um eine definierte Zusammensetzung des Firmennamens oder des Namens der Kontaktperson mit/ohne Firmendaten. Es handelt sich bei den Anzeigenamen nur um eine Darstellung an der Oberfläche. Dies betrifft nicht den Eintrag in der Datenbank!

Ursachen für die falsche Anzeige kann sein, dass folgende Definitionen oder Felderzusammensetzung nicht (mehr) korrekt sind:

a) Postanschrift-Schablone

Die Zusammensetzung des angezeigten Firmen- bzw. Personennamens mit der korrekten Adresse wird über definierte Postanschrift-Schablonen gesteuert, die einem Kontakt zugeordnet sind (wie dies bisher auch der Fall war). Durch die PACS Trennung in Firmenadressen und die (Personen-)Kontaktverwaltung kann es zu Falschanzeigen kommen.

b) Feld-Anzeigename (Auswahlfeld bzw. Darstellungsfeld)

Die Zusammensetzung des angezeigten Firmen- bzw. Personennamens in Auswahlfeldern wird über Feld-Anzeigennamen gesteuert. Auch hier kann es zu unvollständigen Anzeigen kommen.

Für beide Varianten gibt es im Fall der Falschanzeige eine einfache Lösung: Sie müssen nur zentral in der SYSTEM-KONFIGURATION die Struktur dieser Postanschrift-Schablone bzw. des Feld-Anzeigenamens korrigiert werden. Im Anschluss ist für alle Kontakte die Anzeige korrigiert, denen diese Postanschrift-Schablone zugeordnet ist bzw. für die der Feldanzeigename genutzt wird. Details dazu finden Sie weiter unten.

In jedem Fall ist es notwendig, dass Sie nach dem Update Ihre Firmenadressen und (Personen-)Kontakte überprüfen und bei Bedarf Korrekturen bzw. Bereinigungen vornehmen. Für diese Nacharbeiten stehen Ihnen entsprechende Funktionen zur Verfügung.

VORGEHEN: So gelingt Ihnen eine schnelle Überprüfung & Durchführung von Korrekturen

1. Schritt: Machen Sie sich mit der Bedienung der Firmenadressen und (Personen-)Kontaktverwaltung vertraut

Wir empfehlen Ihnen und es ist zudem wichtig, dass Sie sich zuerst mit der Bedienung der neuen Kontaktverwaltung und den Strukturen vertraut machen, bevor Sie Änderungen vornehmen.

Hier finden Sie eine Beschreibung zur Bedienung der Firmenadresse.
Hier finden Sie eine Beschreibung zur Bedienung der Kontaktverwaltung.

Individuelle Adresse (bspw. Privatadresse des Kontaktes) unter KONTAKTVERWALTUNG | KONTAKTDATEN:

• (b1): Klicken Sie auf Button und tragen die Daten im Fenster "Individuelle Adresse/Privatadresse" (= neuer Standard) ein.
• (b2): Oder der Eintrag erfolgt durch das PACS Update (‚automatisierte‘ Migration der Kontaktaltdaten auf die neue, getrennte Verwaltung von Firmenadressen und Kontaktdaten).
  • Grund: Wenn keine genaue Trennung Firmenadresse/Personenkontakt möglich war, dann wurde die bisherige Firmenadresse des Kontaktes als "individuelle Adresse" eingetragen (bzw. in den Feldern belassen, wo sich die Einträge bisher auch befunden haben). Damit ist diese Information nicht verloren gegangen! Bei Zuordnung einer "korrekten" Postanschrift-Schablone wird auch nach dem Update die "Adresse" korrekt angezeigt (d.h. eine Korrektur ist nicht zwingend nötig). Im Anschluss ist es aber sinnvoll, eine sukzessive Anpassung an die neuen Strukturen vorzunehmen, damit Sie von den Vorteilen der einheitlichen Verwaltung in der PACS Datenbank profitieren können.
  • Mögliche Korrekturen:
    • Zuordnung des (Personen-)Kontaktes zu einer Firmenadresse (die ggf. erst neu angelegt werden muss)
    • Zuordnung der 'korrekten' Postanschrift-Schablone zum Kontakt (unter KONTAKTVERWALTUNG | Unterregister KONTAKTDATEN).
  • Ordnen Sie Firmen- bzw. (Personen-)Kontakte zu Projekten als Rechnungs- oder Angebotsadresse zu: Die Definition erfolgt, wie bisher, über die Suche und Auswahl des betreffenden Kontaktes. Die Darstellung der gefundenen Kontakte (Suchergebnisse) zur Zuordnung ist einzeilig. Die Zusammensetzung der Anzeige in einer Zeile der Suchergebnisse wird über eine „Feld-Anzeigenamen“-Definition festgelegt. Im Rahmen des Updates wurden diese „Feld-Anzeigenamen“ von PACS mit Standardanzeigen vordefiniert. Wenn Sie diese ändern möchten, können Sie dies unter SYSTEM-KONFIGURATION | SYSTEM | ANZEIGENAMEN | Zeile „Kontakt allgemein“. Wichtig: Bitte starten Sie die PACS Software nach Definition des Anzeigenamens neu! Dieser Anzeigename wird Ihnen in den Suchergebnissen (zur Auswahl & Zuordnung von Kontakten) angezeigt
    • bei Änderung des Auftraggebers (unter PROJEKTVERWALTUNG | ALLGEMEIN | Auftraggeber ändern);
    • bei Änderung der Rechnungsadresse bzw. Leistungsempfängeradresse (unter PROJEKTVERWALTUNG | RECHNUNGEN | RECHNUNGSVORLAGEN | Rechnungsadresse bzw. Leistungsempfängeradresse); und
    • bei Änderung der Angebotsadresse (unter PROJEKTVERWALTUNG | ANGEBOTE).

2. Schritt: So korrigieren Sie die Postanschrift-Schablone (oder erstellen eine neue Postanschrift-Schablone)

Sie stellen die Postanschrift-Schablonen zusammen unter SYSTEM-KONFIGURATION | KONTAKTE | POSTALISCHES | POSTANSCHRIFTSCHABLONE.

Platzhalter-Systematik für Firmendressen-Felder und (Personen-) Kontaktverwaltung-Adressenfelder: Die Informationen finden Sie in dem Dokument zu Shortcuts, Anzeigenamen, IsarCode, und HTML Templating.

Für die "korrekte" Zuordnung einer Postanschrift-Schablone zu einem Kontakt ist es vorteilhaft, wenn der Name der auswählbaren Schablonen klar definiert ist.

So erkennt der Benutzer, ob es sich dabei um die Zusammensetzung einer Firmenadresse handelt (bspw. 'Fa. | Inland (Adresse)' oder 'Fa. | Ausland (Adresse') oder ob die Informationen aus dem Bereich des individuellen Eintrags () stammt (bspw. 'Indiv. | DE Straße privat ohne Firma').

Mögliche Korrekturen: Wenn die existierenden Postanschrift-Schablonen nicht eindeutig benannt sind, können Sie die Namen ändern unter SYSTEM-KONFIGURATION | KONTAKTE | POSTALISCHES | POSTANSCHRIFTSCHABLONE.

Unterstützungsfunktion: Wenn Sie Kontakte suchen möchten, die einer bestimmten Postanschrift-Schablone zugeordnet sind, müssen Sie zur erweiterten Suche in der Kontaktverwaltung gehen. Wählen Sie dort im Register 'Allgemeine Suche' im Feld 'Postanschrift' die spezifische Postanschrift-Schablone aus. Hierüber können Sie u.a. prüfen, ob eine definierte Schablone überhaupt bei einem Kontakt zugeordnet wurde. (Wenn nicht, könnte diese Schablone gelöscht werden.)

3. Schritt: Überprüfen Sie, ob die Kontakt-/Adressendaten korrekt angezeigt werden (Firmennamen, Name, Vorname, Straße/Postfach, Land)

Sie finden die verschiedenen Kontaktdaten an folgenden Stellen:

• Projektauftraggeber unter PROJEKTVERWALTUNG | ALLGEMEIN
• Rechnungs- und Leistungsempfänger unter PROJEKTVERWALTUNG | RECHNUNGEN | RECHNUNGSVORLAGEN
• Angebotsempfänger unter PROJEKTVERWALTUNG | ANGEBOTE
• Lieferantenauftrag unter PROJEKTVERWALTUNG | LIEFERANTENAUFTRAG

• Projektbeteiligte

• Mitarbeiter

Gehen Sie in die Projektverwaltung, wählen ein Projekt und prüfen die einzelnen Anzeigen.

Wenn diese Anzeigen nicht korrekt sind, gibt es folgende Ursachen dazu. Die Lösungen dazu erklären wir Ihnen darunter.

• (1) Es ist nicht die "richtige" Postanschrift-Schablone zugeordnet: Gehen Sie zur KONTAKTVERWALTUNG und suchen den betroffenen Kontakt bzw. Firma. Im Unterregister KONTAKTDATEN finden Sie links unten das Feld "Postanschrift" mit dem Namen der momentan zugeordneten Postanschrift-Schablone. Darunter finden Sie die dazugehörige Vorschau der Zusammensetzung der Kontaktdaten.
• (2) Es ist zwar die "richtige" Postanschrift-Schablone zugeordnet, aber die Firmenadresse + ggf. die Personen-Info wird nicht korrekt darstellt: Die Ursache kann sein, dass diese Schablone vor dem Update von Ihnen bzw. Ihrer Firma individuell erstellt wurde. Somit konnten wir keine automatische Anpassung an die neuen PACS Strukturen durchführen.

Sie haben zwei verschiedene Möglichkeiten die Anzeige zu korrigieren:

• Ändern Sie die Struktur der existierenden Postanschrift-Schablone unter SYSTEM-KONFIGURATION | KONTAKTE | POSTALISCHES | POSTANSCHRIFTSCHABLONE.
• Oder Sie ordnen eine andere bzw. neue Postanschrift-Schablone zu. Sie können eine neue Postanschrift-Schablone erstellen unter SYSTEM-KONFIGURATION | KONTAKTE | POSTALISCHES | POSTANSCHRIFTSCHABLONE.

4. Schritt: Korrekturen bei den Firmenadressen und Personen-Kontakten (unabhängig von der Anzeige der Postanschrift)

• Grund hierfür kann sein, dass von Ihnen die bisherige PACS Systematik zu den Firmenglobalfeldern (in der Version vor dem Update) nicht genutzt wurde oder diese nicht stringent zu 100% eingesetzt wurde. Auch kann es sein, dass bei Ihnen im Rahmen der Umwandlung Firmenadressen mehrfach vorkommen. Dies sollte sukzessive von Ihnen bereinigt werden, damit Sie von den Vorzügen einer einheitlichen und übersichtlichen Kontaktverwaltung profitieren können.
• Unterstützende und relevante Funktionen:
  • Firmenadresse: Wenn Sie auf 'Wechseln zu (aktiven) Kontakten' klicken, werden Ihnen alle Personen-Kontakte zu der Firma angezeigt. Neben dem Button sehen Sie auch, wie viele Kontakte zu der Firmenadresse zugeordnet sind.
  • Anzeige & ggf. Korrektur der zugeordneten Firma zu einzelner Person: Klicken Sie in der Kontaktverwaltung beim Personenkontakt im Bereich Firmenadresse auf den Button 'Ändern'. Suchen Sie dann die neue bzw. korrekte Firmenadresse & wählen diese aus.

Beachten Sie bitte Folgendes bei der Suche, beim Bearbeiten oder Löschen von Firmenadressen und Kontakten:

• Wenn Sie die Daten "bereinigen", setzen Sie die Suche & Anzeige bitte immer auf die Statusauswahl „Alle“. Als Standard voreingestellt sind die Kontakte, die mit dem Status 'aktiv' markiert sind.
• Grund: Firmenadressen oder (Personen-)Kontakte können jeweils auf den Status 'Papierkorb' (ehem. inaktiv) gesetzt sein. Dies ist wichtig, wenn Sie bspw. eine Firmenadresse löschen möchten. Das Löschen ist bspw. nur möglich, wenn keine Verknüpfung der Firmenadresse mit einem Personenkontakt existiert (mit Status aktiv oder 'Papierkorb' (ehem. inaktiv)). D.h. sie müssten vorab den Personenkontakt löschen oder den Personenkontakt zu einer anderen Firmenadresse zu ordnen. Dies betrifft Kontakte, die mit aktive + 'Papierkorb' (ehem. inaktiv) gekennzeichnet sind.
• (Personen-)Kontakte können nur gelöscht werden, wenn sie nicht bereits an anderer Stelle "verwendet" wurden. Dies ist auch in der bisherigen PACS Kontaktverwaltung der Fall. Das kann zum Beispiel die Verknüpfung mit einem Projekt als Akquisiteur oder Team-Mitglied zur Zeitenerfassung oder die Definition als Auftraggeber- oder Rechnungsadresse sein. Wenn Sie den Kontakt aber trotz allen Zuordnungen nicht mehr in Ihrem Standard-Suchergebnis für aktive Kontakte sehen möchten, müssten Sie diesen Kontakt in diesem Fall auf den Status 'Papierkorb' (ehem. inaktiv) setzen. Die Zuordnung bleibt damit bestehen. Es wird jedoch bei der Kontaktanzeige die Info 'Papierkorb' zusätzlich mit angezeigt.