Implementierung (Teil A): Projektorganisation und Vorbereitung

THEMA

AUFGABEN

Ihr Projektteam für PACS

• Das Projektteam sollte bestehen aus
• PACS Implementierungsverantwortlichem aus Ihrem Unternehmen, der auch Entscheidungen treffen kann: Hierfür kommt die Geschäftsführung (ggf. parallel über Lenkungsausschuss) und/oder Personen aus dem Backoffice, Controlling oder sonstigen vergleichbaren Positionen in Frage. Diese sollten später die Aufgabe des inhaltlichen Administrators & Supportbeauftragten übernehmen.
• Einem von unseren Systemberatern - wir sind für Sie da! Hier finden Sie Ihre PACS Ansprechpartner.

• Diese(r) Verantwortliche bei Ihnen im Unternehmen wird in der PACS Software als Key User bezeichnet (= Kaufmännischer Administrator). Er/sie ist für uns der Hauptansprechpartner. Die Implementierung ist schneller und effektiver, wenn eine Person benannt wird, die folgende Qualifikationen/Kompetenzen besitzt:
• Detaillierte Kenntnisse über die interne Strukturen, Abläufe, Inhalte zu Projekten, Kunden und Mitarbeitern
• Kenntnis über die existierenden und auch künftig gewünschten Berichte und Rechnungsformulare (auch Mahnungen)
• Grundkenntnisse in der Bedienung von Software (es sind aber keine programmiertechnischen Voraussetzungen nötig)
• Die Kompetenz besitzt, um selbst Entscheidungen treffen zu können bzw. einen "kurzen Draht" zu Entscheider(n) hat
• Idealerweise sollte diese Person auch künftig der zentrale Ansprechpartner bei Ihnen intern (für weitere Mitarbeiter) und extern (für PACS) sein.

Hinweis: Studentische Hilfskräfte eignen sich meistens weniger dazu, da ihnen die Firmenkenntnis fehlt, sie (häufig) nur temporär im Unternehmen tätig sind und das angeeignete Know-how anschließend wieder verloren ist.

Fristen bzw. Zeitaufwand

• Der Implementierungszeitraum und der kalkulierte Zeitaufwand für die Implementierung ist gemäß Absprache im PACS Angebot 'Implementierung' vermerkt. Üblich sind ca. zwei Monate.
• Produktivstart bei Ihnen als Kunde (firmenweite Nutzung nach Roll-out durch alle Mitarbeiter): ca. 2 bis 8 Wochen nach Projektstart. Der Zeitpunkt hängt aber sehr stark von den verfügbaren Kapazitäten der verantwortlichen Personen ab.
• Minimum an Datenpflege: Für den Produktivstart der Zeiten- oder Reisekostenerfassung reicht zunächst die Anlage der Mitarbeiter- und Projektstammdaten aus. Alle weiteren Infos bzw. Inhalte können sukzessive nachgepflegt werden (siehe [C] Inhalte Phase II - Welche Daten zu welchem Zeitpunkt)
• Zeitaufwand von PACS: Der zeitliche Rahmen ist im Angebot definiert.
• Mehr Informationen zu den Zeiten & Fristen finden Sie im hier im Schaubild.

Projektablauf & Zusammen-arbeit

• Wir (PACS) führen keine Analyse von Kundenstrukturen durch. Bei der Umsetzung ist der Kunde federführend. Wir unterstützen Sie jedoch in allen Bereichen von dem Aufbau von Know-how, sukzessive über Workshops und direkt durch Einführungsschulungen.
• Während der Einführung bzw. dem Einsatz der PACS Software kommt es zu einem laufenden Anpassen und Feinjustieren von Inhalten, Abläufen und Schnittstellen – jeweils verfeinert durch beidseitige, neue Erkenntnisse (gegenseitiges Kennenlernen von Strukturen).
• Wir setzen die besprochenen Aufgaben parallel um und liefern diese mit aus.

Ihre Vorbereitung

• Als Vorbereitung ist es sinnvoll, wenn Sie all Ihre Anforderungen und Vorstellungen inkl. benötigter Berichte bzw. Rechnungsvarianten zusammenstellen.
• WICHTIG: Warten Sie die Ersteinführung ab und bereiten erst dann im Detail einzelne Geschäftsdaten auf. Sie haben dann bereits konkrete Erfahrungen mit der PACS Software und können besser einschätzen, welche Aufgaben überhaupt notwendig sind und in welcher Form. Wir empfehlen Ihnen das vorab, da Sie mit diesem Vorgehen viel Zeit sparen!
• Diese Zusammenstellung zu Inhalten und Strukturen prägen wesentlich die notwendigen Eingaben und Konfigurationen in der Software. Im Detail sind folgende Themen betroffen:
• Zukünftig geplante Abläufe im Unternehmen;
• Benötigte Detailinformationen & Berichte (bspw. Tätigkeitsnachweis für Rechnungen mit Beschreibungen der Tätigkeiten durch die Berater bzw. Ingenieure); und
• Zusammenstellung und Aufbereitung benötigter Rechnungsstrukturen und -Variaten (Kopien).
• Idealerweise können Sie uns Beispiele für Berichte (Reports) und Rechnungsvarianten vorab per E-Mail senden. Aus den Vorlagen können wir bereits eine Vielzahl von Einsatzkonsequenzen ableiten und direkt auf die Standard-Berichte eingehen, die diese verschiedene Inhalte darstellen.
• PACS Checklisten (nach erster Einführung)
• Einzelne Checkliste zu unterschiedlichen Themen können Sie direkt im Checklisten-Überblick auf unserer zentralen Einstiegsseite aufrufen. Alternativ kommen Sie zu den einzelnen Seiten über PACS Implementierung im Überblick.
• Die Checklisten sind als Gedankenstütze gedacht bzw. eine Anleitung für Sie zu den auszuführenden Aufgaben:
• WICHTIG: Warten Sie die Ersteinführung ab und arbeiten erst dann Details der Checklisten ab.
• Dann haben Sie bereits konkrete Erfahrungen mit der PACS Software und können zu diesem Zeitpunkt besser einschätzen, welche Aufgaben überhaupt notwendig sind und in welcher Form. Sie sparen mit diesem Vorgehen viel Zeit!

• Gehen Sie nicht alle Themen auf einmal an in den ersten Tagen bzw. Wochen. Die sukzessive Einführung von einzelnen Bereichen (auch abhängig von den bereits vorhandenen Kundenstrukturen) führt schneller zu sichtbaren Erfolgen bei der Einführung.
• Behalten Sie von Anfang an die Akzeptanz Ihrer Mitarbeitern zur neuen Software im Blick.
• Ein wichtiger Hinweis für alle Mitarbeiter: PACS ist kein Kontrollsystem, sondern eine kaufmännische Notwendigkeit. Die Geschäftsführung muss dafür eine klare Vorgabe definieren.