System-Konfiguration: Zeiten & Kosten – Eingabeprüfungen (Inhalte)

SPALTEN IN DER TABELLE

BESCHREIBUNGEN

Auswahl

Sie können immer entweder ALLE aufwählen oder Sie wählen nur mehrere Möglichkeiten einzeln aus.

Voraussetzungen zur Prüfung

REGISTER ZEITEN

• PV-Zuordnung: Wählen Sie hier die Kriterien aus (bspw. Ist-Honorar (VL), IST-NK (VL), IST-NVL) oder Sie wählen ALLE.
• Aktcode-Gruppe: ‚0’ oder ‚1’ (unterscheidet bspw., ob erfasste Zeiten zu den Arbeitszeiten gezählt werden oder nur zu den Anwesenheitszeiten / Reisezeiten). Die Steuerung erfolgt über die definierten Aktcodes.
• AktCode: Wählen Sie hier die Kriterien aus (bspw. Firma bezahlt | NVL oder Firma bezahlt | VL) oder Sie wählen ALLE.
• Kosteneinheit: Wählen Sie hier die Kriterien aus (bspw. AT, Stunden, Monat) oder Sie wählen ALLE.

REGISTER KOSTEN

• Kostenbereich: Wählen Sie hier die Kriterien aus (bspw. Reisekosten oder Sonst. Leistungen) oder Sie wählen ALLE.
• PV-Zuordnung: Wählen Sie hier die Kriterien aus (bspw. Ist-Honorar (VL), IST-NK (VL), IST-NVL) oder Sie wählen ALLE.
• AktCode-Gruppe: Wählen Sie hier die Kriterien aus (bspw. 0, 1, 7) oder Sie wählen ALLE.
• AktCode: Wählen Sie hier die Kriterien aus (bspw. Firma bezahlt | NVL oder Firma bezahlt | VL) oder Sie wählen ALLE.
• Spesenkategorie: Wählen Sie hier die Kriterien aus (bspw. Abzug Mittagessen, Abzug Abendessen, Abzug Frühstück) oder Sie wählen ALLE.
• Kosteneinheit: Wählen Sie hier die Kriterien aus (bspw. km, Mh, Mtr, qm) oder Sie wählen ALLE.

REGISTER MITARBEITER

• Mitarbeiter: Anzeige einzelner Mitarbeiternamen (aber nur diejenige Kontakte, denen eine Voll- oder Teil-Lizenz zugeordnet ist) und 'MA-unabhängig'

• Lizenztyp: Wählen Sie hier die Kriterien aus (bspw. Voll-Lizenz, Teil-Lizenz oder MA-unabhängig) oder Sie wählen ALLE.
• Zugriffslevel: Wählen Sie hier die einzelnen Level (=Mitarbeitergruppen) zwischen 01 und 10 oder Sie wählen ALLE.

REGISTER PROJEKT 1:

• Es werden alle Projekte angezeigt, die NICHT erledigt sind.
• Erfolgt die Auswahl einzelner Projekte, handelt es sich um 'Projekt-Agents', die nur bei Zeiten & Kostenerfassungen für dieses Projekt gelten (alternativ ist die Aktivierung auch beim Einzelprojekt möglich [Projekteingabeprüfungen werden dort angezeigt]).
  Hinweis: Jede Eingabeprüfung kann als 'Projekt-Eingabeprüfung' definiert werden, wenn der Radiobutton 'Einzelauswahl' aktiviert wird.
• Erfolgt die Auswahl 'Alle Projekte', dann gelten die Eingaben für alle Projekte
• Wenn bei der Definition für projektspezifische Prüfungen (bspw. nicht mehr wie 8 Stunden erfassen) bei den Prüfungsvoraussetzungen 'Alle Projekte' oder 'Alle Mitarbeiter' definiert ist, dann gilt dies auch automatisch bei Neuanlage eines Projektes oder MA.

REGISTER PROJEKT 2:

• Projekttyp: Wählen Sie hier die Kriterien aus (bspw. Externe, Interne Projekte etc.) oder Sie wählen ALLE.
• Projektart: Wählen Sie hier die Kriterien aus (gem. individuelle Definition Kunde im PACS System-Konfiguration) oder Sie wählen ALLE.
• Auftragsvolumen Honorar: Wählen Sie hier die Kriterien aus (bspw. Festpreis, Nach Ist-Aufwand, Nach Rechnungen) oder Sie wählen ALLE.
• Auftragsvolumen Nebenkosten: Wählen Sie hier die Kriterien aus (bspw. Festpreis, Nach Ist-Aufwand, Nach Rechnungen) oder Sie wählen ALLE.
• Mandant: Wählen Sie hier die Mandanten aus oder Sie wählen ALLE.
• Status: Wählen Sie hier die Kriterien aus (bspw. Akquisition, Angebot, etc.) oder Sie wählen ALLE.

• Beispiele:
• Überschreiten des Projektauftragsvolumens (Honorar und Nebenkosten)
• Überschreiten der Budgetwerte 'Projektplan': Projektgesamtbudget (-betrag, -zeit), Projekteinzelbudget-MA (-betrag, -zeit); Schrittbudget (-betrag, -zeit)
• Erfassung von max. 8 Std. (=480 min, =1 Tagessatz) als berechenbare Zeit auf dem Projekt

EXKURS: Projektunabhängige Eingabeprüfungen

• Diese werden definiert, wenn bspw. eine korrekte Uhrzeitgenaue Zeiteingabe mit Pausenzeiten überprüft werden soll oder für die Eingabe Pflichtfelder ausgefüllt werden müssen.
• Zeiten & Kosten-Agent: Die Aktivierung kann direkt im aktuellen Definitionsfenster 'Zeiten & Kosten-Agent’ (Auswahl 'Alle Projekte' und / oder 'Alle MA') vorgenommen werden
• Beispiele:
• Pflichtfelder:
• • Erfassung auf 'Schritt / Phase', wenn für das gewählte Projekt ein nicht-gesperrter Schritt vorhanden ist
  • 'Ort' muss ausgefüllt werden
• Keine Uhrzeitüberschneidungen bei der Zeiterfassung (keine Erfassung von 8-10 Uhr und von 9 bis 12 Uhr – Überscheidung bei 9-10 Uhr)
• Einhaltung der gesetzlichen Pausenregelung (ab 6 Std. erfasster Arbeitszeit muss ¼ Std. Pause eingehalten werden).
• Bei bestimmten Projekttypen (bspw. Urlaub, Krankheit) dürfen keine Zeiten auf einen Feier- oder Wochenendtag erfasst werden.

Aktiv

Setzen Sie einen Haken, nur dann erfolgt die Prüfung.

Name

Dies ist ein Freitext Feld. Sie können den Namen also individuell vergeben. Dieser Name wird auch bei einer generierten Meldung automatisch mit angezeigt.

IF

(fix)

(Prüfungs-)
bedingung

• Auf Basis der Prüfungsvoraussetzungen werden im 2. Schritt die Eingaben von der PACS Software geprüft.
• Die Definition der Prüfungsbedingungen erfolgt mit Hilfe einer von PACS eigenentwickelten Syntax. Diese Syntax basiert prinzipiell auf SQL, beinhaltet jedoch Shortcuts, die zur Überprüfung spezieller Sachverhalte dienen. Die Shortcuts finden Sie auch unter Downloadlinks für externe Dokumente.

• Die Prüfungsbedingung muss so geschrieben werden, dass sie als boolscher (true/false) Ausdruck interpretiert werden kann.
• Wenn die Prüfungsbedingung das Ergebnis TRUE liefert, wird die Eingabe verweigert.
• Es sind keine Vergleiche von BOOL-Shortcuts und boolschen Ausdrücken zulässig.
• Die (Agent-)Meldung ist ein Text, der Shortcuts und Ausdrücke von Typen TEXT, INT, FLOAT und DATE enthalten darf, aber nicht vom Typ BOOL.
• Ausdrücke mit Shortcuts (auch wenn ein Shortcut einzeln vorkommt) in Agent-Meldungen (nur dort!) müssen in geschweifte Klammern ('{...}’) eingeschlossen sein. Ansonsten darf der Meldungstext keine geschweiften Klammern enthalten.
• Listen-Parameter in einigen Shortcuts sind als in Hochkommas eingeschlossene Komma-getrennte Listen von numerischen IDs anzugeben (z.B. '1,2,3', '1'). Sollten beim Auswerten des betroffenen Shortcuts alle existierenden IDs der jeweiligen Art benötigt werden, so ist eine leere Liste ('') oder Liste mit einziger ID -1 ('-1') anzugeben.
• Zeichenfolgen (im Agent-Code grundsätzlich, in der Agent-Meldung nur wenn innerhalb von {} benutzt) sind in Hochkommas anzugeben. Ansonsten dürfen Agent-Code und Agent-Meldung keine Hochkommas enthalten.
• Shortcuts mit Parametern dürfen keine Leerzeichen zwischen dem Shortcut-Namen und der öffnenden Klammer enthalten.

• Liste existierender Shortcuts: Die jeweils aktuellste Liste der Shortcuts finden Sie unter Downloadlinks für externe Dokumente.
• Erläuterungen:
• IDs für Shortcut-Inhalte (siehe Ordner Systemadministration):
• IDs Projektkennungen (project_type_list, project_type_exception_list)
• IDs Zeiten & Kostenkennungen (cost_area_list, act_type_list, act_code_flag_04_list, act_code_flag_01_list)
• IDs Rechnungskennungen (invoice_status_list)
• Bezeichnung "aktuell" bezieht sich auf die zu erfassende Zeiten- & Kosten-Position, die gerade überprüft wird, z.B. aktueller Mitarbeiter, aktuelles Projekt, aktueller Tag [=Startdatum].

• $TRUE$
• ROUND($PROJEKT_VKP_NETTO$('','9,12') - $PROJEKT_HUNK_NETTO$,4) = 0
• $PROJEKT_MA_ZEITEN$('1,2') > $PROJEKT_MA_ZEITEN$('4,5')
• $PROJEKT_MA_ZEITEN$('1,2') > $PROJEKT_MA_BUDGET_ABRE$
• $HONORAR_IST$ OR ($NEBENKOSTEN_IST$ AND ($PROJEKT_MONAT_VKP_NETTO$('0','9') <= $PROJEKT_MONAT_RG$('0'))) OR ($NICHT_BERECHENBAR_IST$ AND ($PROJEKT_MONAT_VKP_NETTO$('0','9') > $PROJEKT_MONAT_RG$('0')))
• $PROJEKT_MA_TAG_ZEITEN$('1,2,3') > 480

• Hallo, {$MA_VORNAME$} {$MA_NAME$}. Danke für die soeben erfasste Zeiten- & Kosten-Position!
• Erfassung verweigert! {$PROJEKT_MONAT_RG$('0') - $PROJEKT_MONAT_VKP_NETTO$('0','9')}

THEN

(fix)

Aktion

• Die (vom Server) veranlasste Aktion nach Ihrer Definition. Alternativ steht Ihnen folgendes zur Auswahl:
• Ablehnen: Das Speichern der Zeiten- & Kosten-Position ist nicht möglich. Die Eingabe muss korrigiert werden.
• Zulassen + Warnen: Bevor die Zeiten- & Kosten-Position in die Datenbank eingetragen wird, kommt die (Hinweis-)Meldung. Anschließend wird die Zeiten- & Kosten-Position gespeichert.
• Zulassen + Warnen + Projekt sperren: Bevor die Zeiten- & Kosten-Position in die Datenbank eingetragen wird, kommt die (Hinweis-)Meldung. Anschließend wird die Zeiten- & Kosten-Position gespeichert und das betroffene Projekt mit einem Haken bei 'Sperre' versehen (sichtbar im Fenster Projekt bearbeiten Frame Projekt (rechts oben; neben dem Feld Status)). Die Aktion ist nur bei Projekt-Agents sinnvoll.

Meldung

• Definierter Agent-Meldungstext, bestehend aus (fixen) Freitexten und (dynamisch ausgefüllten) 'Shortcuts'.
• Die 'Shortcuts' dienen als Platzhalter für dynamisch zu ergänzende Textbausteinen, wie bspw. das betroffene (Erfassungs-)Datum, den Namen des betroffenen Projektes oder Mitarbeiters.

E-Mail-Versand an: Haupt-Projektleiter und stellvertretende Projektleiter (Projektspez. Definition)

WICHTIG: Der Mailversand betrifft nur Warnungen, d.h. nur die Eingabeprüfungen, die eine Warnung oder Warnung + Projektsperre auslösen, nicht jedoch einen Fehler, der die Eingabe verweigert.

• Um die generierte Meldung auch für Dritte anzuzeigen, ist es notwendig, das der Dritt-Empfänger festgelegt wird. Dies erfolgt pro Eingabeprüfung.
• Der Versand der Meldung erfolgt immer, wenn eine Meldung generiert wird. Daher sollte die Auswahl eher restriktiv gehandhabt werden, damit der Empfänger nicht (unnötig) viele E-Mails erhält (Beispiel: Meldung, wenn mindest. 75% des Budgets verbraucht sind. Erfassen nun mehrere Mitarbeiter auf dem Projekt ihre Zeiten, dann bekommen alle Mitarbeiter jeweils bei der Erfassung die Meldung und immer auch der verantwortliche Projektleiter).
• Alternativ ist es möglich, dass die Eingabeprüfung so definiert wird, dass die Meldung nur beim Überschreiten der Hürde von bspw. 75% einmal generiert wird (also die Mail nur einmal generiert wird, wenn die Summe inklusive der aktuellen Eingabe die Hürde 75% überschreitet) und anschließend nicht mehr. Vor der weiteren Eingabe ist die Summe bereits größer als 75% und damit entfällt die erneute Prüfung & Meldung.
• In folgendem Einsatzfall wird die Meldung aber erneut erzeugt: Wenn nach der Meldung "75% überschritten" keine sonstigen/weiteren Eingaben durchgeführt wurden. Aber wenn diese ursprüngliche Eingabe wieder geändert wird (die zum Überschreiten der Hürde/Grenze geführt hatte), indem bspw. nur der Beschreibungstext korrigiert wird - auch dann wird vom System ermittelt, dass mit der (geänderten) Eingabe (erneut) die Hürde 70% überschritten wird und die Meldung wird erneut verschickt.

• Wählen Sie aus dem Auswahlmenü in der Spalte Haupt-PL bzw. Stellv. PL das Feld aus, in dem die geschäftliche E-Mail-Adresse bei den Projektleiter-Kontakten eingetragen ist. Hintergrund: Beim Projektleiter-Kontakt (in der Kontaktverwaltung) können drei Mailadressen hinterlegt werden, daher können Sie hier eines dieser drei E-Mail-Felder wählen. Wenn die E-Mail zusätzlich an fixe E-Mail-Verteiler gesendet werden soll (bspw. backoffice@musterfirma.de), dann tragen Sie diese in den Spalten E-Mail 1-3 ein.
• Zum Versand der E-Mails muss ein zentraler E-Mail-Account eingerichtet/aktiviert sein, über den die PACS Software die E-Mails verschicken kann. Aktivierung/Konfiguration des zentralen E-Mail-Accounts erfolgt unter SYSTEM-KONFIGURATION | ZEITEN + KOSTEN | EINGABEPRÜFUNGEN | SMTP-EINSTELLUNGEN.

E-Mail-Versand an: fixe Mail-Adressen (E-Mail1, E-Mail2, E-Mail3)

(Projektunabh. Definition)

• WICHTIG: Der Mailversand betrifft nur Warnungen, d.h. nur die Eingabeprüfungen, die eine Warnung oder Warnung + Projektsperre auslösen. Nicht jedoch einen Fehler, der die Eingabe verweigert.

• Fester Eintrag der Empfängerandresse. Drei Alternativen stehen Ihnen zur Verfügung.
• Beispiel: Neben dem Projektleiter soll auch die Controllingabteilung die Hinweismeldungen bekommen.