System-Konfiguration: Zeiten & Kosten – Allgemein (Register Reisekosten und Sonst. Leistungen)
Benutzervorlagen für Reise definieren, Fremdwährungen aktivieren, Freigaben steuern und Regeln für Vorsteuer bei Auslandskosten festlegen.
Bereich 'Reise: Vorlage für die Benutzereinstellungen'
Hier können Sie folgende Definitionen vornehmen. Und diese dann für alle Benutzer übernehmen.
- Fahrtkosten km: Preis pro km (Beispiel: 0,3)
- Übernachtung: VSt. % (Beispiel: 7)
- Business Package: VSt. % (Beispiel: 19)
- Ab welcher Rückkehrzeit Haken setzen bei "Mit Übernachtung" (Beispiel: 00:00)
Bereich 'Reisekosten'
- Der Haken ist standardmäßig aktiviert für 'Zeitraum der ausgewählten Reise als Suchzeitraum übernehmen'. Damit wird sicher gestellt, dass immer die gesamte Reisedauer angezeigt wird.
- Wenn Sie hier einen Haken setzen, können Sie in einer von der Projektwährung abweichenden Belegwährung die Reisekosten erfassen. Mehr Informationen finden Sie unter Reisekosten & Sonst. Leistungen - Fremdwährung. Damit wird die Funktion zur Änderung der Belegwährung und zur Änderung des Wechselkurses freigeschalten. Zusätzlich müssen Sie die Felder/Spalten für 'Währung' und 'Belegland' freischalten unter SYSTEM-KONFIGURATION | ZEITEN + KOSTEN | SPALTENANZEIGE | REISEKOSTEN.
- Setzen Sie hier den Haken, wenn Sie die dreistufige Freigabe für Reisekosten aktivieren möchten. Mehr dazu finden Sie unter Zeiten & Kosten - Freigaben/Genehmigungen (Überblick).
Bereich 'Sonst. Leistungen'
- Wenn Sie hier einen Haken setzen, können Sie in einer von der Projektwährung abweichenden Belegwährung die Sonst. Leistungen erfassen. Mehr Informationen finden Sie unter Reisekosten & Sonst. Leistungen - Fremdwährung. Damit wird die Funktion zur Änderung der Belegwährung und zur Änderung des Wechselkurses freigeschalten. Zusätzlich müssen Sie die Felder/Spalten für 'Währung' und 'Belegland' freischalten unter SYSTEM-KONFIGURATION | ZEITEN + KOSTEN | SPALTENANZEIGE | SONST. LEISTUNGEN.
- Setzen Sie hier den Haken, wenn Sie die dreistufige Freigabe für Sonst. Leistungen aktivieren möchten. Mehr dazu finden Sie unter Zeiten & Kosten - Freigaben/Genehmigungen (Überblick).
Bereich 'Eintrag VSt.-Satz für Auslandskosten'
Auslandskosten fallen an, wenn das Land das unter dem Projekt & Mandanten definiert wurde, nicht mit dem Belegland (bei der Kostenerfassung ) übereinstimmt.
Die Definition vom Ausland ist abhängig von
- der Definition des Mandanten beim Projekt unter PROJEKTVERWALTUNG | ALLGEMEIN | Feld Mandant und von der Länderdefinition beim Mandantenkontakt unter SYSTEM-KONFIGURATION | RECHTE UND ORGANISATION | Mandanten (und hier beim jeweiligen Mandanten der eingetragener Kontakt).
UND
- vom ausgewählten Belegland bei der Erfassung der Kosten. Hinweis: Wenn die Auswahl des Beleglandes nicht möglich ist, müssen Sie die Felder/Spalten für 'Währung' und 'Belegland' noch freischalten unter SYSTEM-KONFIGURATION | ZEITEN + KOSTEN | SPALTENANZEIGE | REISEKOSTEN oder SONST. LEISTUNGEN.
Ein Beispiel könnte sein, dass unter PROJEKTVERWALTUNG | ALLGEMEIN als Mandant Deutschland ausgewählt wurde, und das Belegland aber die Schweiz ist. Hinweis: Die für den Mitarbeiter eingestellte (Auszahlungs-)Währung spielt hierbei keine Rolle.
Sie müssen wählen zwischen folgenden zwei Optionen:
- Wenn Sie für Reisekosten & Sonst. Leistungen 'Immer mit 0% ansetzen' wählen, dann ermittelt die Software die Werte.
- Wenn Sie für Reisekosten & Sonst. Leistungen 'Gemäß Definition beim Kostensatz' wählen, dann ist die Ermittlung je nach dem festgelegten Kostensatz in der Spalte 'VSt. % + Konto-Nr.'.