System-Konfiguration: Ressourcen – Personalakte

Der Überblick zu allen funktionalen Berechtigungen (Standardeinstellung) finden Sie unter Downloadlinks für externe Dokumente im Bereich Rechte. Hier unter SYSTEM-KONFIGURATION | RESSOURCEN | PERSONALAKTE können Sie Berechtigungen zu folgenden Bereichen für bestimmte Benutzerlevel festlegen:

Register Berechtigungen

• Nur Benutzer eines aktivierten Levels können Datensätze aus der Personalakte löschen. Ist beim Benutzerlevel kein Haken, wird dem Benutzer die Funktion zum Löschen nicht angeboten.
• Mehr Informationen finden Sie unter RESSOURCEN | PERSONALAKTE.
• Die Rechtevergabe ist nur durch Benutzer mit Super-User-Rechten definierbar.

Register Einheiten

• Hier können Sie verschiedene Einheiten anlegen und aktivieren. Die Einheit mit einem Haken bei Systemeintrag ist die standardmäßig vorgeschlagene Einheit. Wenn eine Einheit immer eingetragen werden soll, müssen Sie diese Einheit mit einem Haken bei Systemeintrag an Ihre Wünsche anpassen.
• Mehr Informationen finden Sie unter RESSOURCEN | PERSONALAKTE.
• Eine Einheit löschen: Wenn eine Einheit in der Personalakten-Anzeige bereits eingesetzt wird, können Sie diese nicht mehr löschen.
• Beispiele: EUR/Jahr, EUR/km, EUR/Monat, EUR/Stunde, EUR/Tag, Stck.

Register Gesprächsstatus

• Hier können Sie einen Gesprächsstatus anlegen und aktivieren. Der Gesprächsstatus mit einem Haken bei Systemeintrag ist der standardmäßig vorgeschlagene Gesprächsstatus. Wenn ein Gesprächsstatus immer eingetragen werden soll, müssen Sie diesen Gesprächsstatus mit einem Haken bei Systemeintrag an Ihre Wünsche anpassen.
• Mehr Informationen finden Sie unter RESSOURCEN | PERSONALAKTE.
• Einen Gesprächsstatus löschen: Wenn ein Gesprächsstatus in der Personalakten-Anzeige bereits eingesetzt wird, können Sie diesen nicht mehr löschen.
• Beispiele: Abgelehnt, Erledigt, Geplant/Terminfindung, Termin festgelegt, Übergeben, Vereinbart/fix

Register Themen

• Mehr Informationen, auch zur Bedienung, finden Sie unter RESSOURCEN | PERSONALAKTE.
• Um eine Obergruppe (Themengruppe) neu anzulegen, müssen Sie auf Neue Themengruppe klicken. Zur Zuordnung eines Themas (Untergruppe) müssen Sie die betroffen Obergruppen-Zeile markieren und auf Neues Thema klicken.
• Ein Thema löschen: Wenn Sie Themen löschen möchten, die bereits in der Personalakte genutzt werden, wird Ihnen eine Meldung angezeigt, die Sie darauf hinweist.
  • Wenn Sie auf 'Ja' klicken, wird hier das Löschen bestätigt. ACHTUNG: Es werden alle Einträge bei allen Mitarbeitern, bei denen das Thema ausgewählt war, gelöscht!!! Wichtig: Es gibt keine Funktion, mit der Sie den Schritt rückgängig machen können!
  • Wenn Sie auf 'Nein' klicken, kommen Sie wieder zurück in die Tabellenansicht. Sie müssen dann a) die 'Löschmarkierung' entfernen über die Funktion Löschmarkierung rückgängig machen und b) auf Speichern klicken, um die Anzeige wieder in den ursprünglichen Zustand zurück zu versetzen.
• Ein Thema aus inaktiv setzen: Wenn Sie den Haken in der Spalte 'Aktiv' entfernen, wird die gesamte Themengruppe mit allen Themen oder ein Einzelthema auf 'inaktiv' gesetzt. Es entstehen folgende Konsequenzen:
  • in der System-Konfiguration: Die Themengruppe bzw. das Thema wird nicht mehr angezeigt. (Sie kann aber jederzeit wieder 'aktiv' geschalten werden.)
  • in der Personalakten-Anzeige: Die bereits erfassten Daten zum Thema werden nach wie vor angezeigt.

Mögliche Themengruppen und deren Unterthemen

• Arbeitsmittel/Firmen-Equipement (mit Produktbezeichnung, Produkt-ID, ggf. interne Inventar-Nr., Kaufdatum, Preis, Garantie etc.): Dazu zählen als Unterthemen PC bzw. Laptop, Smartphone, Telefontarif, Bahncard, Firmenkreditkarte und/oder Büroschlüssel.
• Kunden-spezifische Arbeitsmittel bzw. Infos, wie z.B. ein Fremdfirmen-Ausweis.

• Erklärungen Geheimhaltung

• MA-Jahresgespräche: Dazu zählen unter anderem Festgehalt, Zielvereinbarungen, oder variable Bestandteile, wie Bonus, Weihnachtsgeld usw.

• Zusatzleistungen: Dazu zählen unter anderem Direktversicherung, Vermögenswirksame Leistungen oder die Betriebliche Altersvorsorge (BAV).

• Freiberufler-Vereinbarungen: Dies können Beschreibungen der Vereinbarungen mit freiberuflichen Mitarbeitern (Tagessatz, Rahmenbedingungen etc.) sein.

• Personaldaten: Dies kann unter anderem folgendes umfassen

  • Erhaltene Qualifizierungsnachweise (Abschlüsse, Zertifizierungen, usw.)
  • Mitglied in einschlägigen Berufsgenossenschaften, Verbänden (z.B. Architektenkammer)
  • Vollzeit, Teilzeit
  • Probezeit
  • Elternzeit (gesetzlich, freiwillig), Altersteilzeit
  • Unbezahlten Urlaub (Sabbatical)
  • Bezahlten Sonderurlaub
  • Nächste Angehörige, die bei Bedarf informiert werden sollen
  • Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer
  • Personalausweisnummer, Ausstellungsdatum, etc.
  • Zeugnisse (Zwischenzeugnis oder ausgehändigtes Arbeitszeugnis)

• Fortbildung: Diese Themengruppe kann zum Beispiel besuchte Seminare, interne Weiterbildung oder auch ein Duales Studium oder Aufbaustudium beinhalten.

• MA-Spezifika: Dies kann unter anderem folgendes beinhalten
  • Mobilität für das Ausland (existierende Visa, Laufzeiten)
  • Reisekrankenversicherung
  • Impfungen
  • Untersuchungen hinterlegen z.B. G35 Tropentauglichkeit

• Gesetzte, Vereinbarungen, Richtlinien, Verfahrensanweisungen, Datenschutzrichtlinien, Vertraulichkeitsvereinbarungen: Hier könnten Sie hinterlegen, ob die Mitarbeiter folgendes erhalten haben bzw. ob Sie eine Unterschrift dazu von den Mitarbeitern erhalten haben.

• Informationen & Unterschriften zur Geheimhaltung und DSGVO
• Dokumentation geleisteter Unterschriften zu Vereinbarungen (bspw. Vertraulichkeitsverpflichtungen) oder über Kenntnisnahme bestimmter interner Richtlinien (bspw. Datenschutzrichtlinien, Informationspflichten), internes Verfahrensverzeichnis, etc.
• Onboarding (Zuordnung der bereits beschriebenen Themen nach diesen Kriterien): Hier können Sie angeben, ob verschiedene Themen im Onboarding erledigt wurden.
  • Einführung bzw. Schulung zur internen IT, wie z.B. die Zeiterfassung in PACS
  • Bescheinigungen z.B. der Krankenversicherung
• Offboarding (Zuordnung der bereits beschriebenen Themen nach diesen Kriterien): Hier können Sie dokumentieren, ob die Mitarbeiter korrekt aus der Firma ausgeschieden wurden. Zum Beispiel, ob das IT-Equipment zurückgegeben worden ist.