System-Konfiguration: Reporting – Allgemein

Hier unter SYSTEM-KONFIGURATION | REPORTING | ALLGEMEIN kann definiert, inwiefern erledigte Projekte im Reportparameter Projekt noch aufgelistet werden sollen.

Projektende Ist:

• ist kein Datum definiert (kein Haken am Datumsfeld angebracht), so werden erledigte Projekte nicht mit aufgelistet.
• Ist ein Datum definiert, so werden alle "erledigten Projekte" gelistet, deren Projekt-Endedatum (Ist) größergleich dem definierten Datum ist.

Weitere Informationen finden Sie unter Projekt-Anzeige ohne aktives Ansichtsrecht.

BEREICH Parameter "Format" einblenden für Auswahl von Region und Sprache

Einige (aber nicht alle) Reports/Formulare können in verschiedenen Formaten (d.h. Sprachen sowie Zahlen- & Datumsformaten) aufgerufen werden. Über diese Einstellung kann der ggf. existierende Report-Parameter zur Auswahl des Formats ein-/ ausgeblendet werden.

BEREICH Ermittlung Personalkosten

Personalkosten können auf verschiedene Art und Weise ermittelt werden (relevant bspw. für die Deckungsbeitragsrechnung):

• Personalkosten-Projekt: Personalkosten, die je Mitarbeiter monatsweise auf Projekte des Projekttyps "Personalkosten" erfasst wurden, werden gem. gewähltem Verteilungsschlüssel auf die einzelnen Zeiten & Kosten des Monats verteilt.
  • Vorteil: Durch die Umlage erhält man exakte Werte, d.h. die Summe der umgelegten Personalkosten stimmt mit den Ausgangswerten (also den tatsächlich gezahlten Gehältern) exakt überein.
  • Nachteil: Je nach gewähltem Verteilungsschlüssel kann es zu "ungerechten" Kostenbelastungen einzelner Projekte kommen. Wenn man z.B. einen Verteilungsschlüssel wählt, mit welchem die monatlichen Personalkosten nicht auf alle Projekte, sondern auf alle externen Projekte umgelegt werden, werden die Kosten pro externer Projektstunde/ externem Projekttag in einem Monat, in welchem ein Mitarbeiter zwei Wochen Urlaub nimmt, ca. doppelt so hoch sein wie in einem Monat, in dem der Mitarbeiter keinen Urlaub nimmt. Allerdings kann man davon ausgehen, dass sich diese Belastungsspitzen über den Zeitraum eines Jahres ungefähr ausgleichen werden.
• Personalkostenverwaltung: Die monatlichen Personalkosten auf Basis der Einträge in der Personalkostenverwaltung (Kontakte | Kontaktverwaltung | Kontakt-Detailansicht | Register "Ressourcendaten" | Bereich "Personalkosten") werden gem. gewähltem Verteilungsschlüssel auf die einzelnen Zeiten & Kosten des Monats verteilt.
  • Vorteil: Durch die Umlage erhält man exakte Werte, d.h. die Summe der umgelegten Personalkosten stimmt mit den Ausgangswerten (also den tatsächlich gezahlten Gehältern) exakt überein.
  • Nachteil: Je nach gewähltem Verteilungsschlüssel kann es zu "ungerechten" Kostenbelastungen einzelner Projekte kommen. Wenn man z.B. einen Verteilungsschlüssel wählt, mit welchem die monatlichen Personalkosten nicht auf alle Projekte, sondern auf alle externen Projekte umgelegt werden, werden die Kosten pro externer Projektstunde/ externem Projekttag in einem Monat, in welchem ein Mitarbeiter zwei Wochen Urlaub nimmt, ca. doppelt so hoch sein wie in einem Monat, in dem der Mitarbeiter keinen Urlaub nimmt. Allerdings kann man davon ausgehen, dass sich diese Belastungsspitzen über den Zeitraum eines Jahres ungefähr ausgleichen werden.
• Kalkulatorischer EKP: Der kalkulatorische EKP (=kalkulatorische Kosten pro Stunde oder pro Tag) des Mitarbeiters wird multipliziert mit den tatsächlich erbrachten Ist-Zeiten auf externen und internen Projekten. Auf welcher Basis der kalkulatorische EKP je Mitarbeiter ermittelt wird, hängt von der Einstellung beim entsprechenden Kontakttyp ab (s. PACS System-Konfiguration | Kontakte | Qualifizierungen | Register Kontakttyp | Spalte Kalkulatorischer EKP).
  • Nachteil: Anders als bei den zuvor genannten Berechnungsvarianten erhält man hier keine 100% exakten Werte, sondern nur Näherungswerte. Denn wenn ein Mitarbeiter Überstunden bzw. Minderstunden leistet (also die Ist-Arbeitszeit von der Soll-Arbeitszeit abweicht), wird die Summe der Personalkosten höher bzw. niedriger sein als die Ausgangswerte (also den tatsächlich gezahlten Gehältern)
  • Vorteil: Anders als bei den zuvor genannten Berechnungsvarianten erhält man hier keine "ungerechten" Kostenbelastungen einzelner Projekte, sondern eine Gleichbehandlung aller externen und internen Projekte.
• EXTERNE: Kalkulatorischer EKP; INTERNE: Personalkosten-Projekt: Mischvariante
  • Für Mitarbeiter des Kontakttyps Mitarbeiter (extern) wird der kalkulatorische EKP angesetzt (s.o.)
  • Für alle anderen (=interne) Mitarbeiter werden die Personalkosten gem. Personalkosten-Projekt angesetzt (s.o.)
• EXTERNE: Kalkulatorischer EKP; INTERNE: Personalkostenverwaltung: Mischvariante
  • Für Mitarbeiter des Kontakttyps Mitarbeiter (extern) wird der kalkulatorische EKP angesetzt (s.o.)
  • Für alle anderen (=interne) Mitarbeiter werden die Personalkosten gem. Personalkostenverwaltung angesetzt (s.o.)

BEREICH Deckungsbeitrag

(1.) Verteilungsschlüssel / Umlageschlüssel für Gemeinkosten & Erfolgshonorare (Gemeinkosten werden dabei auf einzelne Zeiten & Kosten umgelegt und somit letztlich auf die einzelnen Projekte und Mitarbeiter; Erfolgshonorare werden prinzipiell nach dem selben Schlüssel umgelegt wie Gemeinkosten, jedoch innerhalb des Projekts auf die verschiedenen Mitarbeiter):

• Alle MA, Zeiten Ist [STANDARD]: Umlage auf alle VL- und NVL-Zeiten aller Mitarbeiter (intern + extern) und aller internen + externen Projekte, basierend auf den geleisteten Ist-Zeiten
• Alle MA, VL-Zeiten Ist: Umlage auf alle VL-Zeiten aller Mitarbeiter (intern + extern) und aller internen + externen Projekte, basierend auf den geleisteten VL-Ist-Zeiten
• Alle MA, VKP VL (Honorar): Umlage auf alle Honorar-VL-Zeiten und -Kosten aller Mitarbeiter (intern + extern) und aller internen + externen Projekte, basierend auf dem VKP
• Alle MA, EKP Zeiten externe Projekte: Umlage auf alle VL- und NVL-Zeiten aller Mitarbeiter (intern + extern) und aller externen Projekte, basierend auf dem kalkulatorischen EKP
• Alle MA, VKP VL (Honorar + NK): Umlage auf alle VL-Zeiten und -Kosten aller Mitarbeiter (intern + extern) und aller internen + externen Projekte, basierend auf dem VKP
• Alle MA, Zeiten Ist Anwesenheitsprojekte: Umlage auf alle VL- und NVL-Zeiten aller Mitarbeiter (intern + extern) und aller internen + externen Anwesenheitsprojekte, basierend auf den geleisteten Ist-Zeiten. Unter Anwesenheitsprojekt ist dabei das Gegenteil von Abwesenheitsprojekt zu verstehen.
• Nicht-externe MA, Zeiten Ist: Umlage nur auf interne Mitarbeiter (genaugenommen: Mitarbeiter, nicht dem Kontakttyp Mitarbeiter (extern) zugeordnet sind); ansonsten s.o..
• Nicht-externe MA, VL-Zeiten Ist: Umlage nur auf interne Mitarbeiter (genaugenommen: Mitarbeiter, nicht dem Kontakttyp Mitarbeiter (extern) zugeordnet sind); ansonsten s.o..
• Nicht-externe MA, VKP VL (Honorar): Umlage nur auf interne Mitarbeiter (genaugenommen: Mitarbeiter, nicht dem Kontakttyp Mitarbeiter (extern) zugeordnet sind); ansonsten s.o..
• Nicht-externe MA, EKP Zeiten externe Projekte: Umlage nur auf interne Mitarbeiter (genaugenommen: Mitarbeiter, nicht dem Kontakttyp Mitarbeiter (extern) zugeordnet sind); ansonsten s.o..
• Nicht-externe MA, VKP VL (Honorar + NK): Umlage nur auf interne Mitarbeiter (genaugenommen: Mitarbeiter, nicht dem Kontakttyp Mitarbeiter (extern) zugeordnet sind); ansonsten s.o..
• Nicht-externe MA, Zeiten Ist Anwesenheitsprojekte: Umlage nur auf interne Mitarbeiter (genaugenommen: Mitarbeiter, nicht dem Kontakttyp Mitarbeiter (extern) zugeordnet sind); ansonsten s.o..

(2.) Verteilungsschlüssel / Umlageschlüssel für Personalkosten:

• Selber Schlüssel wie (1.) [STANDARD]: Personalkosten werden grundsätzlich nach dem selben Schlüssel verteilt wie Gemeinkosten, aber nicht auf andere Mitarbeiter, sondern nur innerhalb des Mitarbeiters auf die verschiedenen Projekte (daher ist es hier irrevelant, ob Alle MA oder Nicht-externe MA als Verteilungsschlüssel (1.) gewählt wurde)
• Zeiten Ist: Umlage auf alle VL- und NVL-Zeiten des Mitarbeiters aller internen + externen Projekte, basierend auf den geleisteten Ist-Zeiten
• VL-Zeiten Ist: Umlage auf alle VL-Zeiten des Mitarbeiters aller internen + externen Projekte, basierend auf den geleisteten VL-Ist-Zeiten
• VKP VL (Honorar): Umlage auf alle Honorar-VL-Zeiten und -Kosten des Mitarbeiters und aller internen + externen Projekte, basierend auf dem VKP
• EKP Zeiten, externe Projekte: Umlage auf alle VL- und NVL-Zeiten des Mitarbeiters aller externen Projekte, basierend auf dem kalkulatorischen EKP
• VKP VL (Honorar + NK): Umlage auf alle VL-Zeiten und -Kosten des Mitarbeiters und aller internen + externen Projekte, basierend auf dem VKP
• Zeiten Ist Anwesenheitsprojekte: Umlage auf alle VL- und NVL-Zeiten des Mitarbeiters aller internen + externen Anwesenheitsprojekte, basierend auf den geleisteten Ist-Zeiten. Unter Anwesenheitsprojekt ist dabei das Gegenteil von Abwesenheitsprojekt zu verstehen.

(3.) Verteilungsschlüssel / Umlageschlüssel für Provisionen: Auch Erfolgshonorare und Vertriebsprovisionen werden gem. gewähltem Verteilungsschlüssel auf die einzelnen Zeiten-/ Kostenpositionen umgelegt, so dass diese Kosten/ Erlöse über den Gesamtzeitraum eines Projekts angemessen verteilt werden und bei Betrachtung eines kleineren Zeitraums kein verzerrtes Leistungsbild entsteht.

• Selber Schlüssel wie (1.) [STANDARD]: Die Provisionskosten werden grundsätzlich nach dem selben Schlüssel umgelegt wie Gemeinkosten, jedoch innerhalb des Projekts.
• Zuordnung zum Akquisiteur zum Fälligkeits-Datum: Die Provisionskosten werden nicht auf alle Zeiten und Kosten des Projekts umgelegt (damit auch nicht auf andere Mitarbeiter und über die Gesamtdauer des Projekts). Stattdessen werden sie dem Akquisiteur (welcher ein interner Mitarbeiter sein kann) zum Fälligkeitsdatum zugeordnet.

Erlöse:

• Umsatzerlöse: Es werden die tatsächlich an den Kunden fakturierten Beträge zu Grunde gelegt. Da die Summe der VKP nicht zwangsläufig mit dem Rechnungsbetrag übereinstimmen muss (bspw. bei Rabatten), wird auf Basis des VKP einer Zeit-/ Kostenposition der Anteil am Rechnungsbetrag ermittelt. Bei dieser Berechnungsvariante fließt auch die Erfolgsprämie anteilig mit ein (aber erst, wenn tatsächlich fakturiert).
• VL (VKP) [bis maximal Projektvolumen]: Es wird der VKP des Leistungssatzes zu Grunde gelegt. Übersteigt die Summe der VKP das Projektvolumen, wird auf Basis des VKP einer Zeit-/ Kostenposition der Anteil am Projektvolumen ermittelt.

BEREICH Ampel-Farben: Deckungsbeitrag (Prozent)

Definieren Sie hier die Grenzwerte in Prozent der Deckungsbeiträge für den roten, gelben und grünen Bereichen in den Reports. Zum Beispiel: Rot <0, Gelb <20, Grün >= 20

BEREICH Ampel-Farben: Ist/Soll (Prozent)

Definieren Sie hier die Grenzwerte in Prozent der Ist-/Soll-Werte für den roten, gelben und grünen Bereichen in den Reports. Zum Beispiel: Rot <80, Gelb <100, Grün >= 100

BEREICH Vertraulichkeitsvermerk

Hier können Sie einen Haken setzen, wenn Sie möchten, dass der Vertraulichkeitsvermerk gem. ISO/IEC 27001 auf allen Berichten angezeigt wird.

Register FIRMENLOGO

Klicken Sie auf den Bereich Reports und Logo und im aufgehenden Fenster auf den Button Laden. Suchen Sie im aufgehende Explorer-Fenster nach dem gewünschten Logo. Das Logo wird mit der Auswahl in die PACS Datenbank eingetragen und wird bei allen Reports angezeigt.

Format und Größe Logo: Empfohlen jpeg, max. 270 Pixel breit und 90 Pixel hoch (Auflösung 150x150 DPI).
Ist das Logo größer, werden Teile bei der Anzeige in Reports abgeschnitten.

Um das Logo aus der Datenbank zu entfernen klicken Sie auf den Button Entfernen und verlassen das Fenster über Schließen.