System-Konfiguration: Rechte und Organisation – Business Units und Verantwortungen
Definieren Sie Business Units, ordnen Sie Mandanten/Mitarbeiter zu und legen Sie Verantwortungen über Hierarchiestufen fest (inkl. Beispiel zur BU-Nummer).
In dem Bereich SYSTEM-KONFIGURATION | RECHTE UND ORGANISATION | BUSINESS UNITS UND VERANTWORTUNGEN können Sie Business Units definieren und diese Mandanten und Mitarbeitern zuordnen.
Die Business Unit finden Sie unter PROJEKTVERWALTUNG | Register ALLGEMEIN oder unter KONTAKTVERWALTUNG | RESSOURCENDATEN.
Durch die Business Units können Sie Mitarbeiter und Projekte in organisatorischen Einheiten, wie Abteilungen, Niederlassungen oder Tochtergesellschaften, zusammenfassen. Den Business Units können wiederum Verantwortliche auf mehreren Hierarchiestufen zugeordnet werden.
Register Business Units inkl. Mandantenzuordnung
Wenn Sie eine neue Business Unit anlegen, müssen Sie folgende Bereiche definieren:
- Mandant: Wählen Sie hier einen Mandanten aus der Auswahl.
- ID: Dies wird automatisch festgelegt (eindeutig). Und kann nicht geändert werden.
- Nummer: Diese Nummer ist notwendig, wenn bspw. aus anderen Systemen zur FIBU (z.B. SAP) eine zusätzliche Business Unit für Zusammenfassungen hinterlegt werden muss.
- Name 1: Tragen Sie hier den Namen ein.
- Name 2: Dies ist ein Zusatz zu Name 1.
- Aktiv: Setzen Sie einen Haken, wenn die Business Unit aktiv ist und angezeigt werden soll bzw. auswählbar sein soll.
Register Business Unit Verantwortung
- Mit der Zuordnung von Business Unit Verantwortlichen zu den einzelnen Business Units wird die Organisationsstruktur und daraus resultierende disziplinarische Verantwortungen festgelegt. Die Hierarchiestufe wird über die Ziffernstelle der Business Unit Nummer abgebildet, die Sie im Register BUSINESS UNITS INKL. MANDANTENZUORDNUNG festlegen können.
- Sie können jeder Business Unit mehrere Verantwortliche (Stellvertreter) zuordnen. Wählen Sie dazu die Hierarchiestufe (Ziffernstelle) aus und ordnen anschließend der betroffenen Business Unit einen weiteren Verantwortlichen zu.
|
Ziffernstelle der Business Unit |
Beispiel |
Organisatorische Einheit |
Mitarbeiter |
Disziplinarische Verantwortung |
|
1. Stelle |
5000 |
Geschäftsbereich Entwicklung |
A |
... für den gesamt Bereich 5 |
|
1. + 2. Stelle |
5100 |
Bereich ASP-Programmierung |
B |
... für den Bereich 51 |
|
1. + 2. + 3. Stelle |
5160 |
Team 60 |
C |
... für die Teams 6. im Bereich 5 |
|
1. + 2. + 3. + 4. Stelle |
5161 |
Teil-Team 61 |
D |
... für das Team 61 im Bereich 5 |
- Jeder Mitarbeiter und jedes Projekt kann einer Business zugeordnet werden. Durch die definierte Zuordnung von Verantwortungen können Sie anhand der Reports selektieren, welche Inhalte für die unterschiedlichen Benutzer angezeigt werden. Loggt sich bspw. der Leiter B in den Report ein, so bekommt dieser die Informationen aller Mitarbeiter und Projekte angezeigt, die mit "51" beginnen. Der Leiter C sieht nur die, die mit "516" beginnen. Werden Reports aus dem Benutzerprofil Business Unit Verantwortung aufgerufen, erfolgt die Projekt- bzw. Mitarbeiteranzeige nach den zugeordneten Verantwortungen.
- Im Überblick können die aktuell definierten Business Units Verantwortungen und MA-Zuordnungen über den Report 'Business Units (BUs) mit Verantwortlichen' (Register REPORTS | Ordner Organisation) angezeigt werden
Hinweise:
Können Mitarbeiter keiner Business Unit innerhalb der Firma zugeordnet werden, dann kann auch nur eine neue 'MA-BU' angelegt werden. Für diese neue MA-BU müssen aber alle Business Unit Manager die Verantwortung bekommen. Damit hat jeder Business Unit Manager den Zugriff auf Projekte des eigenen Bereiches (Projekt-BU) und für alle Mitarbeiter (MA-BU).
Diese neue MA-BU sollte nicht einzelnen Projekten zugeordnet werden, weil sonst alle Business Unit Verantwortlichen auch den Zugriff auf das Projekt bekommen.