System-Konfiguration: Rechte und Organisation – Ablauf: neuen Mandanten anlegen

Die PACS Mandanten sind als "interne Mandanten" im Sinne eines Multimandanten-Systems zu verstehen. D.h. man kann darüber bspw. mehrere (Tochter-)Firmen bzw. rechtliche Einheiten einer Holding in einer gemeinsamen PACS Datenbank abbilden.

Sie können in PACS prinzipiell beliebig viele Mandanten anlegen/verwalten. Wenn die weiteren Standorte eigenständige GmbHs sind und jeweils eigene (Rechnungs-)Nummernkreise besitzen, dann sollten diese ebenfalls als separate Mandanten in PACS angelegt werden.

Firmenadresse & Kontaktverwaltung

• Firmenadresse anlegen:
• PACS starten -> Kontakte -> Firmenadressen -> auf „Neu“ (=Plus-Icon) klicken und im Untermenü „Neu“ wählen
• Daraufhin wird eine neue Firmenadresse angelegt.
• Tragen Sie unter „Firma 1“ „<Firmenname neuer Mandant>“ ein und geben Sie Adresse, USt-ID und PEPPOL-ID an (relevant für die Erstellung von E-Rechnungen)
• Personenunabhängigen Kontakt zur Firmenadresse anlegen:
• Bei der Firmenadresse bleiben -> auf „Neu“ (=Plus-Icon) klicken und im Untermenü „Neuer Kontakt zu Firma“ wählen (daraufhin wird ein neuer Kontakt angelegt und die Ansicht wechselt in den Bereich „Kontaktverwaltung“).
• Hier KEINEN Haken setzen bei „Person“.

Konfigurationen in PACS System-Konfiguration

PACS starten > Einstellungen > System-Konfiguration > …

• Den Standardmandant (mit ID 0) umbenennen (bspw. den Firmennamen des ursprünglichen Standard-Mandaten eintragen)
• Einen zweiten Mandanten „<Firmenname neuer Mandant>“ anlegen (parallel zum Standard-Mandanten). Dieser bekommt einen eigenen Nummernkreis für Projekte und insbesondere für Rechnungen etc.:
  • Auf „Neu“ (=Plus-Icon) klicken + speichern
  • Namen anpassen
  • Mit dem zuvor angelegten (personenunabhängigen) Kontakt aus der Kontaktverwaltung verknüpfen (via Button in Spalte „Auswahl“).

• Die Bankverbindung für „<Firmenname neuer Mandant>“ hinterlegen:

• • Auf „Neu“ (=Plus-Icon) klicken + speichern
  • Bankverbindungsfelder ausfüllen
  • Mit dem entsprechenden Mandanten verknüpfen (in Spalte Mandant via Dropdown-Menü auswählen + speichern)

• Haken entfernen bei „Projekte dürfen nicht dem Standard-Mandanten zugeordnet sein“ + speichern.

• Hier kann oben per Dropdown der Mandant ausgewählt werden.
• Es sollten bei „<Firmenname neuer Mandant>“ alle Werte genauso hinterlegt werden wie bei „Firmenname alter Mandant“, abgesehen von der Spalte „Mittlerer Teil (ganze Zahl)“ (dies ist die fortlaufende Nummer, sie beginnt für „<Firmenname neuer Mandant>“ bei 0).

Bedienung Projekt-Neuanlage

• Bei der Neuanlage eines Projekts muss immer als allererstes im Projekt-Register „Allgemein“ beim Feld „Mandant“ die jeweilige Firma, über die das Projekt laufen/abgerechnet werden soll, ausgewählt werden. Es ist wichtig, dass dies passiert, bevor irgendwelche Zeiten/Kosten/Rechnungen zum Projekt erfasst werden, denn später ist ein Mandantenwechsel nicht mehr möglich.
• Im Projekt-Register „Rechnungen“ -> Unterregister „Rechnungsvorgaben“ muss unter „Konto“ das jeweilige Firmenkonto ausgewählt werden (dieses erscheint dann auf den Rechnungen).
• Es gäbe auch die Möglichkeit, entsprechende Projektvorlagen für die Projekt-Neuanlage mit den entsprechenden Vorbelegungen zu definieren. Damit entfiele dann die Notwendigkeit, diese Klassifizierungen bei jeder Projekt-Neuanlage erneut vornehmen zu müssen.